Zastava Bosne i Hercegovine


Ovaj model je prilagođen privatnom sektoru i NE sadrži apsolutno sve rokove.

Svaki subjekt je dužan da listu kategorija dokumentarnog materijala prilagodi svom poslovanju.

Predlažemo da počnete sa radom na modelu, izbacivanjem kategorija koje nisu relevantne za vaše poslovanje,
a zatim da tu listu proširite sa kategorijama koje se nalaze na spisku dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja – ovde možete naći dugačak spisak propisa kroz koje je naša redakcija prošla i izvukla rokove čuvanja dokumenata.

Finalnu listu odobrava za vas mesno nadležni arhiv. Budite slobodni da ih kontaktirate za pomoć oko liste.

Javni sektor:

UREDBA O KATEGORIJAMA REGISTRATURSKOG MATERIJALA S ROKOVIMA ČUVANJA ("Sl. glasnik RS", br. 44/93)


Za subjekte iz javnog sektora (državne organe i organizacije, organe autonomne pokrajine i jedinice lokalne samouprave, ustanove, javna preduzeća, imaoce javnih ovlašćenja, pravna lica koja se u potpunosti ili delimično finansiraju iz budžeta Republike Srbije, autonomne pokrajine i jedinice lokalne samouprave), a u pogledu primene Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti, primenjuje se član 15. ovog zakona.

Propisano je da za ove subjekte, listu kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja utvrđuje Vlada (uredba još uvek nije doneta). Za pravosuđe, prosvetu, zdravstvo i spoljne poslove, propisano je da listu kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja i dostupnosti utvrđuje nadležno ministarsvo opštim aktom (opšti akt još uvek nije donet).

Kao rešenje ove situacije (privremeno, dok ne budu doneti akti Vlade i ministarstava), proizilazi da je potrebno da stvaraoci arhivske građe iz javnog sektora, koji već imaju odobrene liste kategorija dokumentarnog materijala nastave da koriste ove liste, odnosno ako je prethodno doneta lista koja je odobrena od arhiva u skladu sa zakonskim rokovima čuvanja, izlučivanje može da se vrši prema toj listi.



 

LISTA KATEGORIJA DOKUMENTARNOG MATERIJALA SA ROKOVIMA ČUVANJA

 

Na osnovu odredbe iz člana 14. Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti ("Sl. glasnik RS", br. _______________) i člana _____ _______________ (naziv akta privrednog subjekta - statuta, Odluke o osnivanju DOO), ______________ (ime i prezime direktora, odnosno predsednika upravnog, izvršnog ili nadzornog odbora) dana __________ donosi sledeću

LISTU KATEGORIJA DOKUMENTARNOG MATERIJALA SA ROKOVIMA ČUVANJA

Član 1

Lista kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja _______________ (naziv privrednog društva - dalje: Društvo) utvrđuje sledeće kategorije dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja:

Redni broj

Kategorija dokumentarnog materijala

Rok čuvanja

Klasifikaciona oznaka
(opciono - ovu kolonu popunjavaju samo stvaraoci koji koriste klasifikacione oznake)

Predmeti koji se odnose na osnivanje i organizaciju Društva

1

Akt (ugovor članova društva ili Statut a.d., odluka) o osnivanju, pripajanju i druge statusne promene, akt o obrazovanju ogranka društva

Trajno

2

Rešenje o registraciji i svi upisi u registar, evidencija o članovima društva - knjiga udela odnosno knjiga akcija

Trajno

3

Prijava nadležnim organima o početku poslovanja

Trajno

4

Predmeti u vezi upisa u registar kod nadležnog organa - Sud, APR (prijava upisa, promena naziva, promena i proširenje delatnosti, promena lica ovlašćenog za zastupanje, promena i istupanje osnivača, promena podataka u registru i dr.)

Trajno

5

Odluka o osnivanju privrednog društva, povezanih društava (grupacija), poslovnih udruženja i drugih oblika povezivanja, zapisnici i odluke: skupštine, odbora direktora, upravnog i nadzornog odbora društva, zapisnik odbora revizora, njihovi pisani nalozi i zaključci

Trajno

6

Ostali predmeti koji se odnose na osnivanje i organizaciju poslovanja (integracije, likvidacije, sanacije, stečaj, spajanje i sl.), dokumentacija koja dokazuje svojinu i sva druga prava društva na imovinu, lista povezanih društava sa podacima o udelima, odnosno akcijama i drugim pravima,dokumentacija o prenosu udela, odnosno akcija,

Trajno

7

Rešenje o uknjižbi i korišćenju građevinskog zemljišta

Trajno

8

Zahtev i prijava za otvaranje žiro-tekućeg računa

Trajno

9

Zahtev i karton deponovanih potpisa ovlašćenih lica

Trajno

10

Predlog i rešenja o postavljanju direktora, knjiga odluka,

Trajno

11

Zapisnici o izboru i konstituisanju organa upravljanja

Trajno

12

Programi rada i izveštaji organa upravljanja

Trajno

13

Zapisnici sa materijalima i odlukama sa sednica Upravnog. Izvršnog i Nadzornog odbora, Skupštine

Trajno

14

Izveštaji odbora direktora, odnosno Izvršnog odbora i nadzornog odbora

5 godina

15

Evidencije o adresama direkotora i članova nadzornog odbora

5 godina

16

Ostala dokumentacija iz ove oblasti

10 godina

Pravni i opšti poslovi

17

Ugovori i elaborati o poslovno-tehničkoj saradnji, studije i elaborati o proceni vrednosti kapitala

Trajno

18

Godišnji planovi i programi rada, programi razvoja

Trajno

19

Izveštaji o izvršenju planova i programa

Trajno

20

Godišnji statistički izveštaj

Trajno

21

Izveštaji o broju radnika i rukovodećem kadru

Trajno

22

Rešenja o novčanim nagradama i pismenim pohvalama

Trajno

23

Naredbe i odluke direktora

Trajno

24

Ugovori o zakupu poslovnih prostorija

10 godina od isteka zakupa

25

Materijali u vezi sanacije

Trajno

26

Rešenja o otvaranju stečaja, prinudnoj upravi

Trajno

27

Rešenja o prinudnoj upravi

Trajno

28

Materijali o posetama stranih delegacija

Trajno

29

Godišnji plan obezbeđenja i protivpožarne zaštite

Trajno

30

Odobrenje nadležne inspekcije rada za prekovremeni rad

5 godina

31

Parnični predmeti

10 godina (po okončanju predmeta)

32

Akta o osiguranju lica i imovine

10 godina

33

Akta - ovlašćenja za potpisivanje polise osiguranja

5 godina

34

Akta doneta u upravnom postupku

5 godina

35

Tužbe u vezi sa radnim sporom

5 godina po okončanju predmeta

36

Ugovori o delu, o autorskom honoraru, o građansko-pravnom odnosu i drugi

5 godina

37

Raspisi, obaveštenja, zahtevi

3 godine

Pravilnici i drugi opšti akti

38

Statut

Trajno

39

Pravilnik o organizaciji i sistematizaciji poslova i radnih zadataka

Trajno

40

Pravilnik o radnim odnosima

Trajno

41

Kolektivni ugovori (opšti, posebni, pojedinačni)

Trajno

42

Pravilnik o sticanju i raspodeli dohotka i zarada

Trajno

43

Normativni akti društva, poslovnici o radu Upravnog odbora, Nadzornog odbora, i ostali pravilnici

Trajno

Predmeti iz oblasti radnih odnosa

44

Matična knjiga radnika

Trajno

45

Personalna dosijea radnika

Trajno

46

Evidencija o prijavama i odjavama radnika Obrasci:

M1 - prijava na osiguranje; M1/S3 - Prijava na osiguranje;

M2 - Odjava osiguranja; M2/S3 - Odjava osiguranja;

M1K - Odjava - prijava osiguranja za više lica, M3 - Prijava promena u toku osiguranja; M3/S3 - Prijava podataka za utvrđivanje staža, M4 - Prijava podataka za utvrđivanje staža osiguranja i zarade, odnosno osnovica osiguranja;

M4/S3 - Prijava podataka za utvrđivanje staža osiguranja i zarade, odnosno osnovica osiguranja; M4K - Prijava podataka za utvrđivanje staža osiguranja za više lica; M6 - Prijava podataka za utvrđivanje staža osiguranja i zarade, odnosno osnovica osiguranja i zarade, odnosno osnovica osiguranja za više lica;

M7/PS - Prijava podataka o utvrđenom penzijskom stažu;

M8 - Prijava promene podataka za utvrđivanje staža osiguranja i zarade, osnosno osnovice; M10 - Prijava promene podataka za utvrđivanje staža osiguranja i zarade ostvarene primanjem novčanih naknada po osnovu invalidskog osiguranja

Trajno

47

Utvrđivanje radnih mesta sa beneficiranim radnim stažom

Trajno

48

Rešenja iz radnog odnosa (drugi primerci)

5 godina

49

Ostala prepiska vezana za ostvarivanje prava iz socijalnog i invalidskog i penzijskog osiguranja

5 godina

50

Ostale personalne evidencije (izostanci, zakašnjenja, bolovanja itd.)

5 godina

51

Prigovori na žalbe na rešenja o raspoređivanju na radna mesta

5 godina

52

Dokumentacija u vezi sprovođenja konkursa za slobodna radna mesta:

3 godine

53

Rešenja o prekovremenom - skraćenom radnom vremenu

3 godine

54

Molbe i rešenja o korišćenju godišnjeg odmora

3 godine

55

Molbe i rešenja o plaćenom i neplaćenom odsustvu

3 godine

56

Rešenja o korišćenju porodiljskog odsustva - nege deteta

3 godine

57

Ostala rešenja iz radnih odnosa (potvrde, uverenja)

3 godine

Predmeti koji se odnose na investicije, izgradnju i adaptaciju objekata

58

Elaborati, planovi i programi o planiranju i investiranju

Trajno

59

Tehnička dokumentacija (odluke o izgradnji, urbanističko tehnički uslovi, projekti sa svim pratećim materijalima, saglasnost nadležnih organa na projekat, upotrebna dozvola sa zapisnikom o tehničkom pregledu objekta, tehnička dokumentacija svih objekata)

Trajno

60

Dokumenta o pravu korišćenja zemljišta za izgradnju objekta

Trajno

61

Ugovor o projektovanju

Trajno

62

Ugovor o gradnji - izvođenju radova

Trajno

63

Rešenja o uknjižbi i korišćenju gradskog zemljišta

Trajno

64

Projekti prepravki i dogradnje sa svim materijalima

Trajno

65

Investicioni krediti

Trajno

66

Atesti - uverenja o ispitivanju materijala

Građevinske knjige

10 godina

67

Materijali u vezi popravke, adaptacije i održavanje zgrade i objekata (ponude, situacije, ugovori o radu, zapisnici o prijemu radova i ostala prepiska)

10 godina

68

Ponude izvođača radova

5 godina

69

Dnevnici rada

10 godina

70

Materijali u vezi održavanja i popravka elektroinstalacije, vodovodnih instalacija, instalacija grejanja, telefonske instalacije

10 godina

71

Materijali u vezi održavanja i popravki liftova

3 godine

72

Stambena dokumentacija (građevinske dozvole, izgradnja, otkup, dodela, itd)

Trajno

Kancelarijsko i arhivsko poslovanje

73

Pravilnik o kancelarijskom poslovanju

Trajno

74

Delovodnici (obični, skraćeni)

Trajno

75

Arhivska knjiga

Trajno

76

Lista kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja

Trajno

77

Dokumenta o odabiranju arhivske građe i uništavanju bezvrednog dokumentarnog materijala

Trajno

78

Zapisnici o pregledu arhivske građe

Trajno

79

Spisak štambilja i pečata

Trajno

80

Zapisnici o primopredaji dužnosti

Trajno

81

Rešenja o određivanju plana arhivskih oznaka za arhiviranje svršenih predmeta

Trajno

82

Prepiska po delovodniku (prečišćena)

5 godina

83

Kontrolnik poštarine

5 godine

84

Interna dostavna knjiga

5 godine

85

Dostavna knjiga za mesto

3 godine

86

Knjiga ekspedovane pošte

3 godine

87

Ostale pomoćne evidencije

3 godine

88

Reversi na primljene materijale iz arhive

3 godine

89

Punomoćja i ovlašćenja za podizanje poštanskih pošiljki, za preuzimanje izvoda i drugih materijala od banke, za nabavke i sl.

3 godine

90

Razne kopije potvrda, uverenja i rešenja

2 godine

Dokumentacija osnovne delatnosti

U ovom odeljku bi trebalo nabrojati kategorije i rokove čuvanja za dokumentaciju koja je specifična za osnovnu delatnost određenog društva (na pr.dokumentacija gradilišta kod građevinskih preduzeća, ili dokumentacija mehanizacije i transporta kod društava koja se bave transportom robe ili putnika)

Finansijsko-materijalno poslovanje

91

Isplatne liste (platni spiskovi) ili analitičke evidencije (kartoni) zarada

Trajno

92

Evidencija o obračunatoj i isplaćenoj zaradi

Trajno

93

Prijave podataka za utvrđivanje staža - Obrazac M-4, M-UN, M-UNK,

Trajno

94

Početni bilansi koji se rade prilikom osnivanja, spajanja, pripajanja i podele preduzeća

Trajno

95

Završni račun sa prilozima, finansijski izveštaji i izveštaji o izvršenoj reviziji

20 godina

96

Finansijski plan (godišnji i višegodišnji)

20 godina

97

Knjiga evidencije i kartice osnovnih sredstava

20 godina

98

Poreska prijava o godišnjem obračunu akcize - Obrazac PPOAK (od 2018. u elektronskom obliku)

10 godina

99

Poreska prijava za utvrđivanje poreza na dobit Obrasci PB 1 PDP i PDPO (od 2016. u elektronskom obliku)

10 godina

100

Poreska prijava za porez na imovinu - Obrazac PPI-1 (od 2019. u elektronskom obliku)

10 godina

101

Poreske prijave za PDV - Obrasci EPPDV, POPDV, PP PDV (od 2014. u elektronskom obliku

10 godina

102

Obračuni i evidencije o isplaćenim zaradama i drugim primanjima koja ne čine zaradu zaposlenih - Obrazac PP OPJ (od 2014. u elektronskom obliku)

10 godina

103

Zapisnici Poreske uprave i drugih nadležnih organa u vezi finansijskog poslovanja

10 godina

104

Glavna knjiga

10 godina

105

Dnevnik glavne knjige

10 godina

106

Knjiga kontrolnika za izvoz robe i knjiga kontrolnika za uvoz robe

10 godina

107

Knjiga izlaznih računa, Izlazni računi (za obveznike PDV)

10 godina

108

Knjiga ulaznih računa, Ulazni računi (za obveznike PDV)

10 godina

109

Trgovačka knjiga

10 godina

110

Knjiga evidencije prometa i usluga (obrazac KEPU knjiga), dokumentacija na osnovu koje se vrše knjiženja u obrascu KEPU

5 godina

111

Analitika kupaca

5 godina

112

Analitika dobavljača

5 godina

113

Ostale analitike

5 godina

114

Izvodi iz banke - dinarski, devizni

5 godina

115

Prepiska sa bankom u vezi korišćenja raspoloživih deviznih sredstava

5 godina

116

Blagajna - dinarska i devizna

5 godina

117

Dnevnik blagajne

5 godina

118

Nalozi za knjiženje sa prilozima (primanote)

5 godina

119

Nalozi za obračun

5 godina

120

Nalozi za isplatu

5 godina

121

Nalozi za naplatu potraživanja

5 godina

122

Nalozi veleprodaje

5 godina

123

Nalozi i zahtevi za refundaciju zarada, naknadu zarada i bolovanje

5 godina

124

Plaćanje virmanom (nalozi i sl.)

5 godina

125

Knjiga izlaznih računa, Izlazni računi,

5 godina

126

Knjiga ulaznih računa, Ulazni računi

5 godina

127

Putni računi

5 godina

128

Računi konsignacije

5 godina

129

Računi unutrašnjeg prometa

5 godina

130

Računi usluga - servisa

5 godina

131

Računi tranzita

5 godina

132

Gotovinski računi

5 godina

133

Storno računi

5 godina

134

Radni nalozi

5 godina

135

Potrošački krediti (rešenja, zabrane)

5 godina

136

Robno materijalno knjigovodstvo

5 godina

137

Materijalne kartice

5 godina

138

Kartice inventara i alata

5 godina

139

Kartice potrošnog materijala

5 godina

140

Kartice stanja zaliha

5 godina

141

Zbirne kartice magacina

5 godina

142

Robni dnevnici (materijali)

5 godina

143

Evidencija rashodovanog materijala

5 godina

144

Popisne liste sirovina, materijala i sitnog inventara

5 godina

145

Periodični obračuni i drugi privremeni obračuni

5 godina

146

Prilozi za periodične obračune

5 godina

147

Sumnjiva i sporna potraživanja

5 godina

148

Specifikacije

5 godina

149

Kompenzacije

5 godina

150

Naplate i uplate kupaca

5 godina

151

Evidencije prevoza radnika, toplog obroka, reprezentacije

5 godina

152

Evidencija štete od osiguranja

5 godina

153

Polise osiguranja imovine i motornih vozila

5 godina

154

Finansijska prepiska sa kupcima i dobavljačima

5 godina

155

Privremene i konačne situacije

5 godina

156

Obračuni kamate

5 godina

157

Obračuni troškova (putnih i drugih)

5 godina

158

Obračuni akreditiva

5 godina

159

Obračuni amortizacije

5 godina

160

Kratkoročni zajmovi (ugovori i dr.)

5 godina

161

Zapisnici o sravnjivanju poslovnih knjiga

5 godina

162

Povraćaj sredstava kupaca

5 godina

163

Zaduženja i odobrenja

5 godina

164

Razduženja

5 godina

165

Revalorizacije

5 godina

166

Tovarni listovi

5 godina

167

Kontrolni listovi

5 godina

168

Zaključnice

5 godina

169

Prijemnice

5 godina

170

Porudžbenice i izjave

5 godina

171

Povratnice

5 godina

172

Dostavnice

5 godina

173

Otpremnice

5 godina

174

Radne liste

5 godina

175

Trebovanja materijala

5 godina

176

Opomene kupaca i dobavljača

5 godina

177

Menice (avalirane, indosinirane i sl.)

5 godina

178

Čekovi, kreditne uplate i priznanice

5 godina

179

Kreditna pisma

5 godina

180

Garantna pisma

5 godina

181

Knjižna pisma (izveštaji o knjiženju i sl.)

5 godina

182

Avansi

5 godina

183

Takse, povraćaj, žalbe na takse i sl.)

5 godina

184

Eskonti

5 godina

185

Akontacija zarada

5 godina

186

Izveštaji o utrošku goriva i potrošnog materijala

5 godina

187

Izveštaji sa službenog puta u zemlji

5 godina

188

Stanje kupaca i dobavljača

5 godina

189

Fiskalni računi

3 godine

190

Knjige fiskalnih računa

3 godine

191

Knjiga dnevnih izveštaja

3 godine

192

Kasa blokovi, paragon blokovi

3 godine

193

Interna zaduženja

3 godine

194

Interni nalozi

3 godine

195

Eksterni nalozi

3 godine

196

Putni nalozi za vozila

3 godine

197

Nalozi za nabavku potrošnog materijala i sl.

3 godine

198

Nalozi za kopiranje

3 godine

199

Nalozi magacinu

3 godine

200

Reklame i oglasi

3 godine

201

Izjave kupaca i dobavljača

3 godine

202

Izvodi otvorenih stavki (IOS); saglasnost salda

3 godine

203

Rekapitulacija računa i dostavnice i sl.

3 godine

204

Evidencija izdatih bonova za gorivo

3 godine

205

Izlaznice

2 godine

206

Blok priznanice i trebovanja

2 godine

Dokumentacija informacionih sistema (IS)

207

Program i plan razvoja informacionog sistema

Trajno

208

Projektna dokumentacija za IS

Trajno

209

Uputstva za rad na projektima IS-a

Trajno

210

Materijali (rešenja, programi, obuka, predavanja, priručnici) za obuku i osposobljavanje radnika iz oblasti IS-a

Trajno

211

Projektna i programska dokumentacija po poslovima i eksploataciji

Trajno

212

Uputstvo za rad po projektima u eksploataciji

Trajno

213

Tehnička dokumentacija IS

Trajno

214

Dokumentacija sistemskog i aplikativnog softvera

Trajno

215

Sigurnosne datoteke po projektima u eksploataciji

Trajno

216

Godišnji programi i izveštaji organizacionih delova iz oblasti informatike

5 godina

Evidencija iz oblasti bezbednosti i zaštite na radu (BZR), zaštite od požara (ZOP) i zaštite životne sredine (ZŽS)

217

Program mera zaštite na radu

Trajno

218

Akt o proceni rizika

Trajno

219

Pravilnik o pravima, obavezama i odgovornosti u oblasti bezbednosti i zdravlja na radu

Trajno

220

Program o osposobljavanju zaposlenih za bezbedan i zdrav rad

Trajno

221

Zapisnici, rešenja, odluke i drugi akti inspekcijskih i nadležnih organa iz oblasti BZR

Trajno

222

Sporazumi o ostvarivanju saradnje u primeni propisanih mera BZR između poslodavaca koji privremeno dele radni prostor

20 godina

223

Izjave o upoznatosti sa planom preventivnih mera

20 godina

224

Evidencije BZR obrazaca 1, 2, 3, 4, 5, 6, 11, 12, 13 i 14

40 godina

225

Evidencije BZR obrazaca 8, 9 i 10

6 godina od dana prestanka važenja stručnog nalaza

226

Evidencije BZR obrazaca 7

3 godine od dana prestanka korišćenja opasne materije

227

Izveštaji o lekarskim pregledima zaposlenih

40 godina

228

Stručni nalazi o pregledu mašina, opreme, instalacija i ispitivanja radne okoline

6 godina od dana prestanka važenja stručnog nalaza

229

Pojedinačna akta lica za bezbednost i zaštitu na radu iz oblasti BZR

20 godina

230

Uverenja o osposobljenosti zaposlenih za pružanje prve pomoći

5 godina

231

Zapisnici o redovnim i vanrednim pregledima stanja zaštite na radu

10 godina

232

Materijali u vezi obuke radnika za rukovanje protivpožarnim i drugim aparatima

5 godina

233

Ostale prepiske vezane za oblast zaštite na radu

5 godina

234

Plan i pravila zaštite od požara

Trajno

235

Program osnovne obuke zaposlenih iz oblasti zaštite od požara

Trajno

236

Zapisnici, rešenja, odluke i drugi akti inspekcijskih i nadležnih organa iz oblasti ZOP

Trajno

237

Pojedinačna akta lica za bezbednost i zaštitu na radu iz oblasti ZOP

20 godina

238

Plan upravljanja otpadom

Trajno

239

Zapisnici, rešenja, odluke i drugi akti inspekcijskih i nadležnih organa iz oblasti ZŽS

Trajno

240

Dokumenti o kretanju opasnog i neopasnog otpada

Trajno

241

Izveštaj o ispitivanju otpada

20 godina

242

Obuke iz oblasti zaštite životne sredine

Trajno

Dokumentacija sistema kvaliteta prema zahtevima standarda SRPS ISO 9000 (ako privredno društvo poseduje sertifikat)

243

Zapisnici o radu Odbora za kvalitet

Trajno

244

Poslovnik o kvalitetu

Trajno

245

Procedure sistema kvaliteta

Trajno

246

Uputstva sistema kvaliteta, Plan kvaliteta

Trajno

Član 2

Ova lista kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja primenjivaće se na arhivsku građu i dokumentarni materijal nastao radom Društva, od osnivanja do dana stupanja ove liste na snagu, kao i na dokumentarni materijal koji će ubuduće nastajati.

Član 3

Izmene i dopune Liste vrše se na isti način kao pri postupku za njeno donošenje.

Član 4

Lista kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja stupa na snagu kada se na nju dobije saglasnost _______________ (naziv nadležnog arhiva).

DIREKTOR / PREDSEDNIK UO/IO/NO

____________________