Obaveza štampanja fakture i fakture-otpremnice koje su nastale u elektronskom obliku

Za razliku od posetilaca vebsajta koji mogu bez naknade pročitati odabrane stručne tekstove koji se odnose na pozitivne propise na dan objavljivanja teksta, pretplatnici na pravnu bazu Paragraf Lex, u bazi uvek imaju dostupne tekstove koji se odnose na prethodne, nevažeće verzije propisa kao i nove komentare i druge dokumente koji se odnose na važeće propise. Isključivo pretplatnici na pravnu bazu uvek imaju pristup i ažurnim dokumentima. Baza se ažurira na dnevnom nivou.

Autor: Redakcija Paragraf Lex

Objavljeno: 08.02.2018.

Zakon o trgovini propisuje obavezu trgovca da poseduje isprave o proizvodnji, odnosno nabavci, prevozu, skladištenju i prodaji robe (faktura, carinska isprava, otpremnica, skladišnica i sl.), kao i isprave kojima se potvrđuje ispunjenost uslova u pogledu svojstva robe kada je to propisano posebnim propisima. Propisano je i da isprave moraju biti u originalu ili kopiji, odnosno u pisanoj ili elektronskoj formi.

Na osnovu navedenih isprava trgovac vodi evidenciju prometa, odnosno evidenciju o nabavci, prodaji i prodajnoj ceni robe, kao i druge evidencije o isporuci, odnosno prevozu robe, a u skladu sa Zakonom o trgovini.

Shodno Pravilniku o evidenciji prometa evidentiranje prometa vrši se na osnovu verodostojnih isprava (faktura, otpremnica, faktura-otpremnica, dnevni izveštaj fiskalne kase, isprava o otkupu, potvrda i sl.) koje sadrže sledeće podatke: broj i datum isprave, poslovno ime, adresu i PIB isporučioca, primaoca i prevoznika (ukoliko ga ima), mesto i adresu objekta iz koga se isporučuje, ime, prezime i potpis odgovornih lica isporučioca, primaoca i prevoznika, naziv robe i količinu, jediničnu cenu i vrednost robe.

Zakonom o računovodstvu uređuje se, između ostalog, organizacija računovodstva i računovodstvene isprave, kao i uslovi i način vođenja poslovnih knjiga. Propisano je da su pravna lica i preduzetnici dužni da vođenje poslovnih knjiga vrše u skladu sa ovim zakonom.

Članom 8. Zakona o računovodstvu propisano je da se knjiženje poslovnih promena na računima imovine, obaveza i kapitalu, prihodima i rashodima vrši na osnovu verodostojnih računovodstvenih isprava. Računovodstvena isprava predstavlja pisani dokument ili elektronski zapis o nastaloj poslovnoj promeni, koja obuhvata sve podatke potrebne za knjiženje u poslovnim knjigama tako da se iz računovodstvene isprave nedvosmisleno može saznati osnov, vrsta i sadržaj poslovne promene. Računovodstvenom ispravom smatra se i isprava ispostavljena, odnosno primljena telekomunikacionim putem, kao i isprava ispostavljena, odnosno primljena putem servisa za elektronsku razmenu podataka (Electronic data Interchange - EDI). Pošiljalac je odgovoran da podaci na ulazu u telekomunikacioni sistem budu zasnovani na računovodstvenim ispravama, kao i da čuva originalne računovodstvene isprave. Kada se računovodstvena isprava prenosi putem servisa za elektronsku razmenu podataka, pružalac usluge elektronske razmene podataka dužan je da obezbedi integritet razmenjenih podataka.

Članom 9. Zakona o računovodstvu propisano je da odgovorno lice potpisom, odnosno drugom identifikacionom oznakom potvrđuje da je računovodstvena isprava verodostojna (potpuna, istinita, računski tačna i da prikazuje poslovnu promenu). Računovodstvena isprava, sastavljena kao elektronski zapis, treba da sadrži potpis ili drugu identifikacionu oznaku odgovornog lica, odnosno lica ovlašćenog za izdavanje računovodstvene isprave, odnosno elektronski potpis u skladu sa zakonom.

Može se zaključiti da i Zakon o trgovini i Zakon o računovodstvu propisuju mogućnost izdavanja isprava (uključujući fakturu, fakturu-otpremnicu i sl.) kako u papirnom-štampanom tako i u elektronskom obliku. Dodatna preciziranja u vezi sa ovim pitanjem učinjena su odredbama Zakona o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju (dalje: Zakon).

Zakonom je omogućeno pravnim licima/preduzetnicima da svoje isprave (fakture i druge isprave - otpremnice, fakture-otpremnice) izdaju u papirnom ili u elektronskom obliku.

Zakonom je propisano da se elektronskom dokumentu ne može osporiti punovažnost, dokazna snaga, kao ni pisana forma samo zato što je u elektronskom obliku.

Propisano je da se elektronski dokument koji je izvorno nastao u elektronskom obliku smatra originalom. Takođe je propisano je da se elektronski dokument koji je nastao digitalizacijom izvornog dokumenta čija forma nije elektronska, smatra kopijom izvornog dokumenta.

Ukoliko se radi o ispravi (npr. fakturi) koja je izvorno nastala u elektronskom obliku, kao i fakturi koja je nastala digitalizacijom (konverzijom dokumenta iz papirnog u elektronski oblik - npr. skenirana faktura) ta isprava ne mora sadržati (elektronski) potpis, već je dovoljno da sadrži identifikacionu oznaku odgovornog lica za izdavanje te isprave. Pojam "identifikaciona oznaka" predstavlja svaku oznaku koja jednoznačno određuje, odnosno upućuje na odgovorno lice, odnosno lice koje je ovlašćeno za izdavanje računovodstvene isprave. Ukazujemo da to može biti ime i prezime, potpis, faksimil, elektronski potpis i sl, kao i kombinacija pomenutih ili drugih oznaka. Takođe, pravna lica i preduzetnici nemaju obavezu da ispravu (npr. fakturu) koja je izvorno nastala u elektronskom obliku štampaju niti da se na tako odštampan dokument stavlja otisak pečata kako bi se isti smatrao validnim.

Dakle, Zakon se primenjuje u poslovanju pravnih lica/preduzetnika koje podrazumeva poslovne promene koje prati izdavanje isprava o prodatoj robi/pruženoj usluzi (faktura, faktura-otpremnica, otpremnica i sl), a potom i knjiženje poslovnih promena odnosno vođenje poslovnih knjiga. Sve prethodno pojašnjeno na primeru fakture shodno se primenjuje i na druge (računovodstvene) isprave. Dakle, ukoliko je faktura-otpremnica, koja takođe predstavlja ispravu o prodatoj robi, izvorno nastala u elektronskom obliku, ista se ne mora štampati niti overavati pečatom da bi se smatrala validnom. U konkretnom slučaju, trgovac-komitent koji se bavi internet prodajom može, u skladu sa svojom poslovnom politikom i na način utvrđen navedenim Zakonom, za poslatu odnosno prodatu robu da izdaje elektronske fakture/fakture-otpremnice. Ukoliko je za poslatu robu komitent izdao elektronsku fakturu/fakturu-otpremnicu, prijem e-fakture/otpremnice od strane primaoca robe se takođe može potvrditi elektronskim putem.

Treba istaći da su pravna lica/preduzetnici shodno članu 7. Zakona o računovodstvu dužni da opštim/internim aktom urede organizaciju računovodstva i odrede lica koja su odgovorna za zakonitost i ispravnost nastanka poslovne promene i sastavljanje i kontrolu računovodstvenih isprava o poslovnoj promeni. Ovo dalje znači da ukoliko prilikom izdavanja isprava pravno lice/preduzetnik koristi identifikacionu oznaku umesto potpisa, internim aktom je potrebno urediti ko je odgovorno lice i šta se smatra identifikacionom oznakom.

Što se tiče overavanja izdatih (papirnih) isprava pečatom firme, ukazujemo da shodno odredbama člana 25. stav 3. Zakona o privrednim društvima privredno društvo nije dužno da upotrebljava pečat u poslovnim pismima i drugim dokumentima društva. Iako ne postoji zakonska obaveza da se na izdatu ispravu stavi pečat, privredna društva to čine odnosno redovno upotrebljavaju pečat uz opšte, vladajuće mišljenje da je to obavezno (običajno pravo u poslovnim odnosima).