PREDLOG ZAKONA O ARHIVSKOJ GRAĐI I ARHIVSKOJ DELATNOSTI - Tekst propisa

I.          OSNOVNE ODREDBE

Predmet Zakona

Član 1.

Ovim zakonom uređuje se sistem zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala, uslovi i način korišćenja arhivske građe, organizacija, nadležnost i delatnost arhiva u Republici Srbiji.

Termini i definicije

Član 2.

Pojmovi upotrebljeni u ovom zakonu imaju sledeće značenje:

1)         Arhivska delatnost zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala obuhvata: istraživanje, pronalaženje i evidentiranje; prikupljanje, preuzimanje, čuvanje i stručno održavanje arhivske građe; proučavanje, sređivanje i obradu arhivske građe; sprovođenje mera zaštite; izradu informativnih sredstava, vrednovanje i kategorizaciju, korišćenje, izlaganje i objavljivanje arhivske građe; nadzor nad čuvanjem i zaštitom arhivske građe i dokumentarnog materijala koji se nalazi van arhiva i druge poslove utvrđene ovim zakonom.

2)         Javni arhiv je ustanova zaštite koja obavlja arhivsku delatnost.

3)         Arhivska građa, kao dokumentarni materijal koji se trajno čuva, je odabrani izvorni, a u nedostatku izvornog, i svaki reprodukovani oblik dokumenta ili zapisa koji su nastali radom i delovanjem državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća, imalaca javnih ovlašćenja, privrednih društava, preduzetnika, lica koja obavljaju registrovanu delatnost, verskih zajednica, kao i drugih pravnih ili fizičkih lica, a od trajnog su značaja za kulturu, umetnost, nauku, prosvetu i druge društvene oblasti, bez obzira na to kada i gde su nastali, i da li se nalaze u ustanovama zaštite kulturnih dobara ili van njih, i bez obzira na oblik i nosač zapisa na kome su sačuvani;

4)         Arhivska građa u elektronskom obliku je arhivska građa koja je izvorno nastala u elektronskom obliku.

5)         Dokumentarni materijal predstavlja celinu dokumenata ili zapisa nastalih ili primljenih delovanjem i radom subjekata iz tačke 3) ovog stava, u izvornom ili reprodukovanom obliku dokumenta, bez obzira na formu i format beleženja, kao i propisane evidencije o njemu.

6)         Dokumentarni materijal u elektronskom obliku je dokumentarni materijal koji je izvorno nastao u elektronskom obliku.

7)         Dokument je zapis bilo koje vrste, oblika i tehnike izrade, koji sadržajem, kontekstom i strukturom pruža dokaz o aktivnosti koju pravno ili fizičko lice preduzima, obavlja ili zaključuje tokom svoje delatnosti ili lične aktivnosti.

Glavna svojstva dokumenta su: autentičnost, verodostojnost, celovitost i upotrebljivost.

Autentičan je dokument za koji se može dokazati da jeste ono što se u njemu tvrdi da jeste, da ga je stvorilo ili poslalo fizičko ili pravno lice za koje se tvrdi da ga je stvorilo ili poslalo, i da je stvoren ili poslat u ono vreme u koje se tvrdi da je to učinjeno.

Verodostojan je onaj dokument čijem se sadržaju može verovati da potpuno i tačno predstavlja poslovne aktivnosti ili činjenice koje potvrđuje i na koje se može osloniti tokom narednih poslovnih aktivnosti.

Celovit je onaj dokument koji je potpun i neizmenjen.

Upotrebljiv je onaj dokument koji je moguće locirati, pretražiti, predstaviti i interpretirati.

8)         Arhivski informacioni sistem je jedinstveni centralizovani informacioni sistem javnih arhiva koji primenjuju jedinstvene standarde za upravljanje dokumentima i informacijama o arhivskoj građi.

9)         Arhivski fond čini celinu arhivske građe, bez obzira na njen oblik ili nosač zapisa, koju je stvorilo i/ili primilo pravno ili fizičko lice u obavljanju svoje delatnosti. Arhivski fond čuva se kao celina i ne može se deliti.

10)       Stvaralac arhivske građe i dokumentarnog materijala je pravno ili fizičko lice čijim delovanjem nastaje arhivska građa i dokumentarni materijal (u daljem tekstu: stvaralac).

11)       Imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala je nosilac prava na arhivskoj građi i dokumentarnom materijalu (vlasnik, odnosno imalac drugog stvarnog prava ili strana u obligacionom odnosu) ili svako drugo (pravno ili fizičko) lice koje, na bilo koji način i po bilo kojem osnovu ima državinu nad njom (u daljem tekstu: imalac).

12)       Kategorizacija arhivske građe je vrednovanje arhivske građe koja se čuva u arhivima.

13)       Dostupnost predstavlja pravo uvida u arhivsku građu, a korišćenje naročito predstavlja pravo uvida, pribavljanja kopija i objavljivanje arhivske građe, pod istim uslovima za sva fizička i pravna lica, u skladu sa ovim zakonom.

14)       Preventivna zaštita je niz mera i postupaka kojima se usporava prirodno propadanje, umanjuje ili sprečava oštećenje arhivske građe dejstvom fizičkih, hemijskih i bioloških uzročnika, prirodnih sila i nepogoda, požara i eksplozija, katastrofa, kvarova na instalacijama, usled nepravilnog transporta, vandalizma i neadekvatnog obezbeđenja od krađe i dr.

15)       Mikrofilmovanje je reprodukovanje arhivske građe na mikrofilmsku traku.

16)       Digitalizacija je prenošenje arhivske građe iz oblika koji nije elektronski u elektronski oblik.

17)       Konzervacija arhivske građe je niz interventnih tehnika kojima se postiže hemijska i fizička stabilizacija arhivske građe, odnosno kojima se usporava, zaustavlja, umanjuje ili eliminiše dejstvo uzročnika propadanja arhivske građe.

18)       Restauracija arhivske građe je niz postupaka čijim se delovanjem oštećena arhivska građa vraća u poznato ili pretpostavljeno stanje, odnosno čijim se delovanjem oštećenoj arhivskoj građi vraćaju poznati ili pretpostavljeni oblik, čvrstina i elastičnost.

19)       Arhivska knjiga je osnovna evidencija o celokupnoj arhivskoj građi i dokumentarnom materijalu nastalom u radu stvaraoca.

20)       Lista kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala je poseban akt kojim se određuju vrste arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja.

Član 3.

Termini kojima su u ovom zakonu označeni položaji, profesije, odnosno zanimanja, izraženi u gramatičkom muškom rodu, podrazumevaju prirodni muški i ženski rod lica na koja se odnose.

Arhivska građa

Član 4.

Arhivska građa je kulturno dobro od opšteg interesa za Republiku Srbiju koje uživa posebnu zaštitu utvrđenu zakonom.

Arhivska građa na kojoj postoji pravo javne svojine je u svojini Republike Srbije.

Sredstva za zaštitu i čuvanje arhivske građe u svojini Republike Srbije obezbeđuju se u budžetu Republike Srbije, autonomne pokrajine i jedinice lokalne samouprave, u skladu sa zakonom.

Arhivska građa zaštićena je zakonom bez obzira na to u čijem je vlasništvu ili posedu, odnosno kod koga se nalazi.

Delatnost zaštite arhivske građe je od opšteg interesa za Republiku Srbiju.

Član 5.

Republika Srbija, autonomne pokrajine i jedinice lokalne samouprave dužne su da obezbede odgovarajuće uslove za trajno čuvanje i zaštitu arhivske građe.

Autonomna pokrajina na čijoj teritoriji javni arhiv obavlja poslove zaštite arhivske građe nastale radom pokrajinskih organa, obezbeđuje prostor za rad, odnosno obavljanje delatnosti arhiva i smeštajni prostor za arhivsku građu.

Jedinice lokalne samouprave na čijim teritorijama javni arhiv obavlja poslove zaštite arhivske građe u skladu sa rešenjem iz člana 52. stav 2. ovog zakona, zajednički obezbeđuju prostor za rad, odnosno obavljanje delatnosti arhiva i smeštajni prostor za arhivsku građu.

Zabrana uništenja i oštećenja i čuvanje arhivske građe

Član 6.

Arhivska građa, odnosno dokumentarni materijal koji se trajno čuva iz kojeg nije izvršeno odabiranje arhivske građe ne sme se oštetiti ni uništiti bez obzira na to da li je mikrofilmovan ili digitalizovan.

Arhivska građa čuva se trajno u obliku u kojem je nastala.

Izvorni oblik dokumentarnog materijala, koji nije elektronski i za koji nije propisan trajan rok čuvanja može se uništiti i pre isteka propisanog perioda čuvanja, ukoliko se čuva u okviru usluge kvalifikovanog elektronskog čuvanja dokumenata.

Arhivski fond Republike Srbije

Član 7.

Arhivski fond Republike Srbije je deo nacionalnog i svetskog kulturnog nasleđa i izvora informacija o društvu i pod zaštitom je Republike Srbije.

Sredstva za dopunu Arhivskog fonda Republike Srbije obezbeđuju se u budžetu Republike Srbije, autonomne pokrajine i jedinice lokalne samouprave.

Arhivski fond Republike Srbije može se dopunjavati i poklonima, donacijama i zaveštanjem.

Arhivski fond Republike Srbije čini sva arhivska građa koja se nalazi na teritoriji Republike Srbije, kao i arhivska građa koja predstavlja deo kulturnog nasleđa Republike Srbije a nalazi se van njene teritorije, kao i kopije stranih izvora koji se odnose na istoriju Srbije i srpskog naroda.

Republika Srbija preduzima mere za dopunu Arhivskog fonda Republike Srbije.

Pod merama iz stava 5. ovog člana podrazumevaju se: finansiranje, obezbeđivanje dozvola za istraživanje, evidentiranje arhivske građe iz stava 4. ovog člana, kupovina, kopiranje, transfer, obrada i smeštaj u nadležne arhive.

Telo za koordinaciju rada arhiva Republike Srbije

Član 8.

Vlada obrazuje Telo za koordinaciju rada javnih i specijalnih arhiva Republike Srbije (u daljem tekstu: Telo za koordinaciju) kao telo nadležno za unapređenje saradnje i koordinacije rada organa državne uprave, Državnog arhiva Srbije, javnih i specijalnih arhiva.

Vlada imenuje članove Tela za koordinaciju od predstavnika ministarstava nadležnih za kulturu, državnu upravu i lokalnu samoupravu, unutrašnje poslove, spoljne poslove, odbranu, prosvetu, pravdu, vodoprivredu i telekomunikacije, kao i predstavnika Državnog arhiva Srbije.

Članovi Tela za koordinaciju, koji predstavljaju organe državne uprave, mogu biti isključivo imenovana i postavljena lica.

Stručnu i administrativno tehničku potporu Telu za koordinaciju pruža Državni arhiv Srbije.

Odlukom kojom osniva Telo za koordinaciju Vlada određuje i njegov sastav, zadatke, rok u kome ono podnosi izveštaje Vladi i druga pitanja koja su vezana za njegov rad.

II.         ARHIVSKA GRAĐA I DOKUMENTARNI MATERIJAL

1.         OBAVEZE STVARAOCA I IMAOCA ARHIVSKE GRAĐE I DOKUMENTARNOG MATERIJALA

Obaveze stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala

Član 9.

Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala dužan je da savesno čuva u sređenom i bezbednom stanju arhivsku građu i dokumentarni materijal u obliku u kojem su nastali.

Stvaralac i imalac iz stava 1. ovog člana osim fizičkih lica dužan je i da:

1)         obezbedi odgovarajući prostor i opremu za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala;

2)         odredi odgovorno stručno lice za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom;

3)         evidentira, označava, klasifikuje, datira i arhivira arhivsku građu i dokumentarni materijal;

4)         predaje arhivsku građu nadležnom arhivu pod uslovima i u rokovima predviđenim ovim zakonom;

5)         osigura trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku, njeno održavanje, migriranje, odnosno prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima do predaje arhivske građe u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu;

6)         vodi arhivsku knjigu na propisanom obrascu;

7)         dostavi nadležnom arhivu prepis arhivske knjige najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini;

8)         pribavi mišljenje nadležnog arhiva pre preduzimanja mera koje se odnose na arhivsku građu i dokumentarni materijal (statusne promene, fizičko preseljenje, adaptacija prostorija, otvaranje stečaja ili likvidacije, mikrofilmovanje, digitalizacija i dr.);

9)         odabira arhivsku građu i izdvaja radi uništenja bezvredan dokumentarni materijal kojem je istekao rok čuvanja, godinu dana od dana isteka utvrđenog roka;

10)       omogući ovlašćenom licu nadležnog javnog arhiva stručni nadzor nad evidentiranjem, klasifikovanjem, odabiranjem, arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i zaštitom arhivske građe, odnosno nad njenim odabiranjem iz dokumentarnog materijala;

11)       postupa u skladu sa merama i rokovima koje nadležni arhiv naloži rešenjem a na osnovu prethodno sačinjenog zapisnika o utvrđenom stanju zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala;

12)       obavesti nadležni javni arhiv o svim promenama koje su od značaja za arhivsku građu najkasnije u roku od 30 dana od dana njihovog nastanka.

Bliže uslove iz stava 2. tačka 1) ovog člana uređuje ministar nadležan za kulturu (u daljem tekstu: ministar).

Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala dužan je da obezbedi stručno osposobljavanje i usavršavanje, kao i proveru stručne osposobljenosti zaposlenih koji upravljaju dokumentima.

Obrazac iz stava 2. tačka 6) propisuje ministar.

Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala dužan je da u roku od 30 dana obavesti nadležni arhiv o svom osnivanju, kao i o svim izmenama statusa i organizacije (promeni statusa i/ili naziva, promeni organizacije, promeni adrese, kao i prestanku rada).

Nedeljivost arhivskog fonda

Član 10.

Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala dužan je da arhivsku građu čuva kao celinu - arhivski fond.

Obaveze stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku

Član 11.

Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku dužan je da sprovodi procedure i postupke vezane za upravljanje dokumentima, kao i da koristi informacioni sistem, koji garantuju zaštitu, autentičnost, verodostojnost, celovitost i upotrebljivost elektronskih dokumenata.

Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala pripremu arhivske građe i dokumentarnog materijala za pouzdano elektronsko čuvanje i pouzdano elektronsko čuvanje arhivske građe i dokumentarnog materijala vrši u skladu sa propisima kojima se uređuje pouzdano elektronsko čuvanje i u skladu sa propisima donetim na osnovu ovog zakona.

Jedinstvene tehničko-tehnološke zahteve i procedure za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku uređuje Vlada.

Član 12.

Državni arhiv Srbije dužan je da uspostavi i vodi elektronski arhiv u Državnom centru za čuvanje i upravljanje podacima.

Javni arhivi dužni su da koriste elektronski arhiv putem jedinstvene informaciono-komunikacione mreže elektronske uprave.

Služba Vlade nadležna za projektovanje, usklađivanje, razvoj i funkcionisanje sistema elektronske uprave i informacionih sistema i infrastrukture organa dužna je da omogući pristup jedinstvenoj informaciono-komunikacionoj mreži elektronske uprave iz stava 2. ovog člana i čuvanje, sprovođenje mera zaštite i obezbeđivanja sigurnosti i bezbednosti podataka odnosno dokumenata u elektronskom obliku u elektronskom arhivu u Državnom centru za čuvanje i upravljanje podacima iz stava 1. ovog člana.

Član 13.

Arhivska građa u elektronskom obliku nastala radom državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova i imalaca javnih ovlašćenja, pre predaje nadležnom arhivu, može se privremeno dati na čuvanje samo državnom organu, organizaciji i pružaocu usluge kvalifikovanog elektronskog čuvanja.

Upravljanje dokumentima

Član 14.

Stvaralac i imalac, osim fizičkih lica, dužan je da donese:

1)         opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala;

2)         listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja;

3)         opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite, i korišćenja elektronskih dokumenata.

Nadležni javni arhiv daje saglasnost na listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja.

Član 15.

Upravljanje dokumentima, način evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja, čuvanja, odabiranja arhivske građe i dokumentarnog materijala državnih organa i organizacija, organa autonomne pokrajine i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća, imalaca javnih ovlašćenja, pravnih lica koja se u potpunosti ili delimično finansiraju iz budžeta Republike Srbije, autonomne pokrajine i jedinice lokalne samouprave i bliže uslove i način zaštite i čuvanja njihove arhivske građe i dokumentarnog materijala, i listu kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja utvrđuje Vlada, osim za one kojima je to uređeno posebnim zakonom.

Za oblast pravosuđa, zdravstva, prosvete i spoljnih poslova, nadležna ministarstva, uz prethodno pribavljeno mišljenje Državnog Arhiva Srbije donose opšti akt o vođenju obaveznih evidencija, upravljanju dokumentima ili arhivskom poslovanju i arhiviranju, kao i liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja i dostupnosti.

Ministarstvo odbrane dužno je da preduzima i propiše posebne mere zaštite, bliže uslove i način korišćenja arhivske građe i dokumentarnog materijala za potrebe odbrane i Vojske Srbije, u skladu sa ovim zakonom, propisima o odbrani i propisima kojima se uređuje vršenje arhivske delatnosti za potrebe odbrane i Vojske Srbije.

Akt o razvrstavanju arhivske građe i dokumentarnog materijala na osnovu lista kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala iz stava 1. i 2. ovog člana, za pojedinačne organe donosi rukovodilac tog organa, uz prethodnu saglasnost nadležnog javnog arhiva, osim ako zakonom nije drukčije propisano.

Odabiranje arhivske građe i uništavanje dokumentarnog materijala kome je istekao rok čuvanja

Član 16.

Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala, dužan je da posle izvršenog odabiranja arhivske građe, izdvoji radi uništavanja dokumentarni materijal kome je istekao rok čuvanja.

Dokumentarni materijal nastao radom i delovanjem državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća i imalaca javnih ovlašćenja, čiji je rok čuvanja istekao uništava se po pribavljenom odobrenju u pismenoj formi nadležnog javnog arhiva.

Nadležni javni arhiv daje odobrenje samo za uništenje dokumentarnog materijala koji je evidentiran u arhivskoj knjizi.

Prilikom uništavanja dokumentarnog materijala iz stava 1. ovog člana, stvaralac i imalac dokumentarnog materijala dužan je da preduzme neophodne mere zaštite podataka koji bi mogli povrediti prava i pravni interes lica na koja se dokumentarni materijal odnosi.

Predaja arhivske građe nadležnom javnom arhivu

Član 17.

Stvaralac, odnosno imalac arhivske građe sređenu i popisanu arhivsku građu predaje na čuvanje nadležnom javnom arhivu po isteku 30 godina od dana njenog nastanka.

Nadležni javni arhiv može odlučiti da se u pojedinim slučajevima produži rok iz stava 1. ovog člana.

Izuzetno, rok iz stava 1. ovog člana može se skratiti sporazumom između nadležnog javnog arhiva i stvaraoca, odnosno imaoca arhivske građe.

Organ uprave nadležan za unutrašnje poslove stara se o čuvanju arhivske građe nastale u njegovom radu u za to posebno obrazovanom arhivskom odeljenju, a može je pod uslovima koje sam odredi predati u celini nadležnom javnom arhivu.

Obaveze prilikom predaje arhivske građe nadležnom javnom arhivu

Član 18.

Stvaralac i imalac arhivske građe dužan je da arhivsku građu preda u originalu, sređenu, označenu, popisanu, neoštećenu ili sa saniranim oštećenjima, tehnički opremljenu, a arhivsku građu u elektronskom obliku zajedno sa pripadajućim metapodacima i dekodiranu, na način koji odredi nadležni javni arhiv.

O primopredaji arhivske građe sačinjava se zapisnik čiji je sastavni deo popis arhivske građe koja se predaje nadležnom javnom arhivu.

Stvaralac i imalac arhivske građe u elektronskom obliku dužan je da prilikom predaje omogući upotrebljivost sadržaja arhivske građe, uz obezbeđenje tehničkih uslova, u skladu sa propisom iz člana 11. stav 3. ovog zakona.

Bliže uslove i način predaje arhivske građe javnim arhivima propisuje ministar.

Javni arhiv, izuzetno, preuzima arhivsku građu i ako nisu ispunjeni uslovi iz ovog člana, kada je to nužno za zaštitu i spasavanje arhivske građe od oštećenja ili uništenja.

Troškove nastale u vezi sa primopredajom arhivske građe uključujući i sređivanje i izradu popisa i saniranje oštećenja, koje može da obavi nadležni javni arhiv, snosi stvaralac, odnosno imalac arhivske građe.

Stvaralac, odnosno imalac koji predaje arhivsku građu, daje nadležnom arhivu preporuku o uslovima njenog korišćenja i o rokovima dostupnosti koja predstavlja sastavni deo zapisnika iz stava 2. ovog člana.

Predaja arhivske građe i dokumentarnog materijala nastalih u radu stvaraoca i imaoca koji je prestao sa radom

Član 19.

Arhivsku građu i dokumentarni materijal stvaraoca i imaoca koji je prestao sa radom dužan je da preuzme i čuva, u skladu s odredbama ovog zakona, njegov pravni sledbenik.

Odabrana, sređena i popisana, neoštećena ili sa saniranim oštećenjima, arhivska građa i dokumentarni materijal, nastali u radu stvaraoca i imaoca koji je prestao sa radom i nema pravnog sledbenika smatraju se dospelim za preuzimanje od strane nadležnog javnog arhiva, osim ako zakonom nije drugačije propisano.

Stečajni upravnik dužan je da izvrši predaju odabrane, sređene i popisane arhivske građe, neoštećene ili sa saniranim oštećenjima nadležnom javnom arhivu najkasnije u roku od godinu dana od dana otvaranja stečajnog postupka.

Neispunjenje obaveze predaje arhivske građe

Član 20.

Ukoliko stvaralac odnosno imalac arhivske građe nije pre predaje ispunio obaveze iz čl. 18. i 19. ovog zakona, nadležni javni arhiv zapisnikom će to konstatovati i izuzetno može preuzeti nesređenu i nepopisanu arhivsku građu uz prethodnu nadoknadu troškova njenog sređivanja, evidentiranja i saniranja oštećenja.

Mere zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala u slučaju rizika od katastrofa i vanrednih situacija

Član 21.

Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala donosi plan mera zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala u slučaju rizika od katastrofa i vanrednih situacija u skladu sa zakonom i dužan je da sprovodi sve mere zaštite utvrđene planom mera.

Ukoliko nastupi vanredna situacija stvaralac i imalac arhivske građe dužan je da zapisnički konstatuje dan, čas i okolnosti koje su nastale i bez odlaganja o tome pisanim putem obavesti nadležni arhiv.

Nadležni arhiv kontroliše izvršenje mera iz stava 1. ovog člana.

2.         NADLEŽNOST I OBAVEZE ARHIVA

Nadležnost javnog arhiva

Član 22.

Javni arhiv:

1)         vodi evidencije o arhivskoj građi i stvaraocima i imaocima arhivske građe predviđene ovim zakonom i podzakonskim aktima;

2)         obavlja stručni nadzor nad evidentiranjem, klasifikovanjem, odabiranjem, arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i zaštitom arhivske građe i dokumentarnog materijala;

3)         daje odobrenje za uništenje dokumentarnog materijala kojem je istekao rok čuvanja;

4)         pruža stručnu pomoć stvaraocu i imaocu dokumentarnog materijala i arhivske građe u izradi opštih akata o upravljanju arhivskom građom i dokumentarnim materijalom;

5)         preuzima, sređuje, obrađuje arhivsku građu, izrađuje informativna sredstva o arhivskoj građi, čuva i stručno održava arhivsku građu;

6)         donosi akt o utvrđivanju arhivske građe za kulturno dobro;

7)         obavlja istraživanja radi stvaranja celine arhivskog fonda;

8)         može da učestvuje u izgradnji i razvoju elektronskih sistema za upravljanje dokumentima kod stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala u cilju postizanja integriteta sistema u kojima se arhiviraju dokumenta nastala u njemu;

9)         čuva arhivsku građu u elektronskom obliku shodno propisima kojima se uređuju postupci i tehnološka rešenja za pouzdano elektronsko čuvanje dokumenata;

10)       ima pravo uvida u podatke i kada postoje tehnički uslovi, pravo povezivanja svog informacionog sistema sa registrima svih stvaralaca i imalaca arhivske građe i dokumentarnog materijala;

11)       učestvuje u izgradnji i razvoju informacionog sistema arhiva;

12)       obezbeđuje uslove i daje arhivsku građu na korišćenje;

13)       obavlja kulturno-obrazovnu delatnost;

14)       objavljuje arhivsku građu;

15)       organizuje izložbe arhivske građe;

16)       stara se o redovnom stručnom usavršavanju zaposlenih u arhivima;

17)       sačinjava plan zaštite arhivske građe u vanrednim situacijama;

18)       obavlja i druge poslove utvrđene ovim zakonom.

Javni arhiv može da popunjava arhivske fondove i putem poklona i otkupa.

Javni arhiv ima pravo preče kupovine arhivske građe.

Javni arhiv je obavezan da jednom godišnje ministarstvu nadležnom za kulturu (u daljem tekstu: Ministarstvo), odnosno organu autonomne pokrajine nadležnom za poslove kulture, dostavlja izveštaj o sprovođenju mera zaštite i korišćenja arhivske građe i dokumentarnog materijala.

Poslove iz stava 1. tač. 2) i 3) ovog člana javni arhiv vrši kao poverene.

Arhiv može da obrazuje odeljenja i u mestu van svog sedišta.

Stručni nadzor javnog arhiva

Član 23.

Javni arhiv obavlja stručni nadzor nad evidentiranjem, klasifikovanjem, odabiranjem, arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i zaštitom arhivske građe, odnosno nad njenim odabiranjem iz dokumentarnog materijala, koji se nalazi kod stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala i nalaže preduzimanje mera za otklanjanje utvrđenih nedostataka u pogledu zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala.

Poslove stručnog nadzora iz stava 1. ovog člana vrši arhivist zaposlen u javnom arhivu sa najmanje pet godina radnog iskustva na arhivskim poslovima (u daljem tekstu: ovlašćeno lice).

Ovlašćeno lice u vršenju poslova stručnog nadzora koristi službenu legitimaciju koju je dužno da pokaže na zahtev odgovornog lica ili drugog zainteresovanog lica prilikom vršenja nadzora.

Obrazac i način korišćenja službene legitimacije iz stava 3. ovog člana propisuje ministar.

Ovlašćeno lice:

1)         sačinjava zapisnik o izvršenom stručnom nadzoru koji obavezno sadrži: utvrđeno stanje, naložene mere i rok za njihovo sprovođenje;

2)         konstatuje zapisnički da stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala kod kojeg je izvršen stručni nadzor može u roku od tri dana od dana dostavljanja zapisnika da stavi primedbe na zapisnik;

3)         posle dostavljanja primedaba na zapisnik od strane stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala donosi odluku po primedbama;

4)         ukoliko se primedbe ne prihvataju o tome obaveštava podnosioca primedaba;

5)         vrši kontrolu zapisnički naloženih mera (kontrolni nadzor);

6)         ako stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala ne postupi po zapisnički naloženim merama donosi rešenje o merama za otklanjanje nepravilnosti;

7)         vrši kontrolu izvršenja rešenja (kontrolni nadzor).

Rok za primenu naloženih mera može se na zahtev stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala, u opravdanim slučajevima, produžiti ali ne više od polovine roka koji je naložilo ovlašćeno lice.

Protiv rešenja iz stava 5. ovog člana, koje je doneo nadležni javni arhiv, može se izjaviti žalba Ministarstvu.

U slučaju nepostupanja po rešenju za otklanjanje nepravilnosti ovlašćeno lice podnosi zahtev za pokretanje prekršajnog postupka.

U slučaju da ovlašćeno lice utvrdi da je stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala oštetio ili uništio arhivsku građu ili dokumentarni materijal kojem nije istekao rok čuvanja to konstatuje zapisnikom na osnovu kojeg nadležni arhiv podnosi krivičnu prijavu ili zahtev za pokretanje prekršajnog postupka.

Kategorizacija arhivske građe

Član 24.

Arhivska građa, u zavisnosti od svog značaja, razvrstava se u kategorije: kulturno dobro, kulturno dobro od velikog značaja i kulturno dobro od izuzetnog značaja.

Utvrđivanje arhivske građe za kulturno dobro, kulturno dobro od velikog značaja i kulturno dobro od izuzetnog značaja uređuje se zakonom kojim se uređuje zaštita kulturnih dobara.

Sadržina akta o utvrđivanju i objavljivanje akta utvrđuje se zakonom kojim se uređuje zaštita kulturnih dobara.

Registri arhivske građe

Član 25.

Upis u registar arhivske građe vrši se na osnovu akta o utvrđivanju.

Akt o utvrđivanju iz stava 1. ovog člana donosi se samo za arhivsku građu koja se nalazi u arhivu.

Nadležni arhiv vodi registar arhivske građe.

Državni arhiv Srbije vodi centralni registar arhivske građe.

Arhiv Vojvodine vodi registar arhivske građe za područje Autonomne pokrajine Vojvodine, kao poveren posao.

Arhivi su dužni da podatke o arhivskoj građi za koju vode registar dostavljaju Državnom arhivu Srbije i Arhivu Vojvodine za arhivsku građu za područje Autonomne pokrajine Vojvodine, u roku od 30 dana od dana upisa arhivske građe u registar.

Registri su javni.

Uz registar se obrazuje i čuva sledeća dokumentacija:

1)         Opšti inventar;

2)         Knjiga prijema arhivske građe (Ulazni inventar);

3)         Sumarni inventar;

4)         Inventar mikrofilmoteke;

5)         Dosije fonda.

Sadržina i način vođenja registara iz st. 3. i 4. ovog člana i prateće dokumentacije uz registre iz stava 8. ovog člana uređuje se posebnim zakonom.

Izrada informativnih sredstava o arhivskoj građi

Član 26.

Arhivi izrađuju informativna sredstva o arhivskoj građi radi njene zaštite i davanja informacija o njoj i iz nje.

Pod informativnim sredstvima iz stava 1. ovog člana podrazumevaju se naročito: pregledi arhivskih fondova, vodiči, sumarni inventari, analitički inventari, regesta, registri kao pomoćna informativna sredstva.

Sadržinu i način vođenja informativnih sredstava iz stava 1. ovog člana propisuje Državni arhiv Srbije i donosi stručna uputstva o njihovoj izradi.

Evidencije u arhivima

Član 27.

Arhiv je dužan da vodi:

1)         evidenciju fondova i zbirki;

2)         topografski pokazivač fondova i zbirki u depou;

3)         evidenciju stvaralaca i imalaca arhivske građe (aktivnih i prestalih sa radom);

4)         dosijea stvaralaca i imalaca arhivske građe;

5)         evidenciju arhivske građe snimljene u sigurnosne i zaštitne svrhe, odnosno mikrofilmovane;

6)         evidenciju arhivske građe snimljene u dopunske svrhe, kao i radi stvaranja celine fonda;

7)         evidenciju konzervirane i restaurirane arhivske građe;

8)         popis informativnih sredstava;

9)         evidenciju korisnika i korišćene arhivske građe;

10)       evidenciju digitalizovane arhivske građe;

11)       evidenciju arhivske građe primljene u depozit ili knjigu depozita.

Sadržina i način vođenja evidencija iz st. 1. ovog člana, uređuje se posebnim zakonom.

Specijalni i privatni arhivi ne vode evidenciju iz stava 1. tač. 3) i 4) ovog člana.

Evidencije iz stava 1. ovog člana koje sadrže podatke o ličnosti čuvaju se u skladu sa zakonom kojim se uređuje zaštita podataka o ličnosti, uz obavezu poštovanja pravila o srazmernosti obrade u odnosu na ciljeve i svrhu obrade podataka.

Revizija fondova i zbirki

Član 28.

Arhiv je dužan da jednom u 20 godina izvrši redovnu reviziju arhivskih fondova i zbirki.

Uslove i način revizije propisuje ministar.

Mere zaštite arhivske građe

Član 29.

Arhiv sprovodi stručne i tehničke mere zaštite arhivske građe u arhivu i brine za njenu sigurnost.

Mere zaštite arhivske građe su: preventivna zaštita, mikrofilmovanje, digitalizacija, konzervacija i restauracija.

Mere zaštite arhivske građe bliže uređuje ministar.

Arhiv obezbeđuje fizičku zaštitu arhivske građe, uz saradnju organa uprave nadležnog za unutrašnje poslove.

Preventivna zaštita

Član 30.

Preventivna zaštita sprovodi se u svim arhivima, kao i kod stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala.

Način i bliže uslove za sprovođenje preventivne zaštite propisuje ministar.

Mikrofilmovanje i digitalizacija

Član 31.

Arhiv obavlja sigurnosna i zaštitna snimanja arhivske građe, odnosno vrši njeno mikrofilmovanje u cilju zaštite, zamene, dopune i kompletiranja arhivskih fondova i zbirki.

Prvi primerak mikrofilma predstavlja zaštitnu kopiju i ne daje se na korišćenje.

Mikrofilm se može digitalizovati radi korišćenja.

Arhiv digitalizuje arhivsku građu u cilju davanja digitalnih kopija na korišćenje umesto originala, njihovog korišćenja u okviru informacionog sistema, radi lakšeg pretraživanja i objavljivanja.

Obavezno je mikrofilmovanje i digitalizacija arhivske građe.

Mikrofilmovanje i digitalizaciju arhivske građe koja se čuva u arhivima mogu da obavljaju samo arhivi.

Bliže uslove za mikrofilmovanje i digitalizaciju arhivske građe utvrđenu ovim članom, uređuje ministar, na predlog Državnog arhiva Srbije.

Konzervacija i restauracija arhivske građe

Član 32.

Konzervacija i restauracija arhivske građe se sprovode samo u konzervatorskim laboratorijama i ateljeima u arhivima.

Način i bliže uslove za konzervaciju i restauraciju propisuje ministar.

Izrada plana zaštite i spasavanja arhivske građe u vanrednim situacijama

Član 33.

Arhiv je dužan da izradi plan zaštite i spasavanja arhivske građe u vanrednim situacijama, sa posebnim merama za arhivsku građu od izuzetnog značaja.

Plan zaštite i spasavanja arhivske građe u vanrednim situacijama izrađuje se u skladu sa posebnim propisima.

Istraživanja arhivske građe stranog porekla

Član 34.

Javni i specijalni arhiv vrši istraživanje i kopiranje arhivske građe stranog porekla u inostranstvu, koja je od značaja za istoriju srpskog naroda i Srbije, radi dopune sopstvenih fondova.

Javni arhivi u matičnosti Državnog arhiva Srbije vrše istraživanje iz stava 1. ovog člana na osnovu saglasnosti Državnog arhiva Srbije.

Kulturno-obrazovna delatnost i predstavljanje arhivske građe u inostranstvu

Član 35.

Arhiv priređuje izložbe, organizuje predavanja, stručne i naučne skupove i obavlja druge kulturne i obrazovne aktivnosti radi podizanja svesti najšire javnosti o značaju arhivske građe kao kulturnog dobra i značaju arhivske delatnosti uopšte.

Arhiv priređuje izložbe i predstavlja arhivsku građu u inostranstvu.

Arhiv sarađuje u zemlji i inostranstvu sa drugim ustanovama kulture, naučnim, obrazovnim i srodnim institucijama, informacionim i dokumentacionim centrima i drugim organizacijama, radi unapređenja arhivske delatnosti.

Javni arhivi u matičnosti Državnog arhiva Srbije poslove iz st. 2. i 3. ovog člana obavljaju na osnovu saglasnosti Državnog arhiva Srbije.

Usavršavanje zaposlenih u arhivima

Član 36.

Arhiv je obavezan da se stara o stalnom stručnom usavršavanju zaposlenih u arhivima, da prati razvoj arhivske teorije i prakse, kao i upravljanje dokumentima, radi usavršavanja i ujednačavanja organizacije i metoda rada.

Izdavanje časopisa i arhivska biblioteka

Član 37.

Arhiv može da izdaje stručni časopis ili stručne publikacije.

Arhiv ima specijalnu biblioteku čija delatnost obuhvata prikupljanje, obradu, zaštitu, čuvanje i davanje na korišćenje bibliotečko-informacioni materijal koji se odnosi na domaću i stranu stručnu literaturu iz oblasti arhivistike, istoriografije, oblasti društvenih nauka, domaće i strane zbirke izvora koje prate i dopunjuju arhivsku građu ustanove pri kojoj su osnovane, kao i publikacije objavljene na osnovu istraživanja arhivske građe koja se nalazi u njegovim fondovima.

3.         KORIŠĆENJE ARHIVSKE GRAĐE U ARHIVIMA

Rokovi dostupnosti arhivske građe

Član 38.

Arhivska građa, po pravilu, dostupna je za korišćenje nakon isteka roka od 30 godina od dana njenog nastanka.

Arhivska građa dostupna je za korišćenje i pre isteka roka od 30 godina od dana njenog nastanka, ako to odobri njen stvaralac ili imalac, ako je potrebna državnim organima i organizacijama za obavljanje njihove delatnosti, ako je potrebna za utvrđivanje, ostvarivanje ili zaštitu prava u sudskom, upravnom ili postupku arbitraže i u naučnoistraživačke svrhe.

Korisnik građe je odgovoran za povredu javnih interesa, odnosno privatnosti, kao i povredu prava i interesa lica do koje bi došlo usled korišćenja arhivske građe iz stava 2. ovog člana.

Član 39.

Arhivska građa koja sadrži podatke koji se odnose na odbranu zemlje i nacionalnu bezbednost, kao i na privredne i druge interese Republike Srbije, dostupna je za korišćenje po isteku roka od 50 godina od dana nastanka, ako posebnim propisom nije drugačije određeno.

Dostupnost i korišćenje arhivske građe i dosijea lica nastalih u radu službi bezbednosti uređuju se posebnim zakonom koji uređuje njihovu dostupnost i korišćenje.

Odobrenje za korišćenje arhivske građe

Član 40.

Zahtev za korišćenje arhivske građe sadrži sledeće podatke: lično ime, adresa prebivališta ili boravišta, broj telefona i adresa elektronske pošte, broj lične karte ili putne isprave i svrhu korišćenja arhivske građe.

Podaci iz stava 1. ovog člana se prikupljaju u svrhu zaštite arhivske građe.

O odobrenju za korišćenje arhivske građe rešenjem odlučuje direktor arhiva ili lice koje on ovlasti.

Po žalbama protiv rešenja iz stava 3. ovog člana u drugom stepenu rešava Ministarstvo.

Uslovi i način korišćenja arhivske građe

Član 41.

Svi imaju pravo da pod jednakim uslovima koriste arhivsku građu koja se čuva u arhivima.

Arhivska građa se koristi u arhivu.

Arhivskoj građi u elektronskom obliku može se pristupati i elektronskim putem ako je javno dostupna.

Arhiv obezbeđuje uslove za korišćenje arhivske građe.

Korišćenje arhivske građe i informativnih sredstava u arhivima je besplatno.

Arhivska građa daje se na korišćenje u službene svrhe, svrhe naučnog i stručnog istraživanja i potrebe publikovanja, za potrebe nastave, izložbi, ostvarivanja ili zaštite ličnih prava i druge svrhe.

Na korišćenje se po pravilu daju mikrofilmske ili digitalne kopije arhivske građe.

Izuzetno, na korišćenje će se dati originalna arhivska građa iako postoje kopije te građe, ako to zahteva naučni metod rada.

Za korišćenje arhivske građe u reklamne svrhe, sticanja dobiti, za umnožavanje i objavljivanje dokumenata, potrebna je posebna dozvola nadležnog arhiva.

Arhivi nemaju obavezu da istražuju arhivsku građu koju poseduju, u ime i za račun korisnika građe.

Korisnik arhivske građe je odgovoran za povredu javnih interesa, odnosno privatnosti, kao i povredu prava i interesa lica, nastalih usled korišćenja arhivske građe.

Bliže uslove i način korišćenja arhivske građe propisuje ministar.

Član 42.

Na zahtev korisnika javni arhiv izdaje uverenja, overene kopije i prepise dokumenata čije originale čuva i koji imaju dokaznu snagu javne isprave u skladu sa zakonom kojim se uređuje opšti upravni postupak.

Član 43.

Arhivska građa se ne daje na korišćenje: ako je njen stvaralac, imalac, davalac ili darodavac prilikom predaje u pisanoj formi postavio ograničenja u pogledu njenog korišćenja; ako se nalazi na sređivanju, obradi, konzervaciji i restauraciji; ako stručni savet arhiva utvrdi da se može koristiti samo pod posebnim uslovima; ako direktor arhiva proceni da bi njenim korišćenjem mogli da budu povređeni interesi države ili prava građana; ako je u oštećenom stanju i ako je u toku pripema za njeno objavljivanje u izdanju arhiva.

Arhivska građa koja nije sređena, po pravilu, ne izdaje se na korišćenje.

Izuzetno, nesređena arhivska građa se može dati na korišćenje na osnovu odobrenja direktora ili lica koje on ovlasti.

Arhivsku građu mogu koristiti bez ograničenja stvaraoci čijom je delatnošću i radom ta građa nastala.

Korišćenje arhivske građe van arhiva

Član 44.

Arhivska građa može se koristiti i izvan arhiva radi izlaganja na izložbama, pod uslovom da je osigurana i uz obaveznu izradu zaštitne kopije o trošku priređivača izložbe.

Izuzetno, državni organi mogu, na određeno vreme, pozajmiti originalnu arhivsku građu, uz obaveznu izradu zaštitne kopije na teret državnog organa.

Državni organ iz stava 2. ovog člana dužan je da sprovede posebne mere zaštite arhivske građe koje odredi nadležni arhiv, kao i da pozajmljenu arhivsku građu osigura.

Arhivska građa može se privremeno izneti iz zemlje na osnovu rešenja Ministarstva o privremenom iznošenju arhivske građe u inostranstvo radi izlaganja, ekspertize ili sprovođenja mera tehničke zaštite.

U rešenju iz stava 4. ovog člana određuje se rok u kojem arhivska građa mora biti vraćena u zemlju.

Pre iznošenja arhivske građe iz zemlje obavezno je obavljanje zaštitnog snimanja.

III.        ORGANIZACIJA ARHIVSKE DELATNOSTI

1.         OSNIVANJE I ORGANI ARHIVA

Vrste arhiva

Član 45.

Arhivi se mogu osnovati kao:

1)         javni;

2)         specijalni;

3)         privatni.

Osnivači arhiva

Član 46.

Javne arhive osniva, odnosno osnivačka prava vrši Republika Srbija, osim Arhiva Vojvodine i Istorijskog arhiva Begrada čiji su osnivači Autonomne pokrajine Vojvodina, odnosno Grad Beograd.

Osnivač specijalnog arhiva utvrđuje se posebnim zakonom.

Privatni arhiv može osnovati pravno i fizičko lice.

Dužnosti osnivača

Član 47.

Osnivači iz člana 46. ovog zakona, osim obaveze jedinica lokalne samouprave iz člana 5. stav 3. ovog zakona, dužni su da obezbede sredstva u svom budžetu za finansiranje: objekata, odnosno prostora za prijem i čuvanje arhivske građe, investicionog i tekućeg održavanja, kapitalnih projekata, tekućih rashoda i izdataka, redovne delatnosti i ostvarivanje programa i izvršavanja obaveza utvrđenih ovim zakonom i drugim propisima.

Osnivač, odnosno jedinice lokalne samouprave iz člana 5. stav 3. ovog zakona, u slučaju donošenja odluke o rekonstrukciji, prodaji, promeni namene ili rušenju objekta u kome se nalazi arhiv obavezan je da obezbedi tom arhivu objekte koji odgovaraju normama i zahtevima čuvanja arhivske građe.

Arhivi imaju pravo na sopstvene prihode koje ostvaruju vršenjem usluga koje ne predstavljaju javnu uslugu u skladu sa zakonom kojim se uređuje budžetski sistem.

Uslovi za osnivanje arhiva

Član 48.

Arhiv se može osnovati i početi sa radom i obavljati delatnost ako su ispunjeni i posebni uslovi u pogledu:

1)         prostora za rad i smeštaj arhivske građe, objekata i odgovarajuće opreme;

2)         minimalnog broja zaposlenih na stručnim arhivističkim poslovima;

3)         finansiranja rada arhiva i redovne delatnosti.

Ministar propisuje bliže uslove iz stava 1. ovog člana.

Ministarstvo rešenjem utvrđuje ispunjenost uslova za početak rada i obavljanje delatnosti arhiva utvrđenih ovim zakonom.

Poslove iz stava 3. ovog člana za područje autonomne pokrajine, obavlja nedležni pokrajinski organ, kao povereni posao, osim za arhive kojima je osnivač Republika Srbija.

Protiv rešenja iz st. 3. i 4. ovog člana nije dozvoljena žalba ali se može pokrenuti upravni spor.

Organi arhiva

Član 49.

Organi arhiva su: direktor, upravni odbor i nadzorni odbor.

Imenovanje direktora arhiva, imenovanje vršioca dužnosti direktora arhiva, nadležnosti, prestanak dužnosti i drugo, utvrđuje se na način i po postupku propisanim odredbama zakona kojim se uređuje oblast kulture.

Nadležnost, izbor članova i rad upravnog i nadzornog odbora arhiva, kao i prestanak dužnosti članova upravnog i nadzornog odbora, utvrđuje se na način i po postupku propisanim odredbama zakona kojim se uređuje oblast kulture, a za arhiv čija osnivačka prava vrši autonomna pokrajina i u skladu sa odredbama zakona kojim se uređuje nadležnost Autonomne pokrajine Vojvodine.

2.         ARHIVI

Javni arhivi

Član 50.

Državni arhiv Srbije je centralna i matična ustanova zaštite arhivske građe za teritoriju Republike Srbije, u čijoj nadležnosti je zaštita arhivske građe i dokumentarnog materijala nastalih u radu organa, ustanova i organizacija Republike Srbije i drugih stvaralaca i imalaca čiji je osnivač država ili čija je delatnost od interesa za Republiku Srbiju, kao i arhivsku građu od značaja za istoriju Srbije i srpskog naroda.

Arhiv Jugoslavije je ustanova zaštite u čijoj nadležnosti je zaštita arhivske građe nastale radom centralnih državnih organa i organizacija jugoslovenske države (1918-2006) i poslovi u vezi sa primenom Sporazuma o pitanjima sukcesije Aneks "D" u pogledu "Državne arhive SFRJ" i kao takav predstavlja javni arhiv koji je deo mreže arhivske službe Republike Srbije.

Vojni arhiv kao ustanova zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala koji nastaju u radu Ministarstva odbrane i Vojske Srbije, ili se kod njih nalazi, obavlja arhivsku delatnost za potrebe organa uprave nadležnog za odbranu, u skladu sa odredbama ovog zakona koje regulišu delatnost i nadležnosti javnih arhiva, propisima o odbrani i propisima kojima se uređuje vršenje arhivske delatnosti za potrebe odbrane i Vojske Srbije.

Pokrajinski arhivi - Arhiv Vojvodine i Arhiv Kosova i Metohije su matične ustanove zaštite arhivske građe za teritoriju autonomne pokrajine i u njihovoj nadležnosti je zaštita arhivske građe i dokumentarnog materijala nastalih u radu pokrajinskih organa i organizacija i drugih stvaralaca i imalaca čiji je osnivač autonomna pokrajina ili čija je delatnost od interesa za autonomnu pokrajinu.

Međuopštinski arhivi su ustanove zaštite arhivske građe za teritoriju više jedinica lokalne samouprave i u njihovoj nadležnosti je zaštita arhivske građe i dokumentarnog materijala nastalih u radu organa jedinica lokalne samouprave i drugih stvaralaca i imalaca čija je delatnost od interesa za te jedinice lokalne samouprave.

Arhivi jedinica lokalne samouprave su ustanove zaštite arhivske građe za teritoriju jedinice lokalne samouprave i u njihovoj nadležnosti je zaštita arhivske građe i dokumentarnog materijala nastalih u radu organa jedinica lokalne samouprave i drugih stvaralaca i imalaca čija je delatnost od interesa za tu jedinicu lokalne samouprave.

Specijalni arhivi

Član 51.

Specijalni arhivi obavljaju zaštitu određene vrste arhivske građe i/ili arhivske građe određenog organa ili organizacije.

Specijalni arhivi se osnivaju posebnim zakonima uz prethodno pribavljeno mišljenje Državnog arhiva Srbije.

Odredbe ovog zakona koje se odnose na obaveze javnih arhiva shodno se primenjuju i na specijalne arhive.

Mreža arhiva

Član 52.

Arhivi iz člana 50. ovog zakona, osim Vojnog arhiva, čine mrežu arhiva Republike Srbije.

Ministar rešenjem utvrđuje koji javni arhivi i za koju teritoriju obavljaju poslove zaštite arhivske građe.

Poslove iz stava 2. ovog člana za područje Autonomne pokrajine Vojvodine, obavlja nedležni pokrajinski organ, kao povereni posao, osim za arhive kojima je osnivač Republika Srbija.

Rešenje iz stava 2. ovog člana objavljuje se u "Službenom glasniku Republike Srbije", odnosno u "Službenom listu AP Vojvodine".

Arhivski informacioni sistem

Član 53.

Javni i specijalni arhivi se povezuju u jedinstven informacioni sistem i upravljaju zajedničkom informaciono-komunikacionom infrastrukturom za potrebe stvaranja, primanja, evidentiranja, arhiviranja, čuvanja i korišćenja elektronskih i svih drugih oblika i vrsta dokumenata, u neograničenom vremenskom periodu.

Umrežavanje arhiva i obezbeđivanje internet konekcije sprovodi služba Vlade nadležna za projektovanje, usklađivanje, razvoj i funkcionisanje sistema elektronske uprave i informacionih sistema i infrastrukture organa.

Umrežavanje arhiva i obezbeđivanje internet konekcije obavlja se preko Jedinstvene informaciono-komunikacione mreže elektronske uprave.

Način vođenja i sadržaj arhivskog informacionog sistema uređuje se posebnim zakonom.

Nadzor

Član 54.

Ministarstvo vrši nadzor nad radom arhiva.

Nadzor nad radom arhiva na teritoriji autonomnih pokrajina vrše i nadležni organi autonomnih pokrajina, kao povereni posao.

Nadzor nad radom arhiva za potrebe odbrane i Vojske Srbije vrši ministarstvo nadležno za odbranu.

Stručni nadzor

Član 55.

Nadzor nad stručnim radom javnih arhiva u Republici Srbiji, osim nad Arhivom Jugoslavije i Vojnim arhivom, obavljaju matični arhivi kao povereni posao.

Nadzor nad stručnim radom Arhiva Vojvodine i Arhiva Kosova i Metohije obavlja Državni arhiv Srbije kao povereni posao.

Nadzor nad stručnim radom specijalnih i privatnih arhiva u Republici Srbiji obavlja Državni arhiv Srbije kao povereni posao.

3.         MATIČNOST ARHIVA

Obaveze matičnih arhiva

Član 56.

Matični arhivi su Državni arhiv Srbije, Arhiv Vojvodine, Arhiv Kosova i Metohije.

Matični arhiv, pored poslova iz čl. 22-37. ovog zakona, obavlja i sledeće poslove:

1)         vodi evidenciju arhiva koji su u njihovoj nadležnosti;

2)         obavlja nadzor nad stručnim radom arhiva i arhivskih odeljenja koji su u njihovoj nadležnosti;

3)         vodi evidencije o arhivskoj građi;

4)         vodi evidenciju o broju i strukturi zaposlenih, arhivskim objektima i uslovima smeštaja, opremi i finansiranju arhiva u njihovoj nadležnosti;

5)         stara se o organizovanju stručnog ispita i stalnog stručnog usavršavanja zaposlenih u arhivima;

6)         obezbeđuje uslove za rad komisije za polaganje stručnih ispita.

Poslovi iz stava 2. ovog člana obavljaju se kao povereni, u skladu sa zakonom.

Način vršenja nadzora nad stručnim radom uređuje Državni arhiv Srbije kao povereni posao.

Obaveze Državnog arhiva Srbije

Član 57.

Državni arhiv Srbije, pored poslova iz čl. 22-37. i člana 56. ovog zakona, obavlja i sledeće poslove:

1)         vodi centralni registar arhivske građe u Republici Srbiji;

2)         vodi evidenciju javnih, specijalnih i privatnih arhiva u Republici Srbiji;

3)         učestvuje u izradi jedinstvenog arhivskog informacionog sistema;

4)         učestvuje u izradi strategije razvoja arhiva, kao dela strategije razvoja kulture Republike Srbije;

5)         pruža pomoć u stručnom održavanju i zaštiti arhivske građe srpskog porekla koja se nalazi u arhivima/arhivama crkava, eparhija, srpskih pravoslavnih crkvenih opština i manastira van zemlje;

6)         organizuje istraživanja arhivske građe koja je od značaja za istoriju Srbije i srpskog naroda, a nalazi se van teritorije Republike Srbije;

7)         donosi plan i program stručnog usavršavanja radnika u arhivima;

8)         donosi srednjoročni i dugoročni program razvoja arhivske delatnosti u Republici Srbiji u skladu sa zakonom;

9)         utvrđuje metodologiju za stručni nadzor, koji obavljaju matični arhivi;

10)       utvrđuje i normira poslove koje obavljaju zaposleni na stručnim arhivskim poslovima;

11)       razmatra izveštaje matičnih arhiva o stručnom nadzoru na teritoriji Republike Srbije i nalaže odgovarajuće mere;

12)       donosi stručna uputstva za arhive u Republici Srbiji.

Poslovi iz stava 1. tač. 1), 2), 9) i 12) ovog člana obavljaju se kao povereni poslovi.

Akt iz stava 1. tačka 9) ovog člana objavljuje se u "Službenom glasniku Republike Srbije".

Arhivski savet

Član 58.

Državni arhiv Srbije obrazuje Arhivski savet kao stručno savetodavno telo, radi obezbeđivanja stalne stručne podrške u očuvanju i razvoju arhivske delatnosti.

Član 59.

Arhivski savet ima devet članova koje bira direktor Državnog arhiva Srbije.

Članovi Arhivskog saveta biraju se iz reda uglednih i afirmisanih stručnjaka u arhivskoj delatnosti na period od pet godina.

Član 60.

Arhivski savet:

1)         predlaže stručna uputstva za arhive u Republici Srbiji;

2)         razmatra međunarodne propise, standarde i preporuke iz oblasti arhivske i informacione delatnosti i predlaže njihovu primenu;

3)         predlaže plan i program stručnog usavršavanja zaposlenih u arhivima;

4)         predlaže utvrđivanje i normiranje poslova koje obavljaju zaposleni na stručnim arhivskim poslovima;

5)         daje predloge i smernice u ostvarivanju kulturne i obrazovne funkcije arhiva.

Član 61.

Arhivski savet donosi poslovnik.

Arhivski savet donosi odluke većinom glasova od ukupnog broja članova Arhivskog saveta.

Rad Arhivskog saveta je javan.

Državni arhiv Srbije pruža stručnu i administrativno-tehničku potporu Arhivskom savetu.

4.         STRUČNA ARHIVSKA ZVANJA

Uslovi za obavljanje stručnih arhivskih poslova

Član 62.

U arhivima stručne arhivske poslove obavljaju lica koja imaju odgovarajuće obrazovanje u skladu sa članom 64. ovog zakona i položen stručni arhivistički ispit.

Lica koja obavljju stručne arhivske poslove u arhivima do polaganja stručnog arhivističkog ispita imaju status pripravnika. Stručne arhivske poslove mogu obavljati lica sa stečenim osnovnim i višim stručnim zvanjima.

Polaganje stručnog ispita

Član 63.

Stručno osposobljavanje za praktični rad u arhivima za zaposlene na stručnim poslovima s visokim i višim obrazovanjem traje godinu dana, a sa srednjim obrazovanjem - devet meseci.

Stručno osposobljavanje iz stava 1. ovog člana obavlja se u arhivima.

Stručni ispit polaže se u Državnom arhivu Srbije pred Komisijom za polaganje stručnog ispita u arhivskoj delatnosti koju obrazuje ministar.

Stručni ispit polaže se i u pokrajinskom arhivu pred komisijom za polaganje stručnog ispita u arhivskoj delatnosti koju obrazuje nadležni organ autonomne pokrajine kao povereni posao.

Troškove polaganja stručnog ispita snosi arhiv u kome je kandidat zaposlen.

Arhiv u svom finansijskom planu planira sredstva za troškove polaganja stručnog ispita zaposlenih iz stava 1. ovog člana.

Plan i program stručnog osposobljavanja zaposlenih u arhivima, program stručnog ispita i način njegovog polaganja propisuje ministar.

Zaposlenom iz stava 1. ovog člana koji u roku od tri godine od sticanja uslova za polaganje stručnog ispita ne položi stručni ispit prestaje radni odnos u arhivu danom isteka tog roka.

Stručna zvanja

Član 64.

Polaganjem stručnog ispita stiču se osnovna stručna zvanja: arhivski pomoćnik, tehničar restaurator papira, viši arhivski pomoćnik, arhivist i konzervator papira.

Poslove arhivskog pomoćnika i tehničara restauratora papira može da obavlja lice sa stečenim srednjim obrazovanjem u četvorogodišnjem trajanju i položenim stručnim ispitom.

Poslove višeg arhivskog pomoćnika može da obavlja lice sa stečenim visokim obrazovanjem na studijama prvog stepena u obimu od najmanje 180 ESPB bodova, odnosno sa stečenim prvim stepenom visokog obrazovanja ili stečenim višim obrazovanjem, po propisu koji je uređivao visoko obrazovanje do 10. septembra 2005. godine.

Poslove arhiviste i konzervatora papira može da obavlja lice sa stečenim visokim obrazovanjem na studijama drugog stepena, odnosno na osnovnim studijama u trajanju od najmanje četiri godine, po propisu koji je uređivao visoko obrazovanje do 10. septembra 2005. godine i položenim stručnim ispitom.

Viša stručna zvanja na stručnim arhivskim poslovima su: arhivski pomoćnik prve vrste, viši tehničar restaurator papira, viši arhivski pomoćnik prve vrste, viši arhivist i arhivski savetnik, konzervator papira savetnik i ona se stiču dodelom.

Ministar obrazuje Komisiju za dodelu viših stručnih zvanja u arhivskoj delatnosti.

Bliže uslove i način sticanja viših stručnih zvanja propisuje ministar.

IV.        KAZNENE ODREDBE

Član 65.

Novčanom kaznom u iznosu od 50.000 do 2.000.000 dinara kazniće se za prekršaj pravno lice:

1)         ako izvrši povredu odredaba iz člana 6. ovog zakona;

2)         ako postupi suprotno odredbama člana 9. ovog zakona;

3)         ako arhivsku građu ne čuva kao celinu - arhivski fond (član 10. ovog zakona);

4)         ako postupi suprotno odredbama člana 11. ovog zakona;

5)         ako ne donese akta predviđena članom 14. ovog zakona;

6)         ako uništi dokumentarni materijal bez odobrenja nadležnog arhiva iz člana 16. stav 2. ovog zakona;

7)         ako ne preda sređenu i popisanu arhivsku građu nadležnom arhivu (član 17. stav 1. ovog zakona);

8)         ukoliko ne izvrši obaveze iz člana 18. ovog zakona;

9)         ukoliko postupi suprotno odredbama člana 19. ovog zakona;

10)       ako ne izvrši mere za otklanjanje nedostataka koje su uočene prilikom vršenja stručnog nadzora u naloženom roku (član 23. stav 1. ovog zakona);

Novčanom kaznom od 5.000 do 150.000 dinara kazniće se za prekršaj iz stava 1. ovog člana odgovorno lice u pravnom licu.

Član 66.

Nadležni javni arhiv ima pravo aktivne legitimacije u pogledu ostvarivanja mera zaštite i korišćenja kulturnih dobara i podnošenja zahteva za pokretanje krivičnog i prekršajnog postupka.

V.         PRELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

Član 67.

Arhivi osnovani do dana stupanja na snagu ovog zakona dužni su da svoju organizaciju i rad usklade sa odredbama ovog zakona u roku od godinu dana od dana stupanja na snagu ovog zakona.

Osnivači arhiva dužni su da obezbede dodatna sredstva i povećanje broja zaposlenih za izvršenje novih obaveza utvrđenih ovim zakonom.

Republika Srbija preuzeće osnivačka prava nad javnim arhivima čiji je osnivač autonomna pokrajina, jedinica lokalne samouprave, osim nad Arhivom Vojvodine i Istorijskim arhivom Beograda, kada se steknu uslovi za preuzimanje obezbeđivanjem sredstva u budžetu Republike Srbije.

Odluku o preuzimanju osnivačkih prava iz stava 3. ovog člana donosi Vlada.

Osnivačka prava iz stava 4. ovog člana u ime Republike Srbije vrši Vlada.

Od dana preuzimanja osnivačkih prava nad javnim arhivima Vlada će u roku od godinu dana imenovati organe javnih arhiva u skladu sa ovim zakonom.

Do imenovanja direktora, upravnog i nadzornog odbora javnih arhiva u skladu sa ovim zakonom, dosadašnji direktor, upravni i nadzorni odbor nastavljaju sa radom.

Na imenovanje organa javnih arhiva primenjuju se odredbe ovog zakona.

Direktori javnih arhiva nad kojima je osnivačka prava preuzela Republika Srbija preduzeće potrebne mere radi upisa u sudski registar.

Javni arhivi uskladiće organizaciju, rad i opšte akte sa odredbama ovog zakona u roku od godinu dana od dana njegovog stupanja na snagu.

Organizacija, rad, opšta akta i organi Vojnog arhiva uskladiće se sa odredbama ovog zakona i propisima koji uređuju oblast odbrane i Vojsku Srbije, u roku od godinu dana od dana stupanja na snagu ovog zakona.

Član 68.

Poslove iz člana 12. ovog zakona služba Vlade nadležna za projektovanje, usklađivanje, razvoj i funkcionisanje sistema elektronske uprave i informacionih sistema i infrastrukture organa obavlja do obezbeđivanja uslova i kapaciteta Državnog arhiva za obavljanje ovih poslova.

Član 69.

Do obezbeđivanja uslova za elektronsko arhiviranje i dugotrajno i pouzdano čuvanje arhivske građe koja je izvorno nastala u elektronskom obliku, opreme, stručnog kadra i obuke zaposlenih u arhivima za vršenje e-arhiviranja, ti poslovi vršiće se prema odredbama zakona koji se primenjivao do početka primene ovog zakona a najkasnije do 1. oktobra 2020. godine.

Član 70.

Arhivsku građu koja je do dana stupanja na snagu ovog zakona utvrđena za kulturno dobro arhivi su dužni da mikrofilmuju bez odlaganja a najkasnije u roku od 10 godina od dana stupanja na snagu ovog zakona.

Član 71.

Arhivski radnik koji je do dana stupanja na snagu ovog zakona zasnovao radni odnos u arhivu i ima položen stručni ispit može nastaviti sa obavljanjem arhivskih poslova i posle stupanja na snagu ovog zakona.

Zaposleni koji na dan stupanja na snagu ovog zakona obavlja arhivske poslove za koje nema odgovarajuće obrazovanje ili položen stručni ispit, može nastaviti sa obavljanjem tih poslova pod uslovom da u roku od dve godine od dana stupanja na snagu ovog zakona stekne odgovarajuće obrazovanje, odnosno položi stručni ispit.

Zaposleni sa akademskim zvanjem doktora istorijskih nauka nemaju obavezu polaganja stručnog ispita.

Član 72.

Pravni subjekti koji su do postupka privatizacije bili u društvenoj ili državnoj svojini, mogu zadržati arhivsku građu i dokumentarni materijal koji su privatizacijom preuzeli zajedno sa pravnim licem, a potrebni su im u obavljanju njihove osnovne delatnosti - godinu dana od dana stupanja na snagu ovog zakona, nakon čega je predaju nadležnom arhivu.

Pravni subjekti iz stava 1. ovog člana dužni su da sa dokumentarnim materijalom iz stava 1. ovog člana postupaju prema odredbama člana 9. ovog zakona.

Ako arhiv nije u mogućnosti da preuzme arhivsku građu iz stava 1. ovog člana, pravni subjekt iz stava 1. ovog člana dužan je da je čuva do trenutka kada predaja arhivu bude bila moguća.

Član 73.

Podzakonski propisi za sprovođenje ovog zakona doneće se u roku od godinu dana od dana stupanja na snagu ovog zakona.

Član 74.

Danom početka primene ovog zakona prestaje da važi Zakon o arhivskoj građi Savezne Republike Jugoslavije ("Službeni list SRJ", br. 12/98 i 13/98-ispravka).

Danom početka primene ovog zakona prestaju da važe odredbe čl. 37, 38, 39, 40. i 41, člana 74. stav 3, čl. 76, 81, 93, 97. i 131. Zakona o kulturnim dobrima ("Službeni glasnik RS", br. 71/94, 52/11 - dr. zakon i 99/11 - dr. zakon), a odredbe člana 53. stav 2, člana 56. stav 3, čl. 57, 61, 68, 70, 79, 85, 86, 87, 94, 95. i člana 111. stav 4. tog zakona prestaju da važe u delu koji se odnosi na arhivsku građu i rad arhiva.

Član 75.

Ovaj zakon stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom glasniku Republike Srbije", a primenjivaće se istekom godinu dana od dana njegovog stupanja na snagu.

IZ OBRAZLOŽENJA

II. RAZLOZI ZA DONOŠENjE ZAKONA

Republika Srbija je jedna od retkih zemalja u svetu koja nema zakon kojim je sveobuhvatno uređena zaštita arhivske građe, kao izuzetno važnog segmenta kulturnog nasleđa, i organizacija i funkcionisanje arhivske delatnosti. Zakonom o kulturnim dobrima ("Službeni glasnik RS", br. 71/94, 52/11 - dr. zakoni i 99/11- dr. zakon), kao osnovnim izvorom prava za ovu materiju, uređuje se zaštita svih vrsta kulturnih dobara (spomenici kulture, prostorne kulturno-istorijske celine, arheološka nalazišta i znamenita mesta - nepokretna kulturna dobra; umetničko-istorijska dela, arhivska građa, filmska građa i stara i retka knjiga - pokretna kulturna dobra) što ovaj zakon čini nepreglednim i obimnim a istovremeno nedovoljno preciznim, posmatrano sa stanovišta onih koji se staraju o zaštiti određene vrste kulturnog dobra.

Zakon o kulturnim dobrima je usvojen 1994. godine i osim terminološke zastarelosti, odredbe ovog zakona ne uređuju veoma važna pitanja koja se odnose na: arhivsku građu koja izvorno nastaje u elektronskom obliku, odnosno obaveze stvaralaca i imalaca arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku; evidenciju stvaralaca i imalaca arhivske građe (aktivnih i prestalih sa radom); arhivsku građu pravnih subjekata koji su do postupka privatizacije bili u društvenoj ili državnoj svojini; specijalne i privatne arhive; matičnost arhiva; stručna arhivska zvanja i brojna druga pitanja. Ukoliko imamo u vidu značaj arhivske građe, ne samo za istoriju, nauku i kulturu već i za zadovoljavanje potreba građana koji na osnovu podataka iz arhivske građe ostvaruju određena prava, neophodno je hitno uređivanje ove materije u cilju očuvanja ovog kulturnog dobra.

- Problemi koje zakon treba da reši

S obzirom na to da većina arhiva u Republici Srbiji obavlja svoju delatnost u veoma teškim uslovima, sa nedovoljnim prostorom za smeštaj arhivske građe, nedostatkom stručnog kadra, zastarelom opremom i problemima finansiranja, donošenjem Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti će biti stvorene institucionalne osnove za obezbeđivanje uslova neophodnih za obavljanje delatnosti zaštite arhivske građe i ravnomeran razvoj arhiva. Najveći broj arhiva zbog problema u vezi sa nedovoljnim finansiranjem od strane lokalnih samouprava nije u mogućnosti da na odgovarajući način obavlja svoju redovnu delatnost a pri tom je i broj zaposlenih u arhivima, uprkos povećanju obima poslova usled donošenja brojnih novih zakona (Zakon o rehabilitaciji, Zakon o vraćanju oduzete imovine i obeštećenju…), konstantno smanjivan pa su pojedini arhivi dovedeni na ivicu izdrživosti. Nedostatak prostora za prijem arhivske građe je među vodećim problemima koji direktno utiče na propadanje građe jer uslovi u kojima se nalazi kod stvaralaca često nisu odgovarajući.

Osim toga, sadašnji zakonski okvir je delimično zastareo i ne uređuje brojna pitanja koja su od značaja za rad arhiva. Zakonsko uređivanje obaveza stvaralaca i imalaca arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku, evidenciju stvaralaca i imalaca arhivske građe (aktivnih i prestalih sa radom), arhivskom građom kod pravnih subjekata koji su do postupka privatizacije bili u društvenoj ili državnoj svojini i brojna druga pitanja su potrebna u cilju očuvanja i zaštite velike količine veoma značajne arhivske građe. Neophodno je urediti i standardizaciju u oblasti informacionih sistema sa stanovišta zahteva za upravljanje elektronskim dokumentima koji su od posebnog značaja za nauku i kulturu kako bi bila osigurana njihova upotrebljivost. Pri tom se mora imati u vidu pitanje trajnosti medija za čuvanje elektronskih dokumenata, različiti formati dokumenata, opreme za stvaranje i upravljanje elektronskim zapisima te konstantna evolucija informacionih tehnologija. U tom smislu potrebno je urediti postupke i procedure koje će omogućiti očuvanje ove vrste kulturnog nasleđa u svim oblicima u kojima nastaje i prevazilaženje navedenih izazova.

- Ciljevi koji se donošenjem zakona postižu

1. Stvaranje zakonskog okvira koji će obezbediti potpunu zaštitu i očuvanje arhivske građe, bez obzira na oblik u kojem nastaje i gde se nalazi jedan je od osnovnih ciljeva koji će se postići donošenjem ovog zakona. Uređivanje ove materije zakonom će uticati i na razvoj svesti o važnosti očuvanja arhivske građe za buduće generacije, odnosno svesti da se najvažniji dokumenti moraju zaštititi od uništenja jer arhivski dokument predstavlja svojevrsno materijalno svedočanstvo o postojanju, organizaciji i funkcionisanju države i društva, iz čega proizilazi i značaj koji ova vrsta dokumenata ima za nauku i kulturu, kao i za građane koji na osnovu podataka iz arhivske građe ostvaruju određena prava.

2. Utvrđivanje Arhivskog fonda Republike Srbije, kao dela nacionalnog i svetskog kulturnog nasleđa, kao i njegova dopuna dokumentima koji predstavljaju deo kulturnog nasleđa Republike Srbije a nalaze se van njene teritorije, kao i dokumentima i kopijama dokumenata stranih izvora koji se odnose na istoriju Srbije i srpskog naroda.

3. Zaokruživanje pravne regulative koja se odnosi na arhivsku građu izvorno nastalu u elektronskom obliku i to na način koji će garantovati njeno "preživljavanje" kroz vreme, odnosno očuvanje podataka koje ona sadrži.

4. Uređivanje rokova dostupnosti, uslova i načina korišćenja arhivske građe.

5. Poboljšanje uslova za rad arhiva kako bi mogli da: preuzimaju arhivsku građu sa područja svoje nadležnosti, registraturski je srede i arhivistički obrade, mikrofilmuju i digitalizuju, oštećenu građu konzerviraju i restauriraju, odnosno kako bi mogli da obavljaju svoju delatnost.

6. Jasno definisanje obaveza osnivača arhiva.

7. Regulisanje matične funkcije arhiva.

8. Uređivanje stručnih zvanja u arhivskoj struci.

9. Pooštravanje kaznene politike koje će doprineti zaštiti i očuvanju arhivske građe.

- Razmatrane mogućnosti da se problem reši i bez donošenja propisa

U toku analize razmatrano je nekoliko relevantnih mogućnosti:

1) status quo - nedonošenje Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti, odnosno nemenjanje važećeg Zakona o kulturnim dobrima,

2) izmene odnosno dopune Zakona o kulturnim dobrima kojim bi se izvršila korekcija dela uočenih problema ili

3) donošenje novog zakona koji bi u potpunosti regulisao ovu oblast.

Prva opcija nije održiva iz razloga što više nije moguće postojećim pravnim okvirom obezbediti potpunu zaštitu i očuvanje arhivske građe (naročito arhivske građe koja nastaje u elektronskom obliku).

Druga opcija bi podrazumevala izmene i dopune Zakona o kulturnim dobrima u pogledu niza pitanja koje taj zakon nedovoljno ili uopšte ne reguliše. Ovo ne bi bilo dobro rešenje imajući u vidu obim potrebnih izmena, odnosno dopuna, kao i činjenicu da Zakon o kulturnim dobrima ne uređuje samo zaštitu arhivske građe nego i zaštitu drugih vrsta kulturnih dobara, te je iz navedenih razloga celishodnije donošenje novog zakona koji bi u potpunosti regulisao oblast zaštite arhivske građe i organizaciju i funkcionisanje arhivske delatnosti.

- Zašto je donošenje zakona najbolji način za rešavanje problema

Donošenje zakona je neophodno i jedino moguće rešenje za sveobuhvatno regulisanje sistema zaštite arhivske građe i organizaciju i funkcionisanje arhivske delatnosti ako imamo u vidu da se ne mogu na drugi način rešiti aktuelni problemi sa kojima se svakodnevno suočavaju arhivi u obavljanju delatnosti.

Imajući u vidu značaj arhivske građe i njene specifičnosti u odnosu na druge vrste kulturnih dobara, neophodno je sva pitanja u vezi njenog nastanka, čuvanja i zaštite urediti posebnim zakonom, kojim će istovremeno biti regulisana i prava i obaveze svih stvaralaca i imalaca arhivske građe, kao i ustanova kojima je osnovna delatnost njena zaštita.

III. OSNOVNI PRAVNI INSTITUTI I POJEDINAČNA REŠENjA

OSNOVNIM ODREDBAMA (čl. 1 - 8) definisani su: predmet zakona; termini i definicije; arhivska građa; zabrana uništenja i oštećenja i čuvanje arhivske građe; Arhivski fond Republike Srbije i Telo za koordinaciju rada arhiva Republike Srbije.

Ovim zakonom uređuje se sistem zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala, uslovi i način korišćenja arhivske građe, organizacija, nadležnost i delatnost arhiva u Republici Srbiji (član 1).

Članom 2. Predloga zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (u daljem tekstu: Predlog zakona) su za potrebe ovog zakona, utvrđeni termini i definicije, odnosno značenje pojmova upotrebljenih u zakonu.

U članu 4. je arhivska građa određena kao kulturno dobro od opšteg interesa za Republiku Srbiju koje, kao takvo, uživa posebnu zaštitu utvrđenu zakonom a takođe je predviđeno da je i delatnost zaštite arhivske građe od opšteg interesa za Republiku Srbiju. Veoma važne odredbe ovog člana su i one kojima se predviđa da se sredstva za zaštitu i čuvanje arhivske građe u svojini Republike Srbije obezbeđuju u budžetu Republike Srbije, autonomne pokrajine i jedinice lokalne samouprave. S obzirom da arhivi obavljaju zaštitu arhivske građe na teritoriji jedinica lokalne samouprave članom 5. predviđeno je da su jedinice lokalne samouprave na čijim teritorijama javni arhiv obavlja poslove zaštite arhivske građe u skladu sa rešenjem iz člana 52. stav 2. ovog zakona, dužne da zajednički obezbede prostor za rad, odnosno obavljanje delatnosti arhiva i smeštajni prostor za arhivsku građu.

Odredbe člana 6. imaju za cilj da obezbede očuvanje arhivske građe i dokumentarnog materijala koji se trajno čuva. Arhivska građa se čuva trajno u obliku u kojem je nastala. S tim u vezi je i odredba koja predviđa zabranu uništenja ili oštećenja arhivske građe i dokumentarnog materijala koji se trajno čuva iz kojeg nije izvršeno odabiranje arhivske građe bez obzira da li je mikrofilmovan ili digitalizovan.

Odredbama člana 7. Predloga zakona po prvi put je definisan Arhivski fond Republike Srbije, koji je pod zaštitom Republike Srbije, kao i mere za njegovu dopunu.

Predloženom odredbom člana 8. Predloga zakona predviđa se obrazovanje Tela za koordinaciju rada arhiva Republike Srbije koje je zamišljeno kao telo koje treba da pomogne funkcionisanju arhiva u Republici Srbiji, odnosno u rešavanju praktičnih problema.

 ARHIVSKA GRAĐA I DOKUMENTARNI MATERIJAL (čl. 9 - 44) je najobimniji deo Predloga zakona koji obuhvata odredbe kojima se uređuju: obaveze stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala; nadležnost i obaveze arhiva; dostupnost i korišćenje arhivske građe u arhivima.

1. Obaveze stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala (čl. 9 - 21)

Odredbama predloženog člana 9. Predloga zakona su utvrđene obaveze stvaralaca i imalaca arhivske građe i dokumentarnog materijala. Predloženim članom 10. Predloga zakona uređuje se nedeljivost arhivskog fonda, odnosno predviđena je obaveza stvaraoca i imaloca arhivske građe i dokumentarnog materijala da arhivsku građu čuvaju kao celinu-arhivski fond.

Obaveze stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku su po prvi put uređene zakonom koji uređuje arhivsku građu i važne su naročito zbog značaja očuvanja arhivske građe u elektronskom obliku. Predloženim čl. 11 - 12. Predloga zakona uređene su obaveze stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku, ali i uspostavljanje i vođenje elektronskog arhiva u Državnom centru za čuvanje i upravljanje podacima.

Članom 13. Predloga zakona je predviđeno ograničnjenje u pogledu postupanja sa arhivskom građom u elektronskom obliku koja je nastala radom državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova, i imalaca javnih ovlašćenja, koja se može, pre predaje, privremeno dati na čuvanje samo državnom organu, organizaciji i pružaocu usluge kvalifikovanog elektronskog čuvanja.

U članu 14. Predloga zakona su predviđena opšta akta o upravljanju dokumentima koje donose stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala. Pored obaveze donošenja opšteg akta o evidentiranju, klasifikovanju, arhiviranju i čuvanju arhivske građe i dokumentarnog materijala (tačka 1) i liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja (tačka 2) koja praktično predstavlja popis kategorija dokumenata gde je za svaku kategoriju određen rok čuvanja, ovim članom je predviđena i obaveza donošenja opšteg akta o evidentiranju, zaštiti i korišćenju elektronskih dokumenata (tačka 3) jer se postupanje sa njima razlikuje od postupanja sa dokumentima koji su izvorno nastali u papiru. Istim članom se predviđa nadležnost javnih arhiva da daju saglasnost na liste kategorija stvaralaca u njihovoj nadležnosti jer se na osnovu listi kategorija praktično određuje šta će u Republici Srbiji biti trajno sačuvano od dokumenata a šta će biti uništeno, što je izuzetno važno pitanje.

Član 15. Predloga zakona odnosi se na podzakonska akta o upravljanju dokumentima u državnim i drugim organima s tim što su prepoznate specifičnosti u okviru poslova pravosuđa, zdravstva, prosvete i spoljnih poslova zbog brojnih specifičnih akata, evidencija i drugih dokumenata koja nastaju u njihovom obavljanju zbog čega se posebno predviđa nadležnost odgovarajućih ministarstava da donesu opšta akta i posebne liste kategorija sa rokovima čuvanja samo za te poslove. Odredbama člana 16. Predloga zakona se uređuje odabiranje arhivske građe i uništavanje dokumentarnog materijala kome je istekao rok čuvanja, kao i nadležnost javnih arhiva koji daju odobrenje za njegovo uništenje.

Član 17. sadrži izuzetno važne odredbe koje se odnose na predaju arhivske građe nadležnom javnom arhivu. Osnovno pravilo je da se sređena i popisana arhivska građa predaje na čuvanje nadležnom javnom arhivu po isteku 30 godina od dana njenog nastanka s tim što nadležni javni arhiv može odlučiti da se u pojedinim slučajevima produži navedeni rok, odnosno navedeni rok se može skratiti sporazumom između nadležnog javnog arhiva i stvaraoca, odnosno imaoca arhivske građe. Zbog specifičnosti poslova koje obavlja, predviđeno je da se organ uprave nadležan za unutrašnje poslove stara o čuvanju arhivske građe nastale u njegovom radu u za to posebno obrazovanom arhivskom odeljenju, a može je pod uslovima koje sam odredi predati u celini nadležnom javnom arhivu.

Obaveze prilikom predaje arhivske građe uređene su odredbama predloženog člana 18. Predloga zakona. Ovde je važno naglasiti da se posebno predviđa dužnost stvaraoca i imaoca arhivske građe u elektronskom obliku koja zbog svojih specifičnosti, prilikom predaje mora biti upotrebljiva.

Imajući u vidu potrebu da se sačuva velika količina arhivske građe koja je nastala u okviru delatnosti subjekata koji su prestali sa radom, ovaj zakon reguliše i predaju arhivske građe i dokumentarnog materijala, nastalih u radu stvaralaca i imalaca koji su prestali sa radom (član 19).

Neispunjenje obaveze predaje arhivske građe uređuje se predloženim članom 20. Predloga zakona a članom 21. Predloga zakona su uređene obaveze stvaralaca i imalaca u vezi sa preduzimanjem mera zaštite u slučaju rizika od katastrofa i vanrednih situacija.

2. Nadležnost i obaveze arhiva (čl. 22 - 37)

Članom 22. Predloga zakona uređene su nadležnosti javnih arhiva a članom 23. se detaljno uređuje način obavljanja stručnog nadzora nad evidentiranjem, klasifikovanjem, odabiranjem, arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i zaštitom arhivske građe, odnosno nad njenim odabiranjem iz dokumentarnog materijala, koji se nalazi kod stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala. Ovim članom se uređuje postupanje ovlašćenog lica u vršenju poslova stručnog nadzora, donošenje odgovarajućih akata u vršenju tog nadzora, kontrola sprovođenja naloženih mera i nadležnost javnih arhiva za podnošenje krivične prijave ili zahteva za pokretanje prekršajnog postupka.

Predlog zakona sadrži u članu 24. Predloga zakona i upućujuće odredbe (koje se odnose na kategorizaciju arhivske građe) na zakon kojim se uređuje zaštita kulturnih dobara jer je postupak kategorizacije svih vrsta kulturnih dobara pa i arhivske građe materija tog zakona. Odredbama člana 25. Predloga zakona se uređuje nadležnost za vođenje registara arhivske građe i Centralnog registra, upis podataka u registre i druga pitanja od značaja za njihovo vođenje.

Članom 26. Predloga zakona uređuje se izrada informativnih sredstava o arhivskoj građi u arhivima a članom 27. Predloga zakona predviđaju evidencije koje je svaki arhiv dužan da vodi. Revizija fondova i zbirki koje se nalaze u arhivima uređena je članom 28. Predloga zakona. Mere zaštite arhivske građe definisane su članom 29. Predloga zakona.

Preventivna zaštita kao skup mera i postupaka kojima se usporava prirodno propadanje arhivske građe je izuzetno važna i to ne samo u arhivima, nego i kod stvaralaca i imalaca arhivske građe i ona je uređena članom 30. Predloga zakona.

Član 31. Predloga zakona uređuje mikrofilmovanje i digitalizaciju arhivske građe. Konzervacija i restauracija arhivske građe uređene su članom 32. Predloga zakona.

Imajuću u vidu značaj arhivske građe koja se nalazi u arhivima, predviđena je i obaveza arhiva da izradi plan zaštite i spasavanja arhivske građe u vanrednim situacijama, sa posebnim merama za arhivsku građu od izuzetnog značaja u skladu sa posebnim propisima (član 33).

S obzirom da postoji i arhivska građa stranog porekla koja se nalazi u inostranstvu a koja je od značaja za istoriju srpskog naroda i Srbije, predviđena je nadležnost javnih i specijalnih arhiva da vrše njeno istraživanje i kopiranje (član 34), kao i kulturno-obrazovna delatnost arhiva u inostranstvu (član 35).

Predlogom zakona se uređuje i obaveza arhiva da se stara o stručnom usavršavanju zaposlenih (član 36) a izdavanje časopisa i arhivska biblioteka članom 37. Predloga zakona.

3. Korišćenje arhivske građe u arhivima (čl. 38 - 44)

Opšti rok dostupnosti arhivske građe je 30 godina od dana njenog nastanka s tim što su predviđeni i slučajevi kada je građa dostupna za korišćenje i pre isteka tog roka (član 38) kao i posebni rokovi dostupnosti za određene kategorije arhivske građe (član 39). Pri tom je istim članom predviđeno da se dostupnost i korišćenje arhivske građe i dosijea lica nastalih u radu službi bezbednosti uređuju posebnim zakonom.

Članom 40. Predloga zakona je predviđeno davanje odobrenja za korišćenje arhivske građe kao i pravo žalbe. Osnovni princip, kada je u pitanju dostupnost i korišćenje arhivske građe u arivima je sadržan u odredbi stava 1. člana 41. kojom je utvrđeno da svi imaju pravo da pod jednakim uslovima koriste arhivsku građu koja se čuva u arhivima. Kada postoje kopije arhivske građe (mikrofilmske ili digitalne) originali se ne daju na korišćenje da bi se sprečilo i usporilo njihovo propadanje usled korišćenja, s tim što je predviđen i izuzetak od ovog pravila (ako to zahteva naučni metod rada). Arhivi daju arhivsku građu na korišćenje ali nemaju obavezu da istražuju arhivsku građu koju poseduju za potrebe korisnika. Na zahtev korisnika javni arhiv izdaje uverenja, overene kopije i prepise dokumenata čije originale čuva i koji imaju dokaznu snagu javne isprave u skladu sa Zakonom o opštem upravnom postupku (član 42). Ograničenja u pogledu korišćenja arhivske građe su uređena članom 43. Predloga zakona a posebno su uređene i mogućnosti korišćenja arhivske građe van arhiva, odnosno njeno privremeno iznošenje iz zemlje na osnovu rešenja Ministarstva o privremenom iznošenju arhivske građe u inostranstvo (član 44).

ORGANIZACIJA ARHIVSKE DELATNOSTI (čl. 45 - 64) je deo zakona koji sadrži odredbe o osnivanju arhiva i njihovim organima, vrstama arhiva, matičnosti, Državnom arhivu Srbije, Arhivskom savetu, stručnim arhivskim zvanjima.

1.         Osnivanje i organi arhiva (čl. 45 - 49)

Arhivi se mogu osnovati kao: javni, specijalni i privatni. Javne arhive osniva, odnosno osnivačka prava vrši Republika Srbija, osim Arhiva Vojvodine i Istorijskog arhiva Begrada čiji su osnivači Autonomna pokrajina Vojvodina, odnosno Grad Beograd, dok osnivač privatnog arhiva može biti pravno i fizičko lice. Osnivač specijalnog arhiva se utvrđuje posebnim zakonom jer se specijalni arhivi i osnivaju posebnim zakonima (čl. 45 - 46).

Dužnosti osnivača su precizno definisane članom 47. Predloga zakona, kao i neophodni uslovi da bi arhiv mogao da počne sa radom (član 48) koji se odnose na prostor za rad i smeštaj arhivske građe, objekte i odgovarajuću opremu, minimalni broj zaposlenih na stručnim arhivističkim poslovima i finansiranje rada arhiva i redovne delatnosti. Bliže uslove propisuje ministar jer su u svakom konkretnom slučaju oni u vezi sa količinom arhivske građe, nadležnošću arhiva i drugim kriterijumima na osnovu kojih se uslovi mogu razlikovati za različite arhive.

Organi arhiva kao ustanova kulture određeni su Zakonom o kulturi: direktor, Upravni odbor i Nadzorni odbor pa ih shodno tome predviđa i ovaj zakon (član 49) i upućuje da se imenovanje direktora arhiva, imenovanje vršioca dužnosti direktora arhiva, nadležnosti, prestanak dužnosti i drugo, utvrđuje na način i po postupku propisanim odredbama zakona kojim se uređuje oblast kulture.

2.         Arhivi (čl. 50 - 55)

Javni arhivi su nabrojani u članu 50. Predloga zakona (Državni arhiv Srbije, Arhiv Jugoslavije, Vojni arhiv, pokrajinski arhivi, međuopštinski arhivi i arhivi jedinica lokalne samouprave). Odredbe kojima se uređuje nadležnost i osnivanje specijalnih arhiva sadrži član 51. Predloga zakona.

Javni arhivi, osim Vojnog arhiva, čine mrežu arhiva Republike Srbije, a njihovu teritorijalnu nadležnost utvrđuje ministar rešenjem (član 52) koje se objavljuje u "Službenom glasniku Republike Srbije", odnosno u "Službenom listu AP Vojvodine".

Arhivski informacioni sistem je uređen članom 53. Predloga zakona i upravljanje zajedničkom informaciono-komunikacionom infrastrukturom za potrebe stvaranja, primanja, evidentiranja, arhiviranja, čuvanja i korišćenja elektronskih i svih drugih oblika i vrsta dokumenata, u neograničenom vremenskom periodu. Način vođenja i sadržaj arhivskog informacionog sistema uređuje se posebnim zakonom.

Odrebama o nadzoru (član 54) predviđeno je da nadzor nad radom arhiva vrši Ministarstvo, odnosno nadležni organi autonomnih pokrajina, kao poveren posao. Nadzor nad radom arhiva za potrebe odbrane i Vojske Srbije vrši ministarstvo nadležno za poslove odbrane.

Nadzor nad stručnim radom javnih arhiva u Republici Srbiji, osim nad Arhivom Jugoslavije i Vojnim arhivom, obavljaju matični arhivi kao povereni posao. Nadzor nad stručnim radom Arhiva Vojvodine i Arhiva Kosova i Metohije obavlja Državni arhiv Srbije, kao i nadzor nad stručnim radom specijalnih i privatnih arhiva u Republici Srbiji (član 55).

3.         Matičnost arhiva (čl. 56 - 61)

Ovim zakonom se uvodi i pojam matičnosti, odnosno utvrđuju se matični arhivi (Državni arhiv Srbije, Arhiv Vojvodine, Arhiv Kosova i Metohije). Matični arhiv, pored poslova koje obavljaju svi arhivi, obavlja i druge poslove utvrđene članom 56. ovog zakona.

Obaveze Državnog arhiva Srbije definisane su članom 57. Predloga zakona. Za obavljanje pojedinih poslova, odnosno novih nadležnosti koji se uvode ovim zakonom, neophodno je osnivanje posebnih organizacionih jedinica u Državnom arhivu Srbije (Odeljenje za arhivsku građu u elektronskom obliku i Matična služba).

Članom 58. Predloga zakona predviđeno je i obrazovanje Arhivskog saveta kao stručnog savetodavnog tela Državnog arhiva Srbije koje ima devet članova (član 59) koji se biraju se iz reda uglednih i afirmisanih stručnjaka u arhivskoj delatnosti.

Nadležnost Arhivskog saveta i rad ovog tela precizirani su čl. 60. i 61. Predloga zakona.

4. Stručna arhivska zvanja (čl. 62 - 64)

Predložene odredbe čl. 62 - 64 uređuju uslove za obavljanje stručnih arhivskih poslova, polaganje stručnog ispita i stručna zvanja.

Uslov za obavljanje stručnih arhivskih poslova je odgovarajuće obrazovanje i položen stručni arhivistički ispit (član 62). Član 63. uređuje polaganje stručnog ispita kojim se stiču se osnovna stručna zvanja: arhivski pomoćnik, tehničar restaurator papira, viši arhivski pomoćnik, arhivist i konzervator papira (član 64) u zavisnosti od obrazovanja dok se viša stručna zvanja (arhivski pomoćnik prve vrste, viši tehničar restaurator papira, viši arhivski pomoćnik prve vrste, viši arhivist i arhivski savetnik, konzervator papira savetnik) stiču dodelom. Za dodelu viših stručnih zvanja nadležna je Komisija koju obrazuje ministar, a on propisuje i uslove i postupak za sticanje viših stručnih zvanja.

KAZNENIM ODREDBAMA (čl. 65 - 66) predviđene su kazne za prekršaje. Nadležni javni arhiv ima pravo aktivne legitimacije u pogledu ostvarivanja mera zaštite i korišćenja kulturnih dobara i podnošenja zahteva za pokretanje krivičnog i prekršajnog postupka.

PRELAZNIM I ZAVRŠNIM ODREDBAMA (čl. 67 - 75) predviđen je rok od godinu dana od dana stupanja na snagu ovog zakona da arhivi usklade svoju organizaciju i rad sa odredbama ovog zakona (član 67).

Predviđeno je i da će se organizacija, rad, opšta akta i organi Vojnog arhiva uskladiti sa odredbama ovog zakona i propisima koji uređuju oblast odbrane i Vojsku Srbije, u roku od godinu dana od dana stupanja na snagu ovog zakona.

Prelaznim i završnim odredbama je predviđeno da Republika Srbija preuzima osnivačka prava nad javnim arhivima čiji je osnivač autonomna pokrajina, jedinica lokalne samouprave, osim nad Arhivom Vojvodine i Istorijskim arhivom Beograda, kada se steknu uslovi za preuzimanje obezbeđivanjem sredstva u budžetu Republike Srbije.

Većina arhiva je od prelaska na finansiranje od strane lokalnih samouprava dovedena u veoma težak položaj. Imajući u vidu značaj dokumenata, odnosno arhivske građe koja je često poslednja brana falsifikovanju istorije, brisanju nacionalnog identiteta i pamćenja, potiranju tragova o postojanju države, nestajanju dokaza o granicama, načinu života i vrednostima koje su postojale u jednom društvu, arhivi koji se nalaze u teškom položaju prelaze u nadležnost Republike Srbije.

Veoma važna odredba ovog člana je i odredba koja predviđa da su osnivači arhiva dužni da obezbede dodatna sredstva i povećanje broja zaposlenih za izvršenje novih obaveza utvrđenih ovim zakonom jer su se često u prošlosti arhivi suočavali sa problemom nametanja novih obaveza brojnim zakonima bez odgovarajućeg povećanja broja zaposlenih i jačanja drugih kapaciteta, naprotiv, u arhivima je poslednjih decenija došlo do drastičnog smanjenja broja zaposlenih.

Članom 68. predviđeno je da služba Vlade nadležna za projektovanje, usklađivanje, razvoj i funkcionisanje sistema elektronske uprave i informacionih sistema i infrastrukture organa (do obezbeđivanja uslova i kapaciteta Državnog arhiva za uspostavljanje i vođenje elektronskog arhiva u Državnom centru za čuvanje i upravljanje podacima) obavlja poslove iz člana 12. ovog zakona. Do obezbeđivanja uslova za elektronsko arhiviranje i dugotrajno i pouzdano čuvanje, arhivska građa koja je izvorno nastala u elektronskom obliku vršiće se prema odredbama zakona koji se primenjivao do početka primene ovog zakona a najkasnije do 1. oktobra 2020. godine (član 69).

Mikrofilmovanje arhivske građe arhivi su dužni da obave bez odlaganja a najkasnije u roku od 10 godina od dana stupanja na snagu ovog zakona u cilju zaštite (član 70).

Član 71. Predloga zakona sadrži prelazne odredbe koje se odnose obavezu polaganja stručnog ispita.

Odredbe člana 72. Predloga zakona odnose se na obaveze pravnih subjekata koji su do postupka privatizacije bili u društvenoj ili državnoj svojini koje imaju za cilj očuvanje velike količine arhivske građe koja je u praksi često izložena propadanju dok se nalazi kod imalaca.

Podzakonski propisi za sprovođenje ovog zakona doneće se u roku od godinu dana od dana stupanja na snagu ovog zakona (član 73). Odredbama čl. 74. i 75. predviđen je prestanak važnosti određenih zakona, odnosno pojedinih zakonskih odredaba, kao i stupanje na snagu i primena ovog zakona.

IV. PROCENA FINANSIJSKIH SREDSTAVA POTREBNIH ZA SPROVOĐENjE ZAKONA

Za sprovođenje Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti nije potrebno obezbediti dodatna sredstva u budžetu Republike Srbije za 2019. godinu, jer je ovim zakonom predviđena njegova odložena primena, godinu dana od dana stupanja na snagu, tako da se očekuje da će se sa primenom Zakona početi 2020. godine. U skladu sa tim, u budžetu Republike Srbije za 2020. i 2021. godinu sredstva će biti planirana prema realnim parametrima.

U arhivskoj delatnosti u Srbiji postoji iskustvo sa dva isprobana modela finansiranja delatnosti: finansiranje arhiva od strane Republike Srbije i finansiranje arhiva od strane lokalnih samouprava (od 2002. godine). Drugi model se pokazao kao veoma loš, s obzirom da je većinu arhiva doveo na ivicu održivosti i ugrozio očuvanje arhivske građe, kao dobra od opšteg interesa. Imajući u vidu da je zaštita arhivske građe opšti interes, dopuštanje daljeg propadanja većine arhiva, a samim tim i arhivske građe, imaće dalekosežne štetne posledice kako za kulturu, odnosno očuvanje kulturnog nasleđa, tako i za građane u ostvarivanju svojih prava (iz radnih odnosa, imovinskih prava, ličnih prava, porodično-pravnih odnosa i dr.) usled nemogućnosti obezbeđivanja dokaza sadržanih u arhivskoj građi. Predloženi koncept finansiranja u Predlogu zakona predstavlja osnovni cilj njegovog donošenja pa bi opredeljivanje za postojeći model finansiranja od strane lokalnih samouprava bilo necelishodno i nelogično s obzirom na sve negativne implikacije koje je pokazao u dosadašnjoj praksi. Ostajanje pri važećem rešenju u pogledu osnivačkih prava i izvora finansiranja javnih arhiva imalo bi za posledicu nedovoljno i neujednačeno finansiranje koje bi nužno dovelo do daljeg urušavanja arhivske delatnosti i nemogućnosti zaštite arhivske građe, ali i nemogućnosti obavljanja novih nadležnosti arhiva utvrđenih Predlogom zakona.

Iz navedenih razloga je rešenje da osnivačka prava nad javnim arhivima čiji je osnivač autonomna pokrajina, jedinica lokalne samouprave, izuzev nad Arhivom Vojvodine i Istorijskim arhivom Beograda, preuzme Republika Srbija kada se steknu uslovi za preuzimanje obezbeđivanjem sredstva u budžetu Republike Srbije kako je predviđeno u članu 67. Predloga zakona nužno, s obzirom na to da će se na ovaj način obezbediti ostvarivanje opšteg interesa kroz obavljanje delatnosti arhiva na jedinstven način.

Predviđene su nove obaveze sadržane u odredbama Predloga zakona: mere za dopunu Arhivskog fonda Republike Srbije (član 7); kontrola upotrebljivosti sadržaja elektronske arhivske građe prilikom predaje arhivu (član 18); kontrola izvršenja mera zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala u slučaju vanrednih situacija (član 21); obavljanje poslova izgradnje i razvoja informacionog sistema arhiva (član 22); obavljanje novih poslova u okviru stručnog nadzora (član 23); vođenje novih vrsta evidencija koje je arhiv dužan da vodi (član 27); obavljanje sigurnosnih i zaštitna snimanja arhivske građe koje vrši arhiv; digitalizacija arhivske građe u cilju davanja digitalnih kopija na korišćenje umesto originala, kao i njihovo korišćenje u okviru informacionog sistema, radi lakšeg pretraživanja i objavljivanja (član 31); izrađivanja planova zaštite i spasavanja arhivske građe u vanrednim situacijama (član 33); vrši istraživanje i kopiranje arhivske građe stranog porekla u inostranstvu (član 34); povezivanje arhiva u jedinstveni informacioni sistem (član 53), nadzor nad stručnim radom specijalnih i privatnih arhiva (član 55), poslovi matičnih arhiva (član 56), nove nadležnosti Državnog arhiva Srbije (član 57), mikrofilmovanje arhivske građe (član 70) i dr. U tom smislu neophodna su dodatna sredstva za povećanje broja zaposlenih u arhivima, kao i za nabavku dodatne opreme i finansiranje pojedinih poslova za čije su izvršenje zakonom utvrđeni rokovi (npr. mikrofilmovanje). O ozbiljnosti problema nedostatka kadra u arhivima najbolje svedoči podatak da je u arhivima u Republici Srbiji trenutno zaposleno samo 687 lica od kojih na stručnim poslovima u arhivskoj delatnosti radi samo 523 zaposlenih. Većina arhiva u Republici Srbiji obavlja svoju delatnost u veoma teškim uslovima, sa neodgovarajućim prostorom za smeštaj arhivske građe, sa nedostatkom stručnog kadra, zastarelom opremom i problemima finansiranja. S obzirom da je većina arhiva od prelaska na finansiranje od strane lokalnih samouprava (od 2003. godine) dovedena u izuzetno težak položaj, imajući u vidu značaj arhivske građe, Predlogom zakona je predviđeno da Republika Srbija preuzme osnivačka prava nad javnim arhivima čiji je osnivač autonomna pokrajina, jedinica lokalne samouprave, osim nad Arhivom Vojvodine i Istorijskim arhivom Beograda, (član 67) usled čega je potrebno predvideti dodatna sredstva u budžetu Republike Srbije za finansiranje delatnosti svih javnih arhiva.

Utvrđivanje stručne osposobljenosti koje se vrši polaganjem stručnog ispita je već postojeće rešenje predviđeno važećim Zakonom o kulturnim dobrima te Komisija za polaganje stručnog ispita u arhivskoj delatnosti nije novo telo koje bi se obrazovalo na osnovu budućeg zakona. Važećim Zakonom o kulturnim dobrima je predviđeno da (član 66) poslove u okviru delatnosti zaštite kulturnih dobara mogu obavljati lica s odgovarajućom stručnom spremom i položenim stručnim ispitom. Komisija za polaganje stručnog ispita u arhivskoj delatnosti i Komisija za dodelu viših stručnih zvanja u arhivskoj delatnosti su neophodne s obzirom da poslove u okviru delatnosti zaštite kulturnih dobara mogu obavljati samo lica s odgovarajućom stručnom spremom i položenim stručnim ispitom. Te komisije ne obavljaju tekuće poslove iz delokruga rada korisnika budžetskih sredstava. Bez navedenih komisija neće postojati stručni kadar bez kojih obavljanje poslova u arhivskoj delatnosti nije moguće. Ove komisije ne proizvode finansijske efekte.

Telo za koordinaciju rada arhiva Republike Srbije (član 8. Predloga zakona) je telo nadležno za saradnju i koordinaciju rada organa države uprave i Državnog arhiva Srbije, javnih i specijalnih arhiva sa veoma značajnom ulogom u situacijama kada je neophodna hitna reakcija u pogledu zaštite arhivske građe (na primer u slučaju elementarnih nepogoda, i dr.) i svim drugim situacijama kada se može pretpostaviti da arhivi samostalno ne bi mogli da reše probleme koji bi imali za posledicu oštećenje ili uništenje arhivske građe, čija se nadležnost ne može preklapati sa organom upravljanja arhiva imajući u vidu da je reč o međuresornom telu koje nema upravljačke nadležnosti. Ovo telo ne proizvodi finansijske efekte.

Kada je u pitanju formiranje Arhivskog saveta (član 58), imajući u vidu značaj arhivske građe za državu i njene građane ali i brojne nove uloge koje će arhivi preuzeti, kao što je npr. prijem i zaštita arhivske građe u elektronskom obliku i veoma odgovorni poslovi za koje je neophodno donošenje brojnih stručnih uputstava, neophodno je da se obezbedi jedinstven način rada kroz stručna uputstva, primenu međunarodnih propisa i standarda zbog čega je neophodno formiranje ovakvog tela od najuglednijih stručnjaka u arhivskoj delatnosti. Od rada ovog tela će u velikoj meri zavisiti i praktična primena zakona. Ovo telo ne proizvodi finansijske efekte.

Dodatna sredstva za sprovođenje ovog zakona u 2020. godini neophodno je obezbediti u budžetu Republike Srbije za finansiranje tekućih rashoda i izdataka i ostvarivanje programa 28 javnih arhiva (Istorijski arhiv Bela Crkva; Istorijski arhiv Valjevo; Istorijski arhiv "31. januar" Vranje; Istorijski arhiv "Timočke krajine" Zaječar; Istorijski arhiv Zrenjanin; Istorijski arhiv "Srednje pomoravlje" Jagodina; Istorijski arhiv Kikinda; Istorijski arhiv "Šumadije" Kragujevac; Istorijski arhiv Kraljeva; Istorijski arhiv Kruševac; Istorijski arhiv Leskovac; Istorijski arhiv "Krajine, Ključa i Poreča" Negotin; Istorijski arhiv Niš; Istorijski arhiv "Ras" Novi Pazar; Istorijski arhiv Novi Sad; Istorijski arhiv Pančevo; Istorijski arhiv Pirot; Istorijski arhiv Požarevac; Istorijski arhiv "Toplice" Prokuplje; Istorijski arhiv Senta; Istorijski arhiv Smederevo; Istorijski arhiv Smederevska Palanka; Istorijski arhiv Sombor; Istorijski arhiv "Srem" Sremska Mitrovica; Istorijski arhiv Subotica; Istorijski arhiv Užice; Međuopštinski istorijski arhiv; Međuopštinski istorijski arhiv Šabac) nad kojima osnivačka prava preuzima Republika Srbija po osnovu ovog zakona (722.700.000 dinara); dodatna sredstva i povećanje broja zaposlenih u arhivima za izvršenje novih obaveza utvrđenih ovim zakonom; obavljanje poslova u okviru napred navedenih novih nadležnosti utvrđenih ovim zakonom.

Dodatna sredstva za sprovođenje ovog zakona u 2021. godini neophodno je obezbediti u budžetu Republike Srbije za finansiranje tekućih rashoda i izdataka i ostvarivanje programa javnih arhiva nad kojima osnivačka prava preuzima Republika Srbija po osnovu ovog zakona; dodatna sredstva i povećanje broja zaposlenih u arhivima za izvršenje novih obaveza utvrđenih ovim zakonom; obavljanje poslova u okviru napred navedenih novih nadležnosti utvrđenih ovim zakonom.

Nove obaveze su predviđene i članovima koji se odnose na nadzor nad stvaraocima arhivske građe i u elektronskom obliku (član 23) u pogledu izvršavanja njihovih obaveza (član 9), kontrolu upotrebljivosti sadržaja arhivske građe u elektronskom obliku prilikom njene predaje nadležnom javnom arhivu (član 18), čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku (član 22) i dr.

Za uspostavljanje i vođenje elektronskog arhiva u Državnom centru za čuvanje i upravljanje podacima sredstva će biti obezbeđena iz sredstava zajma Međunarodne banke za obnovu i razvoj, u 2020. godini. Naime, deo aktivnosti neophodnih za implementaciju Predloga zakona finansiraće se iz sredstava zajma Međunarodne banke za obnovu i razvoj i to 91%, a ostalih 9% prema opredeljenim sredstvima Budžeta na razdelu 3 - Vlada, Glava 3.24 - Kancelarija za informacione tehnologije i elektronsku upravu, Program 0614 - Informacione tehnologije i elektronska uprava, funkcija 140 - Osnovno istraživanje, u okviru Projekta - Unapređenje usluga elektronske uprave.

Budžetska sredstva za te namene planiraće se u skladu sa bilansnim mogućnostima i okviru limita rashoda i izdataka koji se za sve budžetske korisnike utvrđuju od strane Ministarstva finansija u procesu priireme i donošenja zakona o budžetu. Pri tome je potrebno imati u vidu član 48. stav 5. Zakona o budžetskom sistemu ("Službeni glasnik RS", br. 54/09, 73/10, 101/10, 101/11, 93/12, 62/13, 63/13 - ispravka, 108/13, 142/14, 68/15 - dr. zakon, 103/15, 99/16, 113/17, 95/18 i 31/19) kojim je propisano da će se, u slučaju kada ss tokom godine donesu zakoni i drugi propisi na osnovu kojih nastaju nove obaveze za budžet, sredstva osigurati u budžetu za sledeću budžetsku godinu u skladu sa projekcijama i mogućnostima.

ANALIZA EFEKATA ZAKONA

1. Problemi koje zakon treba da reši

Arhivi su ustanove čija je delatnost regulisana Zakonom o kulturnim dobrima ("Službeni glasnik RS", br. 71/94, 52/11-dr.zakoni i 99/11-dr.zakon). Na teritoriji Republike Srbije radi 38 arhiva. Ministarstvo kulture i informisanja ima osnivačka prava nad 2 arhiva, a stara se i o uslovima za rad 6 arhiva sa teritorije Kosova i Metohije. Centralna arhivska ustanova je Arhiv Srbije. Teritorijalna nadležnost arhiva regulisana je Rešenjem o utvrđivanju teritorije arhiva ("Službeni glasnik RS", broj 7/96).

Arhivi su ustanove zaštite koje imaju i upravna ovlašćenja, odnosno vrše stručni nadzor nad postupanjem sa arhivskom građom kod njenih stvaralaca i izdaju uverenja o činjenicama sadržanim u arhivskoj građi. Mreža arhiva je neravnomerno razvijena i neujednačena, nadležnost arhiva je u rasponu od samo jedne do čak deset opština. Do velikih promena u načinu funkcionisanja i uslovima za stručni rad lokalnih arhiva došlo je nakon njihovog prelaska u nadležnost opštinskih vlasti 2003. godine. Uslovljeni finansiranjem lokalnih vlasti veliki broj arhiva radi u teškim uslovima. Iako im se nadležnost prostire u više jedinica lokalne samouprave, teret finansiranja rada arhiva pretežno nose gradovi, odnosno opštine u kojima je sedište arhiva.

Većina arhiva više uopšte nema raspoloživi prostor u depoima za arhivsku građu koju treba da preuzme iz registratura. Usled toga, velika količina arhivske građe duže se zadržava u neadekvatnom prostoru izvan arhiva, gde je izložena riziku od uništenja ili oštećenja i nije dostupna korisnicima. Loše je stanje opremljenosti arhivskih depoa, od nedostatka polica za smeštaj arhivske građe do aparata potrebnih za kontrolu uslova u kojima se građa čuva. Najveći broj lokalnih arhiva funkcioniše sa malim brojem radnika. Za poslednjih deset godina došlo je do smanjenja broja zaposlenih u arhivima, uz istovremeno povećanje obima poslova. Arhiv Srbije je centralna ustanova zaštite koja vodi Centralni registar arhivske građe u koji je dosad upisano preko 20.000 arhivskih fondova i zbirki.

S obzirom na to da većina arhiva u Republici Srbiji obavlja svoju delatnost u veoma teškim uslovima, sa nedovoljnim prostorom za smeštaj arhivske građe, nedostatkom stručnog kadra, zastarelom opremom i problemima finansiranja, donošenjem zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti će biti stvorene institucionalne osnove za obezbeđivanje uslova neophodnih za obavljanje delatnosti zaštite arhivske građe i ravnomeran razvoj arhiva. Najveći broj arhiva zbog problema u vezi sa nedovoljnim finansiranjem od strane lokalnih samouprava nije u mogućnosti da na odgovarajući način obavlja svoju redovnu delatnost a pri tom je i broj zaposlenih u arhivima, uprkos povećanju obima poslova usled donošenja brojnih novih zakona (Zakon o rehabilitaciji, Zakon o vraćanju oduzete imovine i obeštećenju…), konstantno smanjivan pa su pojedini arhivi dovedeni na ivicu izdrživosti. Nedostatak prostora za prijem arhivske građe je među vodećim problemima koji direktno utiče na propadanje građe jer uslovi u kojima se nalazi kod stvaralaca često nisu odgovarajući.

Osim toga, sadašnji zakonski okvir iz 1994. godine (Zakon o kulturnim dobrima), je delimično zastareo i ne uređuje brojna pitanja koja su od značaja za rad arhiva. Zakonsko uređivanje obaveza stvaralaca i imalaca arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku, postupanje sa arhivskom građom kod pravnih subjekata koji su do postupka privatizacije bili u društvenoj ili državnoj svojini i brojna druga pitanja su potrebna u cilju očuvanja i zaštite velike količine veoma značajne arhivske građe. Neophodno je urediti i standardizaciju u oblasti informacionih sistema, odnosno utvrditi obaveze za stvaraoce i imaoce arhivske građe u elektronskom obliku da sprovode procedure i postupke vezane za upravljanje dokumentima, kao i da koriste informacione sisteme, koji garantuju zaštitu, autentičnost, verodostojnost, celovitost i upotrebljivost elektronskih dokumenata. Pri tom se mora imati u vidu problem ograničene trajnosti medija za čuvanje elektronskih dokumenata, različiti formati dokumenata, rapidno zastarevanje opreme za stvaranje i upravljanje elektronskim zapisima te konstantna evolucija informacionih tehnologija. U tom smislu potrebno je urediti postupke i procedure koje će omogućiti očuvanje ove vrste kulturnog nasleđa u svim oblicima u kojima nastaje i prevazilaženje navedenih izazova.

2. Ciljevi koji se donošenjem zakona postižu

1. Stvaranje zakonskog okvira koji će obezbediti potpunu zaštitu i očuvanje arhivske građe, bez obzira na oblik u kojem nastaje i gde se nalazi jedan je od osnovnih ciljeva koji će se postići donošenjem ovog zakona. Uređivanje ove materije zakonom će uticati i na razvoj svesti o važnosti očuvanja arhivske građe za buduće generacije, odnosno svesti da se najvažniji dokumenti moraju zaštititi od uništenja jer arhivski dokument predstavlja svojevrsno materijalno svedočansvo o postojanju, organizaciji i funkcionisanju države i društva, iz čega proizilazi i značaj koji ova vrsta dokumenata ima za nauku i kulturu, kao i za građane koji na osnovu podataka iz arhivske građe ostvaruju određena prava.

2. Utvrđivanje Arhivskog fonda Republike Srbije, kao dela nacionalnog i svetskog kulturnog nasleđa, kao i njegova dopuna dokumentima koji predstavljaju deo kulturnog nasleđa Republike Srbije a nalaze se van njene teritorije, kao i dokumentima i kopijama dokumenata stranih izvora koji se odnose na istoriju Srbije i srpskog naroda.

3. Zaokruživanje pravne regulative koja se odnosi na arhivsku građu izvorno nastalu u elektronskom obliku i to na način koji će garantovati njeno "preživljavanje" kroz vreme, odnosno očuvanje podataka koje ona sadrži.

4. Uređivanje rokova dostupnosti, uslova i načina korišćenja arhivske građe.

5. Poboljšanje uslova za rad arhiva kako bi mogli da: preuzimaju arhivsku građu sa područja svoje nadležnosti, registraturski je srede i arhivistički obrade, mikrofilmuju i digitalizuju, oštećenu građu konzerviraju i restauriraju, odnosno kako bi mogli da obavljaju svoju delatnost.

6. Jasno definisanje obaveza osnivača arhiva.

7. Regulisanje matične funkcije arhiva.

8. Uređivanje stručnih zvanja u arhivskoj struci.

9. Pooštravanje kaznene politike koje će doprineti zaštiti i očuvanju arhivske građe.

Arhiv se može osnovati i početi sa radom i obavljati delatnost ako su ispunjeni i posebni uslovi u pogledu:

1) prostora za rad i smeštaj arhivske građe, objekata i odgovarajuće opreme;

2) minimalnog broja zaposlenih na stručnim arhivističkim poslovima;

3) finansiranja rada arhiva i redovne delatnosti.

Ministar nadležan za kulturu (u daljem tekstu: ministar) propisuje bliže uslove iz stava 1. člana 48. Predloga zakona.

Ministarstvo rešenjem utvrđuje ispunjenost uslova za početak rada i obavljanje delatnosti arhiva utvrđenih ovim zakonom, a za područje autonomne pokrajine, nadležni pokrajinski organ, kao povereni posao, osim za arhive kojima je osnivač Republika Srbija.

3. Razmatrane mogućnosti da se problem reši i bez donošenja propisa

U toku analize razmatrano je nekoliko relevantnih mogućnosti:

1) status quo - nedonošenje Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti, odnosno nemenjanje važećeg Zakona o kulturnim dobrima,

2) izmene odnosno dopune Zakona o kulturnim dobrima kojim bi se izvršila korekcija dela uočenih problema ili

3) donošenje novog zakona koji bi u potpunosti regulisao ovu oblast.

Prva opcija nije održiva iz razloga što više nije moguće postojećim pravnim okvirom obezbediti potpunu zaštitu i očuvanje arhivske građe (naročito arhivske građe koja nastaje u elektronskom obliku).

Druga opcija bi podrazumevala izmene i dopune Zakona o kulturnim dobrima u pogledu niza pitanja koje taj zakon nedovoljno ili uopšte ne reguliše. Ovo ne bi bilo dobro rešenje imajući u vidu obim potrebnih izmena, odnosno dopuna, kao i činjenicu da Zakon o kulturnim dobrima ne uređuje samo zaštitu arhivske građe nego i zaštitu drugih vrsta kulturnih dobara, te je iz navedenih razloga celishodnije donošenje novog zakona koji bi u potpunosti regulisao oblast zaštite arhivske građe i organizaciju i funkcionisanje arhivske delatnosti.

4. Zašto je donošenje zakona najbolji način za rešavanje problema

Donošenje zakona je neophodno i jedino moguće rešenje za sveobuhvatno regulisanje sistema zaštite arhivske građe i organizaciju i funkcionisanje arhivske delatnosti ako imamo u vidu da se ne mogu na drugi način rešiti aktuelni problemi sa kojima se svakodnevno suočavaju arhivi u obavljanju delatnosti.

Imajući u vidu značaj arhivske građe i njene specifičnosti u odnosu na druge vrste kulturnih dobara, neophodno je sva pitanja u vezi njenog nastanka, čuvanja i zaštite urediti posebnim zakonom, kojim će istovremeno biti regulisana i prava i obaveze svih stvaralaca i imalaca arhivske građe, kao i ustanova kojima je osnovna delatnost njena zaštita.

5. Na koga će i kako će najverovatnije uticati rešenja u zakonu

- Na sva tri nivoa vlasti u našem sistemu (Republika Srbija, autonomne pokrajine, jedinice lokalne samouprave), jer se predviđa da Republika Srbija preuzima osnivačka prava nad javnim arhivima čiji je osnivač autonomna pokrajina, jedinica lokalne samouprave, osim nad Arhivom Vojvodine i Istorijskim arhivom Beograda kada se steknu uslovi za preuzimanje obezbeđivanjem sredstva u budžetu Republike Srbije:

1) Istorijski arhiv Bela Crkva;

2) Istorijski arhiv Valjevo;

3) Istorijski arhiv "31. januar" Vranje;

4) Istorijski arhiv "Timočke krajine" Zaječar;

5) Istorijski arhiv Zrenjanin;

6) Istorijski arhiv "Srednje pomoravlje" Jagodina;

7) Istorijski arhiv Kikinda;

8) Istorijski arhiv "Šumadije" Kragujevac;

9) Istorijski arhiv Kraljeva;

10) Istorijski arhiv Kruševac;

11) Istorijski arhiv Leskovac;

12) Istorijski arhiv "Krajine, Ključa i Poreča" Negotin;

13) Istorijski arhiv Niš;

14) Istorijski arhiv "Ras" Novi Pazar;

15) Istorijski arhiv Novi Sad;

16) Istorijski arhiv Pančevo;

17) Istorijski arhiv Pirot;

18) Istorijski arhiv Požarevac;

19) Istorijski arhiv "Toplice" Prokuplje;

20) Istorijski arhiv Senta;

21) Istorijski arhiv Smederevo;

22) Istorijski arhiv Smederevska Palanka;

23) Istorijski arhiv Sombor;

24) Istorijski arhiv "Srem" Sremska Mitrovica;

25) Istorijski arhiv Subotica;

26) Istorijski arhiv Užice;

27) Međuopštinski istorijski arhiv;

28) Međuopštinski istorijski arhiv Šabac.

- Na sve stvaraoce i imaoce arhivske građe i dokumentarnog materijala, koji će primenom ovog zakona na isti način primenjivati pravila, procedure i standarde u upravljanju svojom dokumentacijom i time omogućiti potpunu zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala koja nastaje njihovim radom;

- Na arhive od kojih se većina trenutno nalazi u veoma teškom položaju i obavlja svoju delatnost u neodgovarajućim uslovima i sa manjkom stručnog kadra.

6. Kakve troškove će primena zakona stvoriti građanima i privredi (naročito malim i srednjim preduzećima)

Primena zakona neće stvoriti nove troškove građanima i privredi kada je u pitanju postupanje sa dokumentima koji izvorno nastaju u papiru jer se obaveze koje su predviđene za stvaraoce i imaoce arhivske građe i dokumentarnog materijala bitno ne razlikuju od obaveza koje predviđaju postojeći propisi a koje se odnose na čuvanje, klasifikaciju, arhiviranje dokumenata, odabiranje arhivske građe, izlučivanje bezvrednog registraturskog materijala, predaju arhivske građe i dr.

Međutim, imajući u vidu da privreda u svom radu stvara i arhivsku građu koja izvorno nastaje u elektronskom obliku, ona će morati da se čuva u skladu sa odredbama ovog zakona i propisa kojima se uređuje pouzdano elektronsko čuvanje, kako bi se obezbedilo njeno očuvanje. U tom smislu privreda neće imati dodatne troškove osim onih koje već ima na osnovu primene propisa koji uređuju pouzdano elektronsko čuvanje.

Za sprovođenje Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti nije potrebno obezbediti dodatna sredstva u budžetu Republike Srbije za 2019. godinu, jer je ovim zakonom predviđena njegova odložena primena, godinu dana od dana stupanja na snagu, tako da se očekuje da će se sa primenom Zakona početi 2020. godine. U skladu sa tim, u budžetu Republike Srbije za 2020. i 2021. godinu sredstva će biti planirana prema realnim parametrima.

U arhivskoj delatnosti u Srbiji postoji iskustvo sa dva isprobana modela finansiranja delatnosti: finansiranje arhiva od strane Republike Srbije i finansiranje arhiva od strane lokalnih samouprava (od 2002. godine). Drugi model se pokazao kao veoma loš, s obzirom da je većinu arhiva doveo na ivicu održivosti i ugrozio očuvanje arhivske građe, kao dobra od opšteg interesa. Imajući u vidu da je zaštita arhivske građe opšti interes, dopuštanje daljeg propadanja većine arhiva, a samim tim i arhivske građe, imaće dalekosežne štetne posledice kako za kulturu, odnosno očuvanje kulturnog nasleđa, tako i za građane u ostvarivanju svojih prava (iz radnih odnosa, imovinskih prava, ličnih prava, porodično-pravnih odnosa...) usled nemogućnosti obezbeđivanja dokaza sadržanih u arhivskoj građi. Predloženi koncept finansiranja u Predlogu zakona predstavlja osnovni cilj njegovog donošenja pa bi opredeljivanje za postojeći model finansiranja od strane lokalnih samouprava bilo necelishodno i nelogično s obzirom na sve negativne implikacije koje je pokazao u dosadašnjoj praksi. Ostajanje pri važećem rešenju u pogledu osnivačkih prava i izvora finansiranja javnih arhiva imalo bi za posledicu nedovoljno i neujednačeno finansiranje koje bi nužno dovelo do daljeg urušavanja arhivske delatnosti i nemogućnosti zaštite arhivske građe, ali i nemogućnosti obavljanja novih nadležnosti arhiva utvrđenih Predlogom zakona.

Iz navedenih razloga je rešenje da osnivačka prava nad javnim arhivima čiji je osnivač autonomna pokrajina, jedinica lokalne samouprave, izuzev nad Arhivom Vojvodine i Istorijskim arhivom Beograda, preuzme Republika Srbija kada se steknu uslovi za preuzimanje obezbeđivanjem sredstva u budžetu Republike Srbije kako je predviđeno u članu 67. Predloga zakona nužno, s obzirom na to da će se na ovaj način obezbediti ostvarivanje opšteg interesa kroz obavljanje delatnosti arhiva na jedinstven način.

Predlogom zakona su predviđene nove obaveze sadržane u odredbama Predloga zakona: mere za dopunu Arhivskog fonda Republike Srbije (član 7); kontrola upotrebljivosti sadržaja elektronske arhivske građe prilikom predaje arhivu (član 18); kontrola izvršenja mera zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala u slučaju vanrednih situacija (član 21); obavljanje poslova izgradnje i razvoja informacionog sistema arhiva (član 22); obavljanje novih poslova u okviru stručnog nadzora (član 23); vođenje novih vrsta evidencija koje je arhiv dužan da vodi (član 27); obavljanje sigurnosnih i zaštitna snimanja arhivske građe koje vrši arhiv; digitalizacija arhivske građe u cilju davanja digitalnih kopija na korišćenje umesto originala, kao i njihovo korišćenje u okviru informacionog sistema, radi lakšeg pretraživanja i objavljivanja (član 31); izrađivanja planova zaštite i spasavanja arhivske građe u vanrednim situacijama (član 33); vrši istraživanje i kopiranje arhivske građe stranog porekla u inostranstvu (član 34); povezivanje arhiva u jedinstveni informacioni sistem (član 53), nadzor nad stručnim radom specijalnih i privatnih arhiva (član 55), poslovi matičnih arhiva (član 56), nove nadležnosti Državnog arhiva Srbije (član 57), mikrofilmovanje arhivske građe (član 70) i dr. U tom smislu neophodna su dodatna sredstva za povećanje broja zaposlenih u arhivima, kao i za nabavku dodatne opreme i finansiranje pojedinih poslova za čije su izvršenje zakonom utvrđeni rokovi (npr. mikrofilmovanje). O ozbiljnosti problema nedostatka kadra u arhivima najbolje svedoči podatak da je u arhivima u Republici Srbiji trenutno zaposleno samo 687 lica od kojih na stručnim poslovima u arhivskoj delatnosti radi samo 523 zaposlenih. Većina arhiva u Republici Srbiji obavlja svoju delatnost u veoma teškim uslovima, sa neodgovarajućim prostorom za smeštaj arhivske građe, sa nedostatkom stručnog kadra, zastarelom opremom i problemima finansiranja. S obzirom da je većina arhiva od prelaska na finansiranje od strane lokalnih samouprava (od 2003. godine) dovedena u izuzetno težak položaj, imajući u vidu značaj arhivske građe, Predlogom zakona je predviđeno da Republika Srbija preuzme osnivačka prava nad javnim arhivima čiji je osnivač autonomna pokrajina, jedinica lokalne samouprave, osim nad Arhivom Vojvodine i Istorijskim arhivom Beograda, (član 67) usled čega je potrebno predvideti dodatna sredstva u budžetu Republike Srbije za finansiranje delatnosti svih javnih arhiva.

Utvrđivanje stručne osposobljenosti koje se vrši polaganjem stručnog ispita je već postojeće rešenje predviđeno važećim Zakonom o kulturnim dobrima te Komisija za polaganje stručnog ispita u arhivskoj delatnosti nije novo telo koje bi se obrazovalo na osnovu budućeg zakona. Važećim Zakonom o kulturnim dobrima je predviđeno da (član 66.) poslove u okviru delatnosti zaštite kulturnih dobara mogu obavljati lica s odgovarajućom stručnom spremom i položenim stručnim ispitom. Komisija za polaganje stručnog ispita u arhivskoj delatnosti i Komisija za dodelu viših stručnih zvanja u arhivskoj delatnosti su neophodne s obzirom da poslove u okviru delatnosti zaštite kulturnih dobara mogu obavljati samo lica s odgovarajućom stručnom spremom i položenim stručnim ispitom. Te komisije ne obavljaju tekuće poslove iz delokruga rada korisnika budžetskih sredstava. Bez navedenih komisija neće postojati stručni kadar bez kojih obavljanje poslova u arhivskoj delatnosti nije moguće. Ove komisije ne proizvode finansijske efekte.

Telo za koordinaciju rada arhiva Republike Srbije (član 8. Predloga zakona) je telo nadležno za saradnju i koordinaciju rada organa države uprave i Državnog arhiva Srbije, javnih i specijalnih arhiva sa veoma značajnom ulogom u situacijama kada je neophodna hitna reakcija u pogledu zaštite arhivske građe (na primer u slučaju elementarnih nepogoda, i dr.) i svim drugim situacijama kada se može pretpostaviti da arhivi samostalno ne bi mogli da reše probleme koji bi imali za posledicu oštećenje ili uništenje arhivske građe, čija se nadležnost ne može preklapati sa organom upravljanja arhiva imajući u vidu da je reč o međuresornom telu koje nema upravljačke nadležnosti. Ovo telo ne proizvodi finansijske efekte.

Kada je u pitanju formiranje Arhivskog saveta (u članu 58. Predloga), imajući u vidu značaj arhivske građe za državu i njene građane ali i brojne nove uloge koje će arhivi preuzeti, kao što je npr. prijem i zaštita arhivske građe u elektronskom obliku i veoma odgovorni poslovi za koje je neophodno donošenje brojnih stručnih uputstava, neophodno je da se obezbedi jedinstven način rada kroz stručna uputstva, primenu međunarodnih propisa i standarda... zbog čega je neophodno formiranje ovakvog tela od najuglednijih stručnjaka u arhivskoj delatnosti. Od rada ovog tela će u velikoj meri zavisiti i praktična primena zakona. Ovo telo ne proizvodi finansijske efekte.

Dodatna sredstva za sprovođenje ovog zakona u 2020. godini neophodno je obezbediti u budžetu Republike Srbije za finansiranje tekućih rashoda i izdataka i ostvarivanje programa 28 javnih arhiva (Istorijski arhiv Bela Crkva; Istorijski arhiv Valjevo; Istorijski arhiv "31. januar" Vranje; Istorijski arhiv "Timočke krajine" Zaječar; Istorijski arhiv Zrenjanin; Istorijski arhiv "Srednje pomoravlje" Jagodina; Istorijski arhiv Kikinda; Istorijski arhiv "Šumadije" Kragujevac; Istorijski arhiv Kraljeva; Istorijski arhiv Kruševac; Istorijski arhiv Leskovac; Istorijski arhiv "Krajine, Ključa i Poreča" Negotin; Istorijski arhiv Niš; Istorijski arhiv "Ras" Novi Pazar; Istorijski arhiv Novi Sad; Istorijski arhiv Pančevo; Istorijski arhiv Pirot; Istorijski arhiv Požarevac; Istorijski arhiv "Toplice" Prokuplje; Istorijski arhiv Senta; Istorijski arhiv Smederevo; Istorijski arhiv Smederevska Palanka; Istorijski arhiv Sombor; Istorijski arhiv "Srem" Sremska Mitrovica; Istorijski arhiv Subotica; Istorijski arhiv Užice; Međuopštinski istorijski arhiv; Međuopštinski istorijski arhiv Šabac) nad kojima osnivačka prava preuzima Republika Srbija po osnovu ovog zakona (722.700.000 dinara); dodatna sredstva i povećanje broja zaposlenih u arhivima za izvršenje novih obaveza utvrđenih ovim zakonom; obavljanje poslova u okviru napred navedenih novih nadležnosti utvrđenih ovim zakonom.

Dodatna sredstva za sprovođenje ovog zakona u 2021. godini neophodno je obezbediti u budžetu Republike Srbije za finansiranje tekućih rashoda i izdataka i ostvarivanje programa javnih arhiva nad kojima osnivačka prava preuzima Republika Srbija po osnovu ovog zakona; dodatna sredstva i povećanje broja zaposlenih u arhivima za izvršenje novih obaveza utvrđenih ovim zakonom; obavljanje poslova u okviru napred navedenih novih nadležnosti utvrđenih ovim zakonom.

Nove obaveze su predviđene i članovima koji se odnose na nadzor nad stvaraocima arhivske građe i u elektronskom obliku (član 23) u pogledu izvršavanja njihovih obaveza (član 9), kontrolu upotrebljivosti sadržaja arhivske građe u elektronskom obliku prilikom njene predaje nadležnom javnom arhivu (član 18), čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku (član 22) i dr.

Za uspostavljanje i vođenje elektronskog arhiva u Državnom centru za čuvanje i upravljanje podacima sredstva će biti obezbeđena iz sredstava zajma Međunarodne banke za obnovu i razvoj, u 2020. godini. Naime, deo aktivnosti neophodnih za implementaciju Predloga zakona finansiraće se iz sredstava zajma Međunarodne banke za obnovu i razvoj i to 91%, a ostalih 9% prema opredeljenim sredstvima Budžeta na razdelu 3 - Vlada, Glava 3.24 - Kancelarija za informacione tehnologije i elektronsku upravu, Program 0614 - Informacione tehnologije i elektronska uprava, funkcija 140 - Osnovno istraživanje, u okviru Projekta - Unapređenje usluga elektronske uprave.

Budžetska sredstva za te namene planiraće se u skladu sa bilansnim mogućnostima i okviru limita rashoda i izdataka koji se za sve budžetske korisnike utvrđuju od strane Ministarstva finansija u procesu priireme i donošenja zakona o budžetu. Pri tome je potrebno imati u vidu član 48. stav 5. Zakona o budžetskom sistemu ("Službeni glasnik RS", br. 54/09, 73/10, 101/10, 101/11, 93/12, 62/13, 63/13 - ispravka, 108/13, 142/14, 68/15 - dr. zakon, 103/15, 99/16, 113/17, 95/18 i 31/19) kojim je propisano da će se, u slučaju kada ss tokom godine donesu zakoni i drugi propisi na osnovu kojih nastaju nove obaveze za budžet, sredstva osigurati u budžetu za sledeću budžetsku godinu u skladu sa projekcijama i mogućnostima.

7. Da li su pozitivne posledice zakona takve da opravdavaju troškove koje će on stvoriti

Pozitivne posledice zakona u svakom slučaju opravdavaju eventualne troškove jer je neophodno da se uredi zaštita arhivske građe i funkcionisanje arhivske delatnosti imajući u vidu da je arhivska građa kulturno dobro od opšteg interesa za Republiku Srbiju i da je delatnost zaštite arhivske građe od opšteg interesa za Republiku Srbiju.

8. Da li se zakonom podržava stvaranje novih privrednih subjekata na tržištu i tržišna konkurencija

Posredno, ovaj Zakon podržava ekspanziju korišćenja računarske opreme, opreme za mikrofilmovanje, digitalizaciju, konzervaciju dokumenata itd.

9. Da li su sve zainteresovane strane imale priliku da se izjasne o zakonu

U postupku pripreme zakona kojim se uređuje sistem zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala, uslovi i način korišćenja arhivske građe, organizacija, nadležnost i delatnost arhiva u Republici Srbiji, Ministarstvo kulture i informisanja sprovelo je javnu raspravu o Nacrtu zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (u daljem tekstu: Nacrt zakona) prema Programu javne rasprave o Nacrtu zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti koji je odredio Odbor za javne službe Vlade Republike Srbije, Zaključkom 05 Broj: 011-12679/2018 od 27. decembra 2018. godine. Javna rasprava o Nacrtu zakona sprovedena je u periodu od 31. decembra 2018. godine do 29. januara 2019. godine.

Tekst Nacrta Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti objavljen je na sajtu Ministarstva kulture i informisanja i portalu e-uprave, sa obaveštenjem o mogućnosti dostavljanja primedaba, predloga i sugestija na e-mail kao i poštom. Na sajtu je objavljena i elektronska adresa za dostavljanje primedbi, predloga i sugestija u vezi sa tekstom na Nacrt zakona.

Na taj način svim zainteresovanim stranama pružena je mogućnost da iznesu svoje stavove o predloženom tekstu Nacrta zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti.

U toku javne rasprave organizovani su okrugli stolovi u tri grada, i to u Novom Sadu, Nišu i Beogradu, uz učešće predstavnika arhivskih ustanova u Republici Srbiji, predstavnika organa uprave Autonomne pokrajine Vojvodina, Narodne Banke Srbije, muzeja, predstavnika udruženja, privrednih društava, kao i pojedinaca.

Okruglim stolovima prisustvovali su predstavnici arhivskih ustanova, odnosno Arhiva Srbije, Arhiva Vojvodine, Istorijskog arhiva Beograda, Istorijskog arhiva grada Novog Sada, Istorijskog arhiva "Srem" Sremska Mitrovica, Istorijskog arhiva Subotice, Međuopštinskog Istorijskog arhiva Šabac, Istorijskog arhiva Kikinda, Istorijskog arhiva Senta, Istorijskog arhiva Bela Crkva, Istorijskog arhiva Sombor, Istorijskog arhiva Kruševac, Istorijskog arhiva Kraljevo, Istorijskog arhiva Pirot, Istorijskog arhiva Leskovac, Istorijskog arhiva "Timočka krajina" Zaječar, Međuopštinskog istorijskog arhiva Prizren, Istorijskog arhiva Niš, Arhiva Kosova i Metohije, Arhiva Jugoslavije, Istorijskog arhiva Užice, Istorijskog arhiva "Srednje pomoravlje" Jagodina, Istorijskog arhiva "Toplice" Prokuplje, Istorijskog arhiva Požarevac, Istorijskog arhiva Šumadije Kragujevac, Istorijskog arhiva "31. januar" Vranje, Pokrajinskog zavoda za zaštitu spomenika kulture, Međuopštinskog Istorijskog arhiva Čačak, Istorijskog arhiva Smederevo, Arhiva "Veroslava Veljašević" u Smederevskoj Palanci, Umetnički arhiv Srpskog narodnog pozorišta, Pokrajinskog sekretarijata za kulturu, javno informisanje i odnose s verskim zajednicama Autonomne pokrajine Vojvodina, Pokrajinskog sekretarijata za obrazovanje, propise, upravu i nacionalne manjine - nacionalne zajednice Autonomne pokrajine Vojvodina, Gradske uprave za kulturu grada Novog Sada, predstavnici Arhiva Narodne banke Srbije, Vojnog arhiva, predstavnici DSC d.o.o, predstavnici Safedoc d.o.o, predstavnici Banke Intesa, predstavnici Ministarstva spoljnih poslova, predstavnici Nacionalne alijanse za lokalni razvoj (NALED) i drugi zainteresovani subjekti i pojedinci.

Javna rasprava zvanično je završena 29. januara 2019. godine.

Na Nacrt zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti, predloge i sugestije, u elektronskoj i pismenoj formi, dostavili su između ostalih i stručnjaci odnosno arhivske ustanove, Arhiv Srbije, Arhiv Vojvodine, Istorijski arhiv Beograda, Istorijski arhiv grada Novog Sada, Istorijskog arhiva Subotice, Međuopštinski Istorijski arhiv Šabac, Istorijski arhiv Senta, Istorijski arhiv Bela Crkva, Istorijski arhiv u Pirotu, Istorijskog arhiva Leskovac, Istorijski arhiv Niš, Arhiv Užice, Arhiv Jugoslavije, Istorijski arhiv Požarevac, SANU, Pokrajinski sekretarijat za kulturu, javno informisanje i odnose s verskim zajednicama Autonomne pokrajine Vojvodina, Savez vojvođanskih mađara, Narodna banka Srbije, Vojni arhiv, NIS a.d. Novi Sad, Društvo arhivskih radnika Vojvodine, Arhivističko društvo Srbije, Safedoc d.o.o, udruženje Pravoslavna porodica, Nacionalna alijansa za lokalni razvoj (NALED) i drugi zainteresovani subjekti.

Pregled svih komentara kao i odgovori na komentare date u javnoj raspravi nalaze se na veb-sajtu Ministarstva kulture i informisanja.

Po završenoj javnoj raspravi može se konstatovati da je opšta ocena da je novi zakon kojim se reguliše oblast arhivske delatnosti potreban. Bilo je pojedinačnih primedaba na pojedine odredbe Nacrta zakona, ukazivanja na nedorečenost i nejasnost pojedinih normi i korisnih sugestija u pogledu definisanja određenih pojmova.

Ministarstvo kulture i informisanja, imajući u vidu sve primedbe, predloge i sugestije date na javnoj raspravi, sačinilo je Nacrt zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti, i pripremilo ga za upućivanje u zvaničnu proceduru, tj. na mišljenje nadležnim ministarstvima a potom Vladi Republike Srbije na dalju nadležnost.

Dakle, o Nacrtu zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti je organizovana široka javna rasprava, u kojoj su uzeli učešće sve zainteresovane strane. Osim toga, zainteresovane strane su imale priliku da dostave pismene primedbe na predmetni Nacrt zakona.

10. Koje će se mere tokom primene zakona preduzeti da bi se ostvarilo ono što se donošenjem zakona namerava

Tokom primene ovog zakona sprovodiće se mere koje su propisane ovim zakonom i podzakonskim propisima, koji će se doneti u roku od godinu dana od dana njegovog stupanja na snagu. Dakle, radi uspešne primene zakona potrebno je, između ostalog:

- donošenje podzakonskih akata u roku od godinu dana od dana stupanja na snagu ovog zakona, i to:

1. Pravilnik o bližim uslovima za odgovarajući prostor i opremu za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala koju obezbeđuje stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala

2. Pravilnik o obrascu arhivske knjige koje vode stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala

3. Uredba o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku

4. Uredba o upravljanju dokumentima, načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja, čuvanja, odabiranja arhivske građe i dokumentarnog materijala državnih organa i organizacija, organa autonomne pokrajine i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća, imalaca javnih ovlašćenja, pravnih lica koja se u potpunosti ili delimično finansiraju iz budžeta Republike Srbije, autonomne pokrajine i jedinice lokalne samouprave i bližim uslovima i načinu zaštite i čuvanja njihove arhivske građe i dokumentarnog materijala, i listi kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja

5. Opšti akt o vođenju obaveznih evidencija, upravljanju dokumentima ili arhivskom poslovanju i arhiviranju, kao i liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja i dostupnosti

6. Pravilnik o bližim uslovima i načinu predaje arhivske građe javnim arhivima

7. Pravilnik o obrascu i načinu korišćenja službene legitimacije

8. Pravilnik o sadržini i načinu vođenja informativnih sredstava o arhivskoj građi

9. Stručna uputstva o izradi informativnih sredstava o arhivskoj građi

10. Pravilnik o uslovima i načinu vršenja revizije arhivskih fondova i zbirki

11. Pravilnik o merama zaštite arhivske građe

12. Pravilnik o načinu i bližim uslovima za sprovođenje preventivne zaštite

13. Pravilnik o bližim uslovima za digitalizaciju arhivske građe koja se čuva u arhivima

14. Pravilnik o načinu i bližim uslovima za konzervaciju i restauraciju arhivske građe

15. Pravilnik o bližim uslovima i načinu korišćenja arhivske građe

16. Pravilnik o bližim uslovima za osnovanje i početak rada i obavljanja delatnosti arhiva

17. Rešenje o teritorijalnoj nadležnosti javnih arhiva za obavljanje poslova zaštite arhivske građe

18. Pravilnik o načinu vršenja nadzora nad stručnim radom arhiva i arhivskih odeljenja koji su u nadležnosti matičnih arhiva

19. Pravilnik o metodologiji za stručni nadzor, koji obavljaju matični arhivi

20. Pravilnik o planu i programu stručnog osposobljavanja zaposlenih u arhivima, programu stručnog ispita i načinu njegovog polaganja

21. Pravilnik o uslovima i postupku za sticanje viših stručnih zvanja;

- usklađivanje organizacije i rada arhiva osnovanih do dana stupanja na snagu ovog zakona u roku od godinu dana od dana stupanja na snagu ovog zakona;

- obezbedeđivanje dodatnih sredstava i povećanje broja zaposlenih za izvršenje od strane osnivača arhiva, za izvršenje novih obaveza utvrđenih ovim zakonom;

- Republika Srbija preuzeće osnivačka prava nad javnim arhivima čiji je osnivač autonomna pokrajina, jedinica lokalne samouprave, osim nad Arhivom Vojvodine i Istorijskim arhivom Beograda, kada se steknu uslovi za preuzimanje obezbeđivanjem sredstva u budžetu Republike Srbije;

- imenovanje organa javnih arhiva u skladu sa ovim zakonom, u roku od godinu dana od dana preuzimanja osnivačkih prava nad javnim arhivima;

- uspostavljanje mreže arhiva Republike Srbije koju čine javni arhivi iz člana 50. ovog zakona, osim Vojnog arhiva, i utvrđuje koji javni arhivi i za koju teritoriju obavljaju poslove zaštite arhivske građe rešenjem Ministra, a za područje autonomne pokrajine Vojvodine, aktom nedležnog pokrajinskog organa (kao povereni posao) osim za arhive kojima je osnivač Republika Srbija;

- uspostvaljanje Arhivskog informacionog sistema, tako što se javni i specijalni arhivi povezuju u jedinstven informacioni sistem i upravljaju zajedničkom informaciono-komunikacionom infrastrukturom za potrebe stvaranja, primanja, evidentiranja, arhiviranja, čuvanja i korišćenja elektronskih i svih drugih oblika i vrsta dokumenata, u neograničenom vremenskom periodu. Umrežavanje arhiva i obezbeđivanje internet konekcije sprovodiće služba Vlade nadležna za projektovanje, usklađivanje, razvoj i funkcionisanje sistema elektronske uprave i informacionih sistema i infrastrukture organa. Umrežavanje arhiva i obezbeđivanje internet konekcije obavljaće se preko Jedinstvene informaciono-komunikacione mreže elektronske uprave. Način vođenja i sadržaj arhivskog informacionog sistema propisaće ministar;

- nadzor nad radom arhiva vrši Ministarstvo, a nad radom arhiva na teritoriji autonomnih pokrajina vrše nadležni organi autonomnih pokrajina, kao poveren posao a nadzor nad radom arhiva za potrebe odbrane i Vojske Srbije vrši ministarstvo nadležno za poslove odbrane;

- uspostavljanje i vođenje elektronskog arhiva u Državnom centru za čuvanje i upravljanje podacima od strane Državnog arhiva Srbije, a do obezbeđivanja uslova i kapaciteta Državnog arhiva za obavljanje ovih poslova obavljanje od strane službe Vlade nadležna za projektovanje, usklađivanje, razvoj i funkcionisanje sistema elektronske uprave i informacionih sistema i infrastrukture.

Ministarstvo kulture i informisanja nadležno je za sprovođenje ovog zakona, za njegovu ujednačenu primenu na teritoriji Republike Srbije, kao i za davanje mišljenja u vezi njegove primene. Osim toga, kroz izradu odgovarajućih priručnika, komentara zakona i savetovanja, obezbediće se njegova efikasna primena.

Izvor: Vebsajt Narodne skupštine, 10.10.2019.