NACRT ZAKONA O ARHIVSKOJ GRAĐI I ARHIVSKOJ DELATNOSTI - Tekst propisa

NACRT ZAKONA O ARHIVSKOJ GRAĐI I ARHIVSKOJ DELATNOSTI

I. OSNOVNE ODREDBE

Predmet Zakona

Član 1.

Ovim zakonom uređuje se sistem zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala, uslovi i način korišćenja arhivske građe, organizacija, nadležnost i delatnost arhiva u Republici Srbiji.

Termini i definicije

Član 2.

Pojmovi upotrebljeni u ovom zakonu imaju sledeće značenje:

1) Arhivska delatnost zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala obuhvata: istraživanje, pronalaženje i evidentiranje; prikupljanje, preuzimanje, čuvanje i stručno održavanje arhivske građe; proučavanje, sređivanje i obradu arhivske građe; izradu informativnih sredstava, vrednovanje i kategorizaciju, korišćenje, izlaganje i objavljivanje arhivske građe; nadzor nad čuvanjem i zaštitom arhivske građe i dokumentarnog materijala koji se nalazi van arhiva i druge poslove utvrđene ovim zakonom.

2) Javni arhiv je ustanova zaštite koja obavlja arhivsku delatnost.

3) Arhivska građa je izvorni, a u nedostatku izvornog, i svaki reprodukovani oblik dokumenta ili zapisa koji su nastali radom i delovanjem državnih organa i organizacija, organa jedinica teritorijalne autonomije i lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća, imalaca javnih ovlašćenja, privrednih društava, preduzetnika, lica koja obavljaju registrovanu delatnost, verskih zajednica, kao i drugih pravnih ili fizičkih lica, a od trajnog su značaja za kulturu, umetnost, nauku, prosvetu i druge društvene oblasti, bez obzira na to kada i gde su nastali, i da li se nalaze u ustanovama zaštite kulturnih dobara ili van njih, i bez obzira na oblik i nosač zapisa na kome su sačuvani;

4) Arhivska građa u elektronskom obliku je arhivska građa koja je izvorno nastala u elektronskom obliku.

5) Dokumentarni materijal predstavlja celinu dokumenata ili zapisa nastalih ili primljenih delovanjem i radom subjekata iz tačke 3) ovog stava, u izvornom ili reprodukovanom obliku dokumenta, bez obzira na formu i format beleženja, kao i propisane evidencije o njemu.

Dokumentarni materijal smatra se arhivskom građom u nastajanju i uživa zaštitu u skladu s odredbama ovog zakona.

6) Dokumentarni materijal u elektronskom obliku je dokumentarni materijal koji je izvorno nastao u elektronskom obliku.

7) Dokument je zapis bilo koje vrste, oblika i tehnike izrade, koji sadržajem, kontekstom i strukturom pruža dokaz o aktivnosti koju pravno ili fizičko lice preduzima, obavlja ili zaključuje tokom svoje delatnosti ili lične aktivnosti.       

Glavni elementi dokumenta su: autentičnost, verodostojnost, celovitost i upotrebljivost.

Autentičan je dokument za koji se može dokazati da jeste ono što se u njemu tvrdi da jeste, da ga je stvorilo ili poslalo fizičko ili pravno lice za koje se tvrdi da ga je stvorilo ili poslalo, i da je stvoren ili poslat u ono vreme u koje se tvrdi da je to učinjeno.

Verodostojan je onaj dokument čijem se sadržaju može verovati da potpuno i tačno predstavlja poslovne aktivnosti ili činjenice koje potvrđuje i na koje se može osloniti tokom narednih poslovnih aktivnosti.

Celovit je onaj dokument koji je potpun i neizmenjen.

Upotrebljiv je onaj dokument koji je moguće locirati, pretražiti, predstaviti i interpretirati.

8) Arhivski informacioni sistem je jedinstveni centralizovani informacioni sistem javnih arhiva koji primenjuju jedinstvene standarde za upravljanje dokumentima i informacijama o arhivskoj građi.

9) Arhivski fond čini celinu arhivske građe, bez obzira na njen oblik ili nosač zapisa, koju je stvorilo i/ili primilo pravno ili fizičko lice u obavljanju svoje delatnosti. Arhivski fond čuva se kao celina i ne može se deliti;

10) Stvaralac arhivske građe i dokumentarnog materijala je pravno ili fizičko lice čijim delovanjem nastaje arhivska građa i dokumentarni materijal (u daljem tekstu: stvaralac).

11) Imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala je nosilac prava na arhivskoj građi i dokumentarnom materijalu (vlasnik, odnosno imalac drugog stvarnog prava ili strana u obligacionom odnosu) ili svako drugo (pravno ili fizičko) lice koje, na bilo koji način i po bilo kojem osnovu ima državinu nad njom. (u daljem tekstu: imalac).

12) Kategorizacija arhivske građe je vrednovanje arhivske građe koja se čuva u arhivima.

13) Dostupnost i korišćenje predstavlja pravo uvida u arhivsku građu pod istim uslovima za sva fizička i pravna lica, u skladu sa ovim zakonom.

14) Mikrofilmovanje je reprodukovanje arhivske građe na mikrofilmsku traku.

15) Digitalizacija je prenošenje arhivske građe iz oblika koji nije elektronski u elektronski oblik.

16) Konzervacija arhivske građe je niz interventnih tehnika kojima se postiže hemijska i fizička stabilizacija arhivske građe, odnosno kojima se ublažava, zaustavlja ili eliminiše dejstvo uzročnika propadanja arhivske građe.

17) Restauracija arhivske građe je niz postupaka čijim se delovanjem oštećena arhivska građa vraća u poznato ili pretpostavljeno stanje, odnosno oblik, čvrstinu i elastičnost.

18) Arhivska knjiga je osnovna evidencija o celokupnoj arhivskoj građi i dokumentarnom materijalu nastalom u radu stvaraoca.

19) Lista kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala je poseban akt kojim se uređuje popis arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja.

Član 3.

Termini kojima su u ovom zakonu označeni položaji, profesije, odnosno zanimanja, izraženi u gramatičkom muškom rodu, podrazumevaju prirodni muški i ženski rod lica na koja se odnose.

Arhivska građa

Član 4.

Arhivska građa je kulturno dobro od opšteg interesa za Republiku Srbiju koje uživa posebnu zaštitu utvrđenu zakonom.

Arhivska građa na kojoj postoji pravo javne svojine je u svojini Republike Srbije.

Sredstva za zaštitu i čuvanje arhivske građe u svojini Republike Srbije obezbeđuju se u budžetu Republike Srbije.

Arhivska građa zaštićena je zakonom bez obzira na to u čijem je vlasništvu ili posedu, odnosno kod koga se nalazi.

Delatnost zaštite arhivske građe je od opšteg interesa za Republiku Srbiju.

Član 5.

Republika Srbija, autonomne pokrajine i jedinice lokalne samouprave dužne su da obezbede odgovarajuće uslove za trajno čuvanje i zaštitu arhivske građe.

Jedinice lokalne samouprave na čijim teritorijama javni arhiv obavlja poslove zaštite arhivske građe u skladu sa rešenjem iz člana 54. stav 2. ovog zakona, zajednički obezbeđuju prostor za rad, odnosno obavljanje delatnosti arhiva i smeštajni prostor za arhivsku građu.

Zabrana uništenja i oštećenja i čuvanje arhivske građe i dokumentarnog materijala

Član 6.

Arhivska građa i dokumentarni materijal iz kojeg nije izvršeno odabiranje arhivske građe ne sme se oštetiti ni uništiti.

Arhivska građa čuva se trajno u obliku u kojem je nastala.

Dokumentarni materijal ne sme se uništiti ili oštetiti pre isteka roka čuvanja bez obzira na to da li je mikrofilmovan ili digitalizovan.

Nadležni javni arhiv ima pravo aktivne legitimacije u pogledu pokretanja krivičnog ili prekršajnog postupka u slučaju povrede odredaba ovog člana.

Arhivski fond Republike Srbije

Član 7.

Arhivski fond Republike Srbije je deo nacionalnog i svetskog kulturnog nasleđa i izvora informacija o društvu i pod zaštitom je Republike Srbije.

Arhivski fond Republike Srbije čini sva arhivska građa koja se nalazi na teritoriji Republike Srbije, kao i arhivska građa koja predstavlja deo kulturnog nasleđa Republike Srbije a nalazi se van njene teritorije, kao i kopije stranih izvora koji se odnose na istoriju Srbije i srpskog naroda.

Republika Srbija preduzima mere za dopunu Arhivskog fonda Republike Srbije.

Pod merama iz stava 3. ovog člana podrazumevaju se: finansiranje, obezbeđivanje dozvola za istraživanje, evidentiranje arhivske građe iz stava 2. ovog člana, kupovina, kopiranje, transfer, obrada i smeštaj u nadležne arhive.

Telo za koordinaciju rada arhiva Republike Srbije

Član 8.

Vlada obrazuje Telo za koordinaciju rada javnih i specijalnih arhiva Republike Srbije (u daljem tekstu: Telo za koordinaciju) kao telo nadležno za unapređenje saradnje i koordinacije rada organa državne uprave, Državnog arhiva Srbije, javnih i specijalnih arhiva.

Vlada imenuje članove Tela za koordinaciju od predstavnika ministarstava nadležnih za kulturu, državnu upravu i lokalnu samoupravu, unutrašnje poslove, spoljne poslove, prosvetu, pravdu, energetiku, vodoprivredu i telekomunikacije, kao i predstavnika Državnog arhiva Srbije.

Članovi Tela za koordinaciju, koji predstavljaju organe državne uprave, ne mogu imati funkciju nižu od pomoćnika ministra.

Stručnu i administrativno tehničku potporu Telu za koordinaciju pruža Državni arhiv Srbije.

Odlukom kojom osniva Telo za koordinaciju Vlada određuje i njegov sastav, zadatke, rok u kome ono podnosi izveštaje Vladi i druga pitanja koja su vezana za njegov rad.

II. ARHIVSKA GRAĐA I DOKUMENTARNI MATERIJAL

1. OBAVEZE STVARAOCA I IMAOCA

ARHIVSKE GRAĐE I DOKUMENTARNOG MATERIJALA

Obaveze stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala

Član 9.

Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala dužan je da savesno čuva u sređenom i bezbednom stanju arhivsku građu i dokumentarni materijal u obliku u kojem su nastali.

Stvaralac i imalac iz stava 1. ovog člana osim fizičkih lica dužan je i da:

1) obezbedi odgovarajući prostor i opremu za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala;

2) odredi odgovorno stručno lice za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom;

3) evidentira, označava, klasifikuje, datira i arhivira arhivsku građu i dokumentarni materijal;

4) predaje arhivsku građu nadležnom arhivu pod uslovima i u rokovima predviđenim ovim zakonom;

5) osigura trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku, njeno održavanje, migriranje, odnosno prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima do predaje arhivske građe u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu;

6) vodi arhivsku knjigu na propisanom obrascu;

7) dostavi nadležnom arhivu prepis arhivske knjige najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini;

8) pribavi mišljenje nadležnog arhiva pre preduzimanja mera koje se odnose na arhivsku građu i dokumentarni materijal (statusne promene, fizičko preseljenje, adaptacija prostorija, mikrofilmovanje, digitalizacija i dr.);

9) odabira arhivsku građu i izdvaja radi uništenja bezvredan dokumentarni materijal kojem je istekao rok čuvanja, godinu dana od dana isteka utvrđenog roka;

10) omogući ovlašćenom licu nadležnog javnog arhiva stručni nadzor nad evidentiranjem, klasifikovanjem, odabiranjem, arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i zaštitom arhivske građe, odnosno nad njenim odabiranjem iz dokumentarnog materijala, kao i nad izdvajanjem bezvrednog dokumentarnog materijala;

11) postupa u skladu sa merama i rokovima koje nadležni arhiv naloži rešenjem a na osnovu prethodno sačinjenog zapisnika o utvrđenom stanju zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala;

12) obavesti nadležni javni arhiv o svim promenama koje su od značaja za arhivsku građu najkasnije u roku od 30 dana od dana njihovog nastanka.

Bliže uslove iz stava 1. tačka 1. ovog člana uređuje Ministar.

Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala dužan je da obezbedi stručno osposobljavanje i usavršavanje, kao i proveru stručne osposobljenosti zaposlenih koji upravljaju dokumentima.

Obrazac iz stava 1. tačka 6) propisuje Ministar.

Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala dužan je da u roku od 30 dana obavesti nadležni arhiv o svom osnivanju, kao i o svim izmenama statusa i organizacije (promeni statusa i/ili naziva, promeni organizacije, promeni adrese, kao i prestanku rada.

Nedeljivost arhivskog fonda

Član 10.

Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala dužan je da arhivsku građu čuva kao celinu – arhivski fond.

Izuzetno, u slučaju statusnih promena stvaraoca i imaoca, arhivska građa i dokumentarni materijal može se deliti ili spajati, uz prethodnu saglasnost nadležnog arhiva.

Obaveze stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku

Član 11.

Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku dužan je da sprovodi procedure i postupke vezane za upravljanje dokumentima, kao i da koristi elektronski sistem za upravljanje dokumentima, koji garantuju zaštitu, autentičnost, verodostojnost, celovitost i upotrebljivost elektronskih dokumenata.

Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala pripremu arhivske građe i dokumentarnog materijala za pouzdano elektronsko čuvanje i pouzdano elektronsko čuvanje arhivske građe i dokumentarnog materijala vrši u skladu sa propisima kojima se uređuje pouzdano elektronsko čuvanje i u skladu sa propisima donetim na osnovu ovog zakona.

Jedinstvene tehničko-tehnološke zahteve i procedure za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku uređuje Vlada.

Član 12.

Državni arhiv Srbije dužan je da uspostavi i vodi elektronski arhiv u Državnom centru za čuvanje i upravljanje podacima.

Služba Vlade nadležna za projektovanje, usklađivanje, razvoj i funkcionisanje sistema elektronske uprave i informacionih sistema i infrastrukture organa obavlja poslove koji se odnose na čuvanje, sprovođenje mera zaštite i obezbeđivanja sigurnosti i bezbednosti podataka odnosno dokumenata u elektronskom obliku u elektronskom arhivu.

Član 13.

Arhivska građa u elektronskom obliku nastala radom državnih organa i organizacija, organa jedinica teritorijalne autonomije i lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća, imalaca javnih ovlašćenja, pravnih lica koja se u potpunosti ili delimično finansiraju iz budžeta Republike Srbije, autonomne pokrajine i jedinice lokalne samouprave, pre predaje nadležnom arhivu, može se privremeno dati na čuvanje samo državnom organu, organizaciji, odnosno javnom preduzeću.

Upravljanje dokumentima

Član 14.

Stvaralac i imalac, osim fizičkih lica, dužan je da donese:

1) Opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala;

2) Listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja;

3) Opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata.

Nadležni javni arhiv daje saglasnost na listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja.

Član 15.

Upravljanje dokumentima, način evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja, čuvanja, odabiranja arhivske građe i dokumentarnog materijala državnih organa i organizacija, organa autonomne pokrajine i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća, imalaca javnih ovlašćenja, pravnih lica koja se u potpunosti ili delimično finansiraju iz budžeta Republike Srbije, autonomne pokrajine ijedinicežlokalne samouprave i bliže uslove i način zaštite i čuvanja njihove arhivske građe i dokumentarnog materijala, i listu kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja utvrđuje Vlada, osim za one kojima je to uređeno posebnim zakonom.

Nadležna ministarstva za poslove pravosuđa, zdravstva i prosvete, uz prethodno pribavljeno mišljenje Državnog Arhiva Srbije donose opšti akt o vođenju obaveznih evidencija, upravljanju dokumentima ili arhivskom poslovanju i arhiviranju, kao i liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja i dostupnosti.

Akt o razvrstavanju arhivske građe i dokumentarnog materijala na osnovu lista kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala iz stava 1. i 2. ovog člana, za pojedinačne organe donosi rukovodilac tog organa, uz prethodnu saglasnost nadležnog javnog arhiva, osim ako zakonom nije drukčije propisano.

Izdvajanje radi uništavanja

Član 16.

 Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala, dužan je da posle izvršenog odabiranja arhivske građe, izdvoji radi uništavanja dokumentarni materijal kome je istekao rok čuvanja.

Dokumentarni materijal čiji je rok čuvanja istekao uništava se po pribavljenom odobrenju u pisanoj formi nadležnog javnog arhiva.

Nadležni javni arhiv daje odobrenje samo za uništenje dokumentarnog materijala koji je evidentiran u arhivskoj knjizi.

Prilikom uništavanja dokumentarnog materijala iz stava 1. ovog člana, stvaralac i imalac dokumentarnog materijala dužan je da preduzme neophodne mere zaštite podataka koji bi mogli povrediti prava i pravni interes lica na koja se dokumentarni materijal odnosi.

Izvorna arhivska građa i dokumentarni materijal kojem nije istekao rok čuvanja ne smeju se uništiti ni u slučaju kada su mikrofilmovani ili reprodukovani na neki drugi način.

Predaja arhivske građe nadležnom javnom arhivu

Član 17.

Stvaralac, odnosno imalac arhivske građe sređenu i popisanu arhivsku građu predaje na čuvanje nadležnom javnom arhivu po isteku 30 godina od dana njenog nastanka.

Nadležni javni arhiv može odlučiti da se u pojedinim slučajevima produži rok iz stava 1. ovog člana.

Izuzetno, rok iz stava 1. ovog člana može se skratiti sporazumom između nadležnog javnog arhiva i stvaraoca, odnosno imaoca arhivske građe.

Organ uprave nadležan za unutrašnje poslove stara se o čuvanju arhivske građe nastale u njegovom radu u za to posebno obrazovanom arhivskom odeljenju, a može je pod uslovima koje sam odredi predati u celini nadležnom javnom arhivu.

U slučaju da arhiv nema dovoljno raspoloživog prostora za redovan prijem arhivske građe, osnivač je dužan da u roku od 90 dana obezbedi odgovarajući prostor.

Obaveze prilikom predaje arhivske građe nadležnom javnom arhivu

Član 18.

Stvaralac i imalac arhivske građe dužan je da arhivsku građu preda u originalu, sređenu, označenu, popisanu, neoštećenu ili sa saniranim oštećenjima, tehnički opremljenu a arhivsku građu u elektronskom obliku zajedno sa pripadajućim metapodacima i dekodiranu, na način koji odredi nadležni javni arhiv.

O primopredaji arhivske građe sačinjava se zapisnik čiji je sastavni deo popis arhivske građe koja se predaje nadležnom javnom arhivu.

Stvaralac i imalac arhivske građe u elektronskom obliku dužan je da prilikom predaje omogući upotrebljivost sadržaja arhivske građe, uz obezbeđenje tehničkih uslova, u skladu sa propisom iz člana 11. stav 3. ovog zakona.

Bliže uslove, način i troškove predaje arhivske građe javnim arhivima propisuje ministar nadležan za kulturu (u daljem tekstu: Ministar).

Javni arhiv će, izuzetno, preuzeti arhivsku građu i ako nisu ispunjeni uslovi iz ovog člana, kada je to nužno za zaštitu i spasavanje arhivske građe od oštećenja ili uništenja.

Troškove nastale u vezi sa primopredajom arhivske građe uključujući i sređivanje i izradu popisa i saniranje oštećenja, koje može da obavi nadležni javni arhiv, snosi stvaralac, odnosno imalac arhivske građe.

Stvaralac, odnosno imalac koji predaje arhivsku građu, daje nadležnom arhivu preporuku o uslovima njenog korišćenja i o rokovima dostupnosti koja predstavlja sastavni deo zapisnika iz stava 2. ovog člana.

Predaja arhivske građe i dokumentarnog materijala nastale u radu stvaraoca i imaoca koji je prestao sa radom

Član 19.

Odabrana, sređena i popisana arhivska građa i dokumentarni materijal, nastali u radu stvaraoca i imaoca koji je prestao sa radom i nema pravnog sledbenika smatraju se dospelim za preuzimanje od strane nadležnog javnog arhiva.

Arhivsku građu i dokumentarni materijal stvaraoca i imaoca koji je prestao sa radom dužan je da preuzme i čuva, u skladu s odredbama ovog zakona, njegov pravni sledbenik.

Stečajni, odnosno likvidacioni upravnik, dužan je da izvrši predaju odabrane, sređene i popisane arhivske građe nadležnom javnom arhivu najkasnije u roku od godinu dana od dana otvaranja stečajnog postupka.

Neispunjenje obaveze predaje arhivske građe

Član 20.

Ukoliko stvaralac odnosno imalac arhivske građe nije pre predaje ispunio obaveze iz čl. 18. i 19. ovog zakona, nadležni javni arhiv zapisnikom će to konstatovati i izuzetno može preuzeti nesređenu i nepopisanu arhivsku građu uz prethodnu nadoknadu troškova njenog sređivanja, evidentiranja i saniranja oštećenja.

Mere zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala u slučaju vanrednih situacija

Član 21.

Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala donosi plan mera zaštite u vanrednim situacijama u skladu sa zakonom i dužan je da sprovodi sve mere zaštite utvrđene planom.

Ukoliko nastupi vanredna situacija stvaralac i imalac arhivske građe dužan je da zapisnički konstatuje dan, čas i okolnosti koje su nastale i bez odlaganja o tome pisanim putem obavesti nadležni arhiv.

Nadležni arhiv kontroliše izvršenje mera iz stava 1. ovog člana.

2. NADLEŽNOST I OBAVEZE ARHIVA

Nadležnost javnog arhiva

Član 22.

Javni arhiv:

1) vodi evidencije o arhivskoj građi i stvaraocima i imaocima arhivske građe predviđene ovim zakonom i podzakonskim aktima:

2) obavlja stručni nadzor nad evidentiranjem, klasifikovanjem, odabiranjem, arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i zaštitom arhivske građe i dokumentarnog materijala;

3) obavlja stručni nadzor nad izdvajanjem bezvrednog dokumentarnog materijala koji se nalazi kod stvaraoca i imaoca, radi uništenja;

4) pruža stručnu pomoć stvaraocu i imaocu dokumentarnog materijala i arhivske građe u izradi opštih akata o upravljanju arhivskom građom i dokumentarnim materijalom;

5) preuzima, sređuje, obrađuje arhivsku građu, izrađuje informativna sredstva o arhivskoj građi, čuva i stručno održava arhivsku građu;

6) obavlja istraživanja radi stvaranja celine arhivskog fonda;

7) može da učestvuje u izgradnji i razvoju elektronskih sistema za upravljanje dokumentima kod stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala u cilju postizanja integriteta sistema u kojima se arhiviraju dokumenta nastala u njemu;

8) čuva arhivsku građu u elektronskom obliku shodno propisima kojima se uređuju postupci i tehnološka rešenja za pouzdano elektronsko čuvanje dokumenta.

9) ima pravo uvida u podatke i kada postoje tehnički uslovi, pravo povezivanja svog informacionog sistema sa registrima svih stvaralaca i imalaca arhivske građe i dokumentarnog materijala;

10) učestvuje u izgradnji i razvoju informacionog sistema arhiva;

11) obezbeđuje uslove i daje arhivsku građu na korišćenje;

12) obavlja kulturno-obrazovnu delatnost;

13) objavljuje arhivsku građu;

14) organizuje izložbe arhivske građe;

15) stara se o redovnom stručnom usavršavanju zaposlenih u arhivima;

16) sačinjava plan zaštite u vanrednim okolnostima;

17) druge poslove utvrđene ovim zakonom.

Javni arhiv je obavezan da jednom godišnje Ministarstvu, odnosno organu autonomne pokrajine nadležnom za poslove kulture, dostavlja izveštaj o sprovođenju mera zaštite i korišćenja arhivske građe i dokumentarnog materijala.

Poslove iz stava 1. tač. 2) i 3) ovog člana javni arhiv vrši kao poverene.

Arhiv može obrazovati odeljenja i u mestu van svog sedišta.

Stručni nadzor javnog arhiva

Član 23.

Javni arhiv obavlja stručni nadzor nad evidentiranjem, klasifikovanjem, odabiranjem, arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i zaštitom arhivske građe, odnosno nad njenim odabiranjem iz dokumentarnog materijala, kao i nad izdvajanjem bezvrednog dokumentarnog materijala koji se nalazi kod stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala i nalaže preduzimanje mera za otklanjanje utvrđenih nedostataka u pogledu zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala.

Poslove stručnog nadzora iz stava 1. ovog člana vrši ovlašćeno lice zaposleno u javnom arhivu, koje ima položen stručni ispit i najmanje pet godina radnog iskustva na arhivističkim poslovima (u daljem tekstu: Ovlašćeno lice).

Ovlašćeno lice u vršenju poslova stručnog nadzora koristi službenu legitimaciju koju je dužno da pokaže na zahtev odgovornog lica ili drugog zainteresovanog lica prilikom vršenja nadzora.

Obrazac, sadržinu i način korišćenja službene legitimacije iz stava 3. ovog člana propisuje Ministar.

Ovlašćeno lice:

1) konstatuje uočene nepravilnosti i nedostatke;

2) nalaže mere rešenjem na osnovu zapisnika i rok do 60 dana za otklanjanje utvrđenih nepravilnosti i nedostatka.

Rok za primenu naloženih mera može se na zahtev stvaraoca i imaoca, u opravdanim slučajevima, produžiti ali ne više od polovine roka koji je naložilo ovlašćeno lice.

O izvršenom stručnom nadzoru ovlašćeno lice sačinjava zapisnik koji obavezno sadrži: utvrđeno stanje, naložene mere i rok za njihovo sprovođenje.

Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala kod kojeg je izvršen stručni nadzor može u roku od tri dana od dana dostavljanja zapisnika da stavi prigovor na zapisnik.

Ovlašćeno lice koje je izvršilo stručni nadzor dužno je da izvrši kontrolu sprovođenja mera, pa ako utvrdi da te mere nisu preduzete, pokreće prekršajni postupak.

U slučaju da ovlašćeno lice utvrdi da je stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala oštetio ili uništio arhivsku građu ili dokumentarni materijal kojem nije istekao rok čuvanja to konstatuje zapisnikom na osnovu kojeg nadležni arhiv podnosi krivičnu prijavu ili zahtev za pokretanje prekršajnog postupka.

Kategorizacija arhivske građe

Član 24.

Arhivska građa, u zavisnosti od svog značaja, razvrstava se u kategorije: kulturno dobro, kulturno dobro od velikog značaja i kulturno dobro od izuzetnog značaja.

Utvrđivanje arhivske građe za kulturno dobro, kulturno dobro od velikog značaja i kulturno dobro od izuzetnog značaja uređuje se zakonom kojim se uređuje zaštita kulturnih dobara.

Sadržina akta o utvrđivanju i objavljivanje akta utvrđuje se zakonom kojim se uređuje zaštita kulturnih dobara.

Registri arhivske građe

Član 25.

Upis u registar arhivske građe vrši se na osnovu akta o utvrđivanju.

Akt o utvrđivanju iz stava 1. ovog člana se donosi samo za arhivsku građu koja se nalazi u arhivu.

Nadležni arhiv vodi registar arhivske građe.

Državni arhiv Srbije vodi centralni registar arhivske građe.

Arhivi su dužni da podatke o arhivskoj građi za koju vode registar dostavljaju Državnom arhivu Srbije u roku od 30 dana od dana upisa arhivske građe u registar.

Sadržinu i način vođenja registara iz st. 3. i 4. ovog člana i prateće dokumentacije uz registre propisuje Ministar na predlog Državnog arhiva Srbije.

Registri su javni.

Izrada informativnih sredstava o arhivskoj građi

Član 26.

Arhivi izrađuju informativna sredstva o arhivskoj građi radi njene zaštite i davanja informacija o njoj i iz nje.

Pod informativnim sredstvima iz stava 1. ovog člana podrazumevaju se naročito: pregledi arhivskih fondova, vodiči, sumarni inventari, analitički inventari, regesta, registri kao pomoćna informativna sredstva.

Sadržinu i način vođenja informativnih sredstava iz stava 1. ovog člana propisuje Državni arhiv Srbije i donosi stručna uputstva o njihovoj izradi.

Evidencije u arhivima

Član 27.

Arhiv je dužan da vodi:

1) evidenciju fondova i zbirki;

2) topografski pokazivač fondova i zbirki u depou;

3) evidenciju stvaralaca i imalaca arhivske građe (aktivnih i prestalih sa radom);

4) dosijea stvaralaca i imalaca arhivske građe;

5) evidenciju arhivske građe snimljene u sigurnosne i zaštitne svrhe, odnosno mikrofilmovane;

6) evidenciju arhivske građe snimljene u dopunske svrhe, kao i radi stvaranja celine fonda;

7) evidenciju restaurirane i konzervirane arhivske građe;

8) popis informativnih sredstava;

9) evidenciju korisnika i korišćene arhivske građe;

10) evidenciju digitalizovane arhivske građe;

11) evidencija arhivske građe primljene u depozit ili knjiga depozita.

Sadržinu i način vođenja evidencija iz st. 1. ovog člana, propisuje Ministar.

Specijalni i privatni arhivi ne vode evidenciju iz stava 1. tačka 3) i 4) ovog člana.

Revizija fondova i zbirki

Član 28.

Arhiv je dužan da jednom u 20 godina izvrši redovnu reviziju arhivskih fondova i zbirki.

Uslove i način revizije propisuje Ministar.

Mere zaštite arhivske građe

Član 29.

Arhiv sprovodi stručne i tehničke mere zaštite arhivske građe u arhivu i brine za njenu sigurnost.

Mere zaštite arhivske građe su: preventivna zaštita, mikrofilmovanje, digitalizacija, konzervacija i restauracija.

Mere zaštite arhivske građe bliže uređuje Ministar.

Arhiv obezbeđuje fizičku zaštitu arhivske građe, uz saradnju nadležnog organa uprave.

Preventivna zaštita

Član 30.

Preventivna zaštita je niz mera i postupaka kojima se usporava prirodno propadanje i sprečava oštećenje arhivske građe dejstvom fizičkih, hemijskih i bioloških uzročnika, prirodnih sila i nepogoda, požara i eksplozija, vanrednih situacija, kvarova na instalacijama, usled nepravilnog transporta, vandalizma i neadekvatnog obezbeđenja od krađe i dr.

Preventivna zaštita sprovodi se u svim arhivima, kao i kod stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala.

Mikrofilmovanje i digitalizacija

Član 31.

Arhiv obavlja sigurnosna i zaštitna snimanja arhivske građe, odnosno vrši njeno mikrofilmovanje u cilju zaštite, zamene, dopune i kompletiranja arhivskih fondova i zbirki.

Prvi primerak mikrofilma predstavlja zaštitnu kopiju i ne daje se na korišćenje.

Mikrofilm se može digitalizovati radi korišćenja.

Arhiv digitalizuje arhivsku građu u cilju davanja digitalnih kopija na korišćenje umesto originala, njihovog korišćenja u okviru informacionog sistema, radi lakšeg pretraživanja i objavljivanja.

Digitalna kopija ne predstavlja zaštitnu kopiju arhivske građe.

Arhiv može da poveri mikrofilmovanje arhivske građe pravnom licu ili preduzetniku koji je registrovan za obavljanje poslova mikrofilmovanja.

Digitalizaciju arhivske građe koja se čuva u arhivima mogu da rade samo arhivi ili državni organi i organizacije i javna preduzeća.

Konzervacija i restauracija arhivske građe

Član 32.

Konzervacija i restauracija arhivske građe se sprovode samo u konzervatorskim laboratorijama i ateljeima u arhivima.

Način i bliže uslove za konzervaciju i restauraciju propisuje Ministar.

Izrada plana zaštite i spasavanja arhivske građe u vanrednim situacijama

Član 33.

Arhiv je dužan da izradi plan zaštite i spasavanja arhivske građe u vanrednim situacijama, sa posebnim merama za arhivsku građu od izuzetnog značaja.

Plan zaštite i spasavanja u vanrednim situacijama izrađuje se u skladu sa posebnim propisima.

Istraživanja arhivske građe stranog porekla

Član 34.

Javni i specijalni arhiv vrši istraživanje i kopiranje arhivske građe stranog porekla u inostranstvu, koja je od značaja za istoriju srpskog naroda i Srbije, radi dopune sopstvenih fondova.

Javni arhivi u matičnosti Državnog arhiva Srbije vrše istraživanje iz stava 1. ovog člana na osnovu saglasnosti Državnog arhiva Srbije.

Kulturno-obrazovna delatnost i predstavljanje arhivske građe u inostranstvu

Član 35.

Arhiv priređuje izložbe, organizuje predavanja, stručne i naučne skupove i obavlja druge kulturne i obrazovne aktivnosti radi podizanja svesti najšire javnosti o značaju arhivske građe kao kulturnog dobra i značaju arhivske delatnosti uopšte.

Arhiv priređuje izložbe i predstavlja arhivsku građu u inostranstvu.

Arhiv sarađuje u zemlji i inostranstvu sa drugim ustanovama kulture, naučnim, obrazovnim i srodnim institucijama, informacionim i dokumentacionim centrima i drugim organizacijama, radi unapređenja arhivske delatnosti.

Javni arhivi u matičnosti Državnog arhiva Srbije poslove iz stava 2. i 3. ovog člana obavljaju na osnovu saglasnosti Državnog arhiva Srbije.

Usavršavanje zaposlenih u arhivima

Član 36.

Arhiv je obavezan da se stara o stalnom stručnom usavršavanju zaposlenih u arhivima, da prati razvoj arhivske teorije i prakse, kao i upravljanje dokumentima, radi usavršavanja i ujednačavanja organizacije i metoda rada.

Izdavanje časopisa, arhivska biblioteka, projekcije

Član 37.

Arhiv može da izdaje stručni časopis ili stručne publikacije.

Arhiv ima specijalnu biblioteku čija delatnost obuhvata prikupljanje, obradu, zaštitu, čuvanje i davanje na korišćenje sav bibliotečko-informacioni materijal koji se odnosi na domaću i stranu stručnu literaturu iz oblasti arhivistike, istoriografije, oblasti društvenih nauka, domaće i strane zbirke izvora koje prate i dopunjuju arhivsku građu ustanove pri kojoj su osnovane, kao i publikacije objavljene na osnovu istraživanja arhivske građe koja se nalazi u njegovim fondovima.

3. DOSTUPNOST I KORIŠĆENjE ARHIVSKE GRAĐE U ARHIVIMA

Rokovi dostupnosti arhivske građe

Član 38.

Arhivska građa, po pravilu, dostupna je za korišćenje nakon isteka roka od 30 godina od dana njenog nastanka.

Arhivska građa dostupna je za korišćenje i pre isteka roka od 30 godina od dana njenog nastanka, ako to odobri njen stvaralac ili imalac, ako je potrebna državnim organima i organizacijama za obavljanje njihove delatnosti, ako je potrebna za utvrđivanje, ostvarivanje ili zaštitu prava u sudskom, upravnom ili postupku arbitraže i u naučnoistraživačke svrhe.

Korisnik građe je odgovoran za povredu javnih interesa, odnosno privatnosti, kao i povredu prava i interesa lica do koje bi došlo usled korišćenja arhivske građe iz stava 2. ovog člana.

Član 39.

Arhivska građa koja sadrži podatke koji se odnose na odbranu zemlje i nacionalnu bezbednost, kao i na privredne i druge interese Republike Srbije, dostupna je za korišćenje po isteku roka od 50 godina od dana nastanka, ako posebnim propisom nije drugačije određeno.

Arhivska građa koja sadrži podatke o ličnosti (matične knjige, istorije bolesti i medicinska dokumentacija) dostupna je za korišćenje nakon isteka roka od 90 godina od dana nastanka, odnosno 90 godina od rođenja lica na koje se odnosi.

Arhivska građa iz stava 2. ovog člana može se koristiti i pre isteka utvrđenog roka ako za to svoj pristanak dâ lice na koje se ona odnosi ili njegovi naslednici odnosno pravni zastupnik, posle smrti tog lica, ako je potrebna državnim organima i organizacijama za obavljanje njihove delatnosti, ako je potrebna za utvrđivanje, ostvarivanje ili zaštitu prava u sudskom, upravnom ili postupku arbitraže i u naučnoistraživačke svrhe.

Dostupnost i korišćenje arhivske građe i dosijea lica nastalih u radu službi bezbednosti uređuju se posebnim zakonom koji uređuje njihovu dostupnost i korišćenje.

Odobrenje za korišćenje arhivske građe

Član 40.

Zahtev za korišćenje arhivske građe sadrži sledeće podatke: lično ime, adresa prebivališta ili boravište, broj telefona i adresu elektronske pošte, JMBG, broj lične karte ili putne isprave.

Odobrenje za korišćenje arhivske građe daje direktor arhiva ili lice koje on ovlasti.

U slučaju odbijanja zahteva za korišćenje arhivske građe donosi se rešenje.

Po žalbama protiv rešenja iz stava 2. ovog člana u drugom stepenu rešava ministarstvo.

Uslovi i način korišćenja arhivske građe

Član 41.

Svi imaju pravo da pod jednakim uslovima koriste arhivsku građu koja se čuva u arhivima.

Arhivska građa se koristi u arhivu.

Arhiv obezbeđuje uslove za korišćenje arhivske građe.

Korišćenje arhivske građe i informativnih sredstava u arhivima je besplatno.

Arhivska građa daje se na korišćenje u službene svrhe, svrhe naučnog i stručnog istraživanja i potrebe publikovanja, za potrebe nastave, izložbi, ostvarivanja ili zaštite ličnih prava i druge svrhe.

Na korišćenje se po pravilu daju mikrofilmske ili digitalne kopije arhivske građe.

Izuzetno, na korišćenje će se dati originalna arhivska građa iako postoje kopije te građe, ako to zahteva naučni metod rada.

Za korišćenje arhivske građe u reklamne svrhe, sticanja dobiti, za umnožavanje i objavljivanje dokumenata, potrebna je posebna dozvola nadležnog arhiva.

Arhivi nemaju obavezu da istražuju arhivsku građu koju poseduju, u ime i za račun korisnika građe.

 Korisnik arhivske građe je odgovoran za povredu javnih interesa, odnosno privatnosti, kao i povredu prava i interesa lica, nastalih usled korišćenja arhivske građe.        

 Bliže uslove i način korišćenja arhivske građe propisuje ministar.

Državni arhiv Srbije utvrđuje jedinstven cenovnik naknada usluga arhiva.

Cenovnik usluga arhiva iz stava 12. ovog člana objavljuje se na veb prezentacijama Državnog arhiva i javnih arhiva.

Na zahtev korisnika javni arhiv izdaje uverenja, overene kopije i prepise dokumenata čije originale čuva i koji imaju dokaznu snagu javne isprave.

Član 42.

Arhivska građa se ne daje na korišćenje: ako je njen stvaralac, imalac, davalac ili darodavac prilikom predaje u pisanoj formi postavio ograničenja u pogledu njenog korišćenja; ako se nalazi na sređivanju, obradi, konzervaciji i restauraciji; ako stručni savet arhiva utvrdi da se može koristiti samo pod posebnim uslovima; ako direktor arhiva proceni da bi njenim korišćenjem mogli da budu povređeni interesi države ili prava građana; ako je u oštećenom stanju i ako je u toku pripema za njeno objavljivanje u izdanju arhiva.

Arhivska građa koja nije sređena, po pravilu, ne izdaje se na korišćenje.

Izuzetno, nesređena arhivska građa se može dati na korišćenje na osnovu odobrenja direktora ili lica koje on ovlasti.

Arhivsku građu mogu koristiti bez ograničenja stvaraoci čijom je delatnošću i radom ta građa nastala.

Korišćenje arhivske građe van arhiva

Član 43.

Arhivska građa može se koristiti i izvan arhiva radi izlaganja na izložbama, pod uslovom da je osigurana i uz obaveznu izradu zaštitne kopije o trošku priređivača izložbe.

Izuzetno, državni organi mogu, na određeno vreme, pozajmiti originalnu arhivsku građu, uz obaveznu izradu zaštitne kopije na teret državnog organa.

Državni organ iz prethodnog stava je dužan da sprovede posebne mere zaštite arhivske građe koje odredi nadležni arhiv, kao i da pozajmljenu arhivsku građu osigura.

Arhivska građa se može privremeno izneti iz zemlje na osnovu rešenja Ministarstva o privremenom iznošenju arhivske građe u inostranstvo radi izlaganja, ekspertize ili sprovođenja mera tehničke zaštite.

U rešenju iz stava 4. ovog člana određuje se rok u kojem arhivska građa mora biti vraćena u zemlju.

Pre iznošenja arhivske građe iz zemlje obavezno je obavljanje zaštitnog snimanja.

III. ORGANIZACIJA ARHIVSKE DELATNOSTI

1. OSNIVANjE I ORGANI ARHIVA

Vrste arhiva

Član 44.

Arhivi se mogu osnovati kao:

1) javni;

2) specijalni;

3) privatni.

Osnivači arhiva

Član 45.

Javne arhive osniva, odnosno osnivačka prava vrši Republika Srbija.

Osnivač specijalnog arhiva utvrđuje se posebnim zakonom.

Privatni arhiv može osnovati pravno i fizičko lice.

Dužnosti osnivača

Član 46.

Osnivači iz člana 45. ovog zakona, osim obaveze jedinica lokalne samouprave iz člana 5. stav 2. ovog zakona, dužni su da obezbede sredstva u svom budžetu za finansiranje: objekata, odnosno prostora za prijem i čuvanje arhivske građe, investicionog i tekućeg održavanja, kapitalnih projekata, tekućih rashoda i izdataka, redovne delatnosti i ostvarivanje programa i izvršavanja obaveza utvrđenih ovim zakonom i drugim propisima.

Osnivač, odnosno jedinice lokalne samouprave iz člana 5. stav 2. ovog zakona, u slučaju donošenja odluke o rekonstrukciji, prodaji, promeni namene ili rušenju objekta u kome se nalazi arhiv obavezan je da obezbedi tom arhivu objekte koji odgovaraju normama i zahtevima čuvanja arhivske građe.

Arhivi imaju pravo na sopstvene prihode.

Uslovi za osnivanje arhiva

Član 47.

Arhiv se može osnovati i početi sa radom i obavljati delatnost ako su ispunjeni i posebni uslovi u pogledu:

1) prostora za rad i smeštaj arhivske građe, objekata i odgovarajuće opreme;

2) minimalnog broja zaposlenih na stručnim arhivističkim poslovima;

3) finansiranja rada arhiva i redovne delatnosti.

Ministar propisuje bliže uslove iz stava 1. ovog člana.

Ministarstvo rešenjem utvrđuje ispunjenost uslova za početak rada i obavljanje delatnosti arhiva utvrđenih ovim zakonom.

Protiv rešenja iz stava 3. ovog člana nije dozvoljena žalba ali se može pokrenuti upravni spor.

Organi arhiva

Član 48.

Organi arhiva su: direktor, upravni odbor i nadzorni odbor. 

Direktor

Član 49.

Arhivom rukovodi direktor.

 Direktora arhiva imenuje i razrešava osnivač, a na osnovu prethodno sprovedenog javnog konkursa, na četiri godine, s mogućnošću da ponovo bude imenovan.

Za direktora arhiva može se imenovati prvenstveno diplomirani istoričar sa radnim iskustvom od najmanje pet godina u struci ili lice koje ima visoko obrazovanje iz naučne, odnosno stručne oblasti u okviru obrazovno-naučnog polja društveno-humanističkih nauka u trajanju od četiri godine, položen stručni ispit u delatnosti zaštite kulturnih dobara i radno iskustvo od najmanje pet godina, i koje ispunjava druge uslove utvrđene statutom arhiva.

Za direktora Državnog arhiva Srbije može se imenovati lice koje je doktor istorijskih nauka sa radnim iskustvom u struci na rukovodećim poslovima od najmanje sedam godina i koje ispunjava i druge uslove utvrđene statutom Državnog arhiva Srbije.

Sprovođenje konkursa i imenovanje direktora arhiva, imenovanje vršioca dužnosti direktora, njegove nadležnosti, kao i prestanak dužnosti, i utvrđuje se na način i po postupku propisanim odredbama zakona kojim se uređuje oblast kulture.

Upravni odbor

Član 50.

Arhivom upravlja upravni odbor.

Predsednika i članove upravnog odbora imenuje osnivač na četiri godine, s mogućnošću da ponovo budu imenovani.

Nadležnost, izbor članova i rad upravnog odbora arhiva, kao i prestanak dužnosti članovima upravnog odbora, utvrđuje se na način i po postupku propisanim odredbama zakona kojim se uređuje kultura.

Predsednik i članovi Upravnog odbora arhiva imenuju se iz redova uglednih arhivista, istoričara, pravnika i lica drugih društveno-humanističkih profesija, koji su upoznati sa arhivskom delatnošću.

Nadzorni odbor

Član 51.

Nadzorni odbor obavlja nadzor nad poslovanjem arhiva.

Predsednika i članove nadzornog odbora imenuje i razrešava osnivač na četiri godine s mogućnošću da ponovo budu imenovani.

Nadležnost, izbor članova i rad nadzornog odbora arhiva, kao i prestanak dužnosti članovima nadzornog odbora, utvrđuje se na način i po postupku propisanim odredbama zakona kojim se uređuje kultura.

Za člana Nadzornog odbora može biti imenovano i lice koje poseduje znanja i obrazovanje iz ekonomskih nauka.

2. ARHIVI

Javni arhivi

Član 52.

Državni arhiv Srbije je centralna i matična ustanova zaštite arhivske građe za teritoriju Republike Srbije, u čijoj je nadležnosti zaštita arhivske građe i dokumentarnog materijala nastalih u radu organa, ustanova i organizacija Republike Srbije i drugih stvaralaca i imalaca čiji je osnivač država ili čija je delatnost od interesa za Republiku Srbiju, kao i arhivsku građu od značaja za istoriju Srbije i srpskog naroda.

Arhiv Jugoslavije je ustanova zaštite u čijoj je nadležnosti zaštita arhivske građe nastale radom centralnih državnih organa i organizacija jugoslovenske države (1918–2006) i poslovi u vezi sa primenom Sporazuma o pitanjima sukcesije Aneks "D" u pogledu "Državne arhive SFRJ" i kao takav predstavlja javni arhiv koji je deo mreže arhivske službe Republike Srbije.

Pokrajinski arhivi – Arhiv Vojvodine i Arhiv Kosova i Metohije su matične ustanove zaštite arhivske građe za teritoriju autonomne pokrajine i u njihovoj nadležnosti je zaštita arhivske građe i dokumentarnog materijala nastalih u radu pokrajinskih organa i organizacija i drugih stvaralaca i imalaca čiji je osnivač autonomna pokrajina ili čija je delatnost od interesa za autonomnu pokrajinu.

Međuopštinski arhivi su ustanove zaštite arhivske građe za teritoriju više jedinica lokalne samouprave i u njihovoj nadležnosti je zaštita arhivske građe i dokumentarnog materijala nastalih u radu organa jedinica lokalne samouprave i drugih stvaralaca i imalaca čija je delatnost od interesa za te jedinice lokalne samouprave.

Arhivi jedinica lokalne samouprave su ustanove zaštite arhivske građe za teritoriju jedinice lokalne samouprave i u njihovoj nadležnosti je zaštita arhivske građe i dokumentarnog materijala nastalih u radu organa jedinica lokalne samouprave i drugih stvaralaca i imalaca čija je delatnost od interesa za tu jedinicu lokalne samouprave.

Specijalni arhivi

Član 53.

Specijalni arhivi obavljaju zaštitu određene vrste arhivske građe i/ili arhivske građe određenog organa ili organizacije.

Specijalni arhivi se osnivaju posebnim zakonima uz prethodno pribavljeno mišljenje Državnog arhiva Srbije.

Odredbe ovog zakona koje se odnose na obaveze javnih arhiva shodno se primenjuju i na specijalne arhive.

Mreža arhiva

Član 54.

Arhivi iz člana 52. Nacrta zakona čine mrežu arhiva Republike Srbije.

Ministar rešenjem utvrđuje koji javni arhivi i za koju teritoriju obavljaju poslove zaštite arhivske građe.

Rešenje iz stava 2. ovog člana objavljuje se u "Službenom glasniku Republike Srbije".

Arhivski informacioni sistem arhiva

Član 55.

Javni i specijalni arhivi se povezuju u jedinstven informacioni sistem i upravljaju zajedničkom informaciono-komunikacionom infrastrukturom za potrebe stvaranja, primanja, evidentiranja, arhiviranja, čuvanja i korišćenja elektronskih i svih drugih oblika i vrsta dokumenata, u neograničenom vremenskom periodu.

Način vođenja i sadržaj arhivskog informacionog sistema propisuje Ministar.

Nadzor

Član 56.

Ministarstvo vrši nadzor nad radom arhiva.

Nadzor nad radom arhiva na teritoriji autonomnih pokrajina vrše i nadležni organi autonomnih pokrajina, kao poveren posao.

Stručni nadzor

Član 57.

Nadzor nad stručnim radom javnih arhiva u Republici Srbiji, osim nad Arhivom Jugoslavije, obavljaju matični arhivi kao povereni posao.

Nadzor nad stručnim radom Arhiva Vojvodine i Arhiva Kosova i Metohije obavlja Državni arhiv Srbije kao povereni posao.

Nadzor nad stručnim radom specijalnih i privatnih arhiva u Republici Srbiji obavlja Državni arhiv Srbije kao povereni posao.

3. MATIČNOST ARHIVA

Obaveze matičnih arhiva

Član 58.

Matični arhivi su Državni arhiv Srbije, Arhiv Vojvodine, Arhiv Kosova i Metohije.

Matični arhiv, pored poslova iz čl. 22–37. ovog zakona, obavlja i sledeće poslove:

1) vodi evidenciju arhiva koji su u njihovoj nadležnosti;

2) obavlja nadzor nad stručnim radom arhiva i arhivskih odeljenja koji su u njihovoj nadležnosti;

3) vodi evidencije o arhivskoj građi;

4) vodi evidenciju o broju i strukturi zaposlenih, arhivskim objektima i uslovima smeštaja, opremi i finansiranju arhiva u njihovoj nadležnosti;

5) stara se o organizovanju stručnog ispita i stalnog stručnog usavršavanja zaposlenih u arhivima;

6) obezbeđuje uslove za rad komisije za polaganje stručnih ispita;

7) pruža pomoć u stručnom održavanju i zaštiti arhivske građe srpskog porekla koja se nalazi u arhivima/arhivama crkava, eparhija, srpskih crkvenih opština i manastira van zemlje.

Poslovi iz stava 2. ovog člana obavljaju se kao povereni.

Način vršenja nadzora nad stručnim radom uređuje Državni arhiv Srbije kao povereni posao.

Obaveze Državnog arhiva Srbije

Član 59.

Državni arhiv Srbije, pored poslova iz čl. 22–37. i člana 58. ovog zakona, obavlja i sledeće poslove:

1) vodi Centralni registar arhivske građe u Republici Srbiji;

2) vodi evidenciju javnih, specijalnih i privatnih arhiva u Republici Srbiji.

3) učestvuje u izradi jedinstvenog arhivskog informacionog sistema;

4) učestvuje u izradi strategije razvoja arhiva, kao dela strategije razvoja kulture Republike Srbije;

5) pruža pomoć u stručnom održavanju i zaštiti arhivske građe srpskog porekla koja se nalazi u arhivima/arhivama crkava, eparhija, srpskih pravoslavnih crkvenih opština i manastira van zemlje;

6) organizuje istraživanja arhivske građe koja je od značaja za istoriju Srbije i srpskog naroda, a nalazi se van teritorije Republike Srbije;

7) donosi plan i program stručnog usavršavanja radnika u arhivima;

8) donosi srednjoročni i dugoročni program razvoja arhivske delatnosti u Republici Srbiji u skladu sa zakonom;

 9) utvrđuje metodologiju za stručni nadzor, koji obavljaju matični arhivi;

10) utvrđuje i normira poslove koje obavljaju zaposleni na stručnim arhivskim poslovima;

11) razmatra izveštaje matičnih arhiva o stručnom nadzoru na teritoriji Republike Srbije i nalaže odgovarajuće mere;

12) donosi stručna uputstva za arhive u Republici Srbiji.

Poslove iz stava 1. tač. 3) ovog člana obavlja Odeljenje za arhivsku građu u elektronskom obliku koja se obrazuje kao posebna organizaciona jedinica u Državnom arhivu Srbije.

Poslove iz stava 1. tač. 11) ovog člana obavlja Matična služba koja se obrazuje kao posebna organizaciona jedinica u Državnom arhivu Srbije.

Poslovi iz stava 1. tač. 1, 2, 9) i 12) ovog člana obavljaju se kao povereni poslovi.

Akt iz stava 1. tačka 9) ovog člana objavljuje se u "Službenom glasniku Republike Srbije".

Arhivski savet

Član 60.

Državni arhiv Srbije obrazuje Arhivski savet kao stručno savetodavno telo, radi obezbeđivanja stalne stručne podrške u očuvanju i razvoju arhivske delatnosti.

Član 61.

Arhivski savet ima devet članova koje bira Državni arhiv Srbije.

Članovi Arhivskog saveta biraju se iz reda uglednih i afirmisanih stručnjaka u arhivskoj delatnosti na period od pet godina.

Član 62.

Arhivski savet:

1)         predlaže stručna uputstva za arhive u Republici Srbiji;

2)         razmatra međunarodne propise, standarde i preporuke iz oblasti arhivske i informacione delatnosti i predlaže njihovu primenu;

3)         predlaže plan i program stručnog usavršavanja zaposlenih u arhivima;

4)         predlaže utvrđivanje i normiranje poslova koje obavljaju zaposleni na stručnim arhivskim poslovima;

5)         daje predloge i smernice u ostvarivanju kulturne i obrazovne funkcije arhiva;

Član 63.

Arhivski savet donosi poslovnik o radu.

Arhivski savet donosi odluke većinom glasova od ukupnog broja članova Arhivskog saveta.

Članovi Arhivskog saveta imaju pravo na naknadu za svoj rad.

Visinu naknade članova Arhivskog saveta utvrđuje direktor Državnog arhiva Srbije u skladu sa obezbeđenim raspoloživim sredstvima.

Rad Arhivskog saveta je javan.

Državni arhiv Srbije pruža stručnu i administrativno-tehničku podršku Arhivskom savetu.

4. STRUČNA ARHIVSKA ZVANjA

Uslovi za obavljanje stručnih arhivskih poslova

Član 64.

U arhivima stručne arhivske poslove obavljaju lica koja imaju odgovarajuće obrazovanje i položen stručni arhivistički ispit.

Stručne arhivske poslove mogu obavljati lica sa stečenim osnovnim i višim stručnim zvanjima.

Polaganje stručnog ispita

Član 65.

Stručno osposobljavanje za praktični rad u arhivima za zaposlene na stručnim poslovima s visokim i višim obrazovanjem traje godinu dana, a sa srednjim obrazovanjem – devet meseci.

Stručno osposobljavanje iz stava 1. ovog člana obavlja se u arhivima.

Stručni ispit polaže se u Državnom arhivu Srbije pred Komisijom za polaganje stručnog ispita u arhivskoj delatnosti koju obrazuje Ministar.

Stručni ispit polaže se i u pokrajinskom arhivu pred komisijom za polaganje stručnog ispita u arhivskoj delatnosti koju obrazuje nadležni organ autonomne pokrajine kao povereni posao.

Članovima komisija iz st. 3. i 4. ovog člana za polaganje stručnih ispita pripada naknada za rad.

Troškove polaganja stručnog ispita snosi arhiv u kome je kandidat zaposlen.

Arhiv ima pravo refundiranja troškova polaganja stručnog ispita od osnivača.

Plan i program stručnog osposobljavanja zaposlenih u arhivima, program stručnog ispita, način njegovog polaganja i visinu naknade za rad članovima komisija za polaganje stručnih ispita propisuje Ministar.

 Zaposlenom iz stava 1. ovog člana koji u roku od tri godine od sticanja uslova za polaganje stručnog ispita ne položi stručni ispit prestaje radni odnos u arhivu danom isteka tog roka.

Stručna zvanja

Član 66.

Polaganjem stručnog ispita stiču se osnovna stručna zvanja: arhivski pomoćnik, viši arhivski pomoćnik i arhivist.

Poslove arhivskog pomoćnika može da obavlja lice sa stečenim srednjim obrazovanjem u četvorogodišnjem trajanju i položenim stručnim ispitom.

Poslove višeg arhivskog pomoćnika može da obavlja lice sa stečenim visokim obrazovanjem na studijama u obimu od najmanje 180 ESPB bodova i lice sa završenim studijama u trajanju od najmanje dve godine, po propisu koji je uređivao visoko obrazovanje do 10. septembra 2005. godine.

Poslove arhiviste može da obavlja lice sa stečenim visokim obrazovanjem na studijama drugog stepena, odnosno na osnovnim studijama u trajanju od najmanje četiri godine, po propisu koji je uređivao visoko obrazovanje do 10. septembra 2005. godine i položenim stručnim ispitom.

Viša stručna zvanja na stručnim arhivskim poslovima su: arhivski pomoćnik prve vrste, viši arhivski pomoćnik prve vrste, viši arhivist i arhivski savetnik i ona se stiču dodelom.

Ministar obrazuje Komisiju za dodelu viših stručnih zvanja u arhivskoj delatnosti.

Članovima komisije iz stava 6. ovog člana pripada naknada za rad.

Uslove i postupak za sticanje viših stručnih zvanja i visinu naknade za rad članovima komisije iz stava 6. ovog člana propisuje ministar.

Licenca za obavljanje stručnih arhivskih poslova

Član 67.

Stručne arhivske poslove obavljaju zaposleni sa stečenim zvanjima iz čl. 66. st. 1. i 5. koji pored ispunjenih uslova iz člana 66. ovog zakona imaju i licencu.

Licenca je javna isprava.

Licencu izdaje i oduzima Ministarstvo rešenjem.

Rešenje iz stava 3. ovog člana je konačno u upravnom postupku.

Član 68.

Pravo na licencu imaju zaposleni sa stečenim osnovnim stručnim zvanjem u skladu sa ovim zakonom.

Ministarstvo je dužno da na zahtev lica iz stava 1. ovog člana, u roku od 60 dana od dana podnošenja zahteva izda licencu iz stava 1. ovog člana.

Član 69.

Licenca se oduzima licu koje je pravosnažno osuđeno za krivična dela koja su u vezi sa zaštitom kulturnih dobara.           

Član 70.

Ministarstvo vodi registar izdatih i oduzetih licenci.

Registar licenci je javan.

Sadržaj i način vođenja registra, kao i obrazac licence, propisuje ministar.

IV. KAZNENE ODREDBE

Član 71.

Novčanom kaznom u iznosu od 200.000 do 1.000.000 dinara kazniće se za prekršaj državni organ i organizacija, organ jedinice teritorijalne autonomije i lokalne samouprave, ustanova, javno preduzeće, imalac javnih ovlašćenja, privredno društavo, preduzetnik, lica koja obavljaju registrovanu delatnost, verska zajednica, kao i druga pravna lica:

1) ako izvrši povredu odredaba iz člana 6. ovog zakona;

2) ako postupi suprotno odredbama člana 9. ovog zakona;

3) ako arhivsku građu ne čuva kao celinu – arhivski fond (član 10. ovog zakona);

4) ako postupi suprotno odredbama člana 11. ovog zakona;

5) ako ne donese akta predviđena članom 14. ovog zakona;

6) ako uništi dokumentarni materijal bez odobrenja nadležnog arhiva iz člana 16. stav 2. ovog zakona;

7) ako ne preda sređenu i popisanu arhivsku građu nadležnom arhivu (član 17. stav 1. ovog zakona);

8) ukoliko ne izvrši obaveze iz člana 18. ovog zakona;

9) ukoliko postupi suprotno odredbama člana 19. ovog zakona;

10) ako ne izvrši mere iz člana 23. ovog zakona;

 Novčanom kaznom od 50.000 do 100.000 dinara kazniće se za prekršaj iz stava 1. ovog člana odgovorno lice u državnom organu i organizaciji, organu jedinice teritorijalne autonomije i lokalne samouprave, ustanovi, javnom preduzeću, imaocu javnih ovlašćenja, privrednom društvu, verskoj zajednici i pravnom licu.

Član 72.

Nadležni javni arhiv ima pravo aktivne legitimacije u pogledu ostvarivanja mera zaštite i korišćenja kulturnih dobara i pokretanja krivičnog i prekršajnog postupka.

V. PRELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

Član 73.

Arhivi osnovani do dana stupanja na snagu ovog zakona dužni su da svoju organizaciju i rad usklade sa odredbama ovog zakona u roku od godinu dana od dana stupanja na snagu ovog zakona.

Osnivači arhiva dužni su da obezbede dodatna sredstva i povećanje broja zaposlenih za izvršenje novih obaveza utvrđenih ovim zakonom.

Republika Srbija preuzeće osnivačka prava nad javnim arhivima čiji je osnivač autonomna pokrajina i jedinica lokalne samouprave najkasnije do dana početka primene ovog zakona.

Odluku o preuzimanju osnivačkih prava iz stava 3. ovog člana donosi Vlada.

Osnivačka prava iz stava 4. ovog člana u ime Republike Srbije vrši Vlada.

Od dana preuzimanja osnivačkih prava nad javnim arhivima Vlada će u roku od godinu dana imenovati organe javnih arhiva u skladu sa ovim zakonom.

Do imenovanja direktora, upravnog i nadzornog odbora javnih arhiva u skladu sa ovim zakonom, dosadašnji direktor, upravni i nadzorni odbor nastavljaju sa radom.

Na imenovanje organa javnih arhiva primenjuju se odredbe ovog zakona.

Direktori javnih arhiva nad kojima je osnivačka prava preuzela Republika Srbija preduzeće potrebne mere radi upisa u sudski registar.

Javni arhivi uskladiće organizaciju, rad i opšte akte sa odredbama ovog zakona u roku od godinu dana od dana njegovog stupanja na snagu.

Član 74.

Poslove iz člana 12. ovog zakona Služba Vlade nadležna za projektovanje, usklađivanje, razvoj i funkcionisanje sistema elektronske uprave i informacionih sistema i infrastrukture organa obavlja do obezbeđivanja uslova i kapaciteta Državnog arhiva za obavljanje ovih poslova.

Član 75.

Do obezbeđivanja uslova za elektronsko arhiviranje i dugotrajnog i pouzdanog čuvanja, arhivska građa koja je izvorno nastala u elektronskom obliku, opreme, stručnog kadra i obuke zaposlenih u arhivima za vršenje e-arhiviranja, ovi poslovi vršiće se prema odredbama zakona koji se primenjivao do početka primene ovog zakona a najkasnije do 1.10.2020. godine.

Član 76.

Arhivsku građu koja je do dana stupanja na snagu ovog zakona utvrđena kao kulturno dobro arhivi su dužni da mikrofilmuju bez odlaganja a najkasnije u roku od 10 godina od dana stupanja na snagu ovog zakona.

Član 77.

Arhivski radnik koji je do dana stupanja na snagu ovog zakona zasnovao radni odnos u arhivu i ima položen stručni ispit smatra se da ima licencu od dana stupanja na snagu ovog zakona.

Zaposleni koji na dan stupanja na snagu ovog zakona obavlja arhivske poslove za koje nema odgovarajuće obrazovanje ili položen stručni ispit, može nastaviti sa obavljanjem tih poslova pod uslovom da u roku od dve godine od dana stupanja na snagu ovog zakona stekne odgovarajuće obrazovanje, odnosno položi stručni ispit.

Zaposleni sa akademskim zvanjem doktora nauka nemaju obavezu polaganja stručnog ispita.

Član 78.

Pravni subjekti koji su do postupka privatizacije bili u društvenoj ili državnoj svojini, mogu zadržati arhivsku građu i dokumentarni materijal koji su privatizacijom preuzeli zajedno sa pravnim licem, a potrebni su im u obavljanju njihove osnovne delatnosti – godinu dana od dana stupanja na snagu ovog zakona nakon toga je predaju nadležnom arhivu.

Pravni subjekti iz stava 1. ovog člana dužni su da sa navedenim dokumentarnim materijalom postupaju prema odredbama člana 9. ovog zakona.

Ako arhiv nije u mogućnosti da preuzme arhivsku građu iz stava 1. ovog člana, pravni subjekt iz stava 1. ovog člana dužan je da je čuva do trenutka kada predaja arhivu bude bila moguća.

Član 79.

Podzakonski propisi za sprovođenje ovog zakona doneće se u roku od godinu dana od dana stupanja na snagu ovog zakona.

Član 80.

Danom početka primene ovog zakona prestaje da važi Zakon o arhivskoj građi Savezne Republike Jugoslavije ("Službeni list SRJ", br. 12/98 i 13/98).

Danom početka primene ovog zakona prestaju da važe odredbe čl. 37, 38, 39, 40. i 41, člana 74. stav 3, čl. 76, 81, 93, 94, 95, 97. i 131. Zakona o kulturnim dobrima ("Službeni glasnik RS", br. 71/94, 52/11 – dr. zakon i 99/11 – dr. zakon), a odredbe člana 53. stav 2, člana 56. stav 3, čl. 57, 61, 68, 70, 79, 85, 86. i 87. i člana 111. stav 4. tog zakona prestaju da važe u delu koji se odnosi na arhivsku građu i rad arhiva.

Član 81.

Ovaj zakon stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom glasniku Republike Srbije", a primenjivaće se istekom godinu dana od dana njegovog stupanja na snagu.

IZ OBRAZLOŽENjA

II. Razlozi za donošenje zakona

Republika Srbija je jedna od retkih zemalja u svetu koja nema zakon kojim je sveobuhvatno uređena zaštita arhivske građe, kao izuzetno važnog segmenta kulturnog nasleđa, i organizacija i funkcionisanje arhivske delatnosti. Zakonom o kulturnim dobrima ("Službeni glasnik RS", broj 71/94, 52/11 – dr. i 99/11- dr. zakon), kao osnovnim izvorom prava za ovu materiju, uređuje se zaštita svih vrsta kulturnih dobara (spomenici kulture, prostorne kulturno-istorijske celine, arheološka nalazišta i znamenita mesta – nepokretna kulturna dobra; umetničko-istorijska dela, arhivska građa, filmska građa i stara i retka knjiga – pokretna kulturna dobra) što ovaj zakon čini nepreglednim i obimnim a istovremeno nedovoljno preciznim, posmatrano sa stanovišta onih koji se staraju o zaštiti određene vrste kulturnog dobra.

Zakon o kulturnim dobrima je usvojen 1994. godine i osim terminološke zastarelosti, odredbe ovog zakona ne uređuju veoma važna pitanja koja se odnose na: arhivsku građu koja izvorno nastaje u elektronskom obliku, odnosno obaveze stvaralaca i imalaca arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku; arhivsku građu i dokumentarni materijal nastali u radu stvaralaca ili imalaca koji su prestali sa radom; arhivsku građu pravnih subjekata koji su do postupka privatizacije bili u društvenoj ili državnoj svojini; specijalne i privatne arhive; matičnost arhiva; stručna arhivska zvanja i brojna druga pitanja. Ukoliko imamo u vidu značaj arhivske građe, ne samo za istoriju, nauku i kulturu već i za zadovoljavanje potreba građana koji na osnovu podataka iz arhivske građe ostvaruju određena prava, neophodno je hitno uređivanje ove materije u cilju očuvanja ovog kulturnog dobra.

- Problemi koje zakon treba da reši

S obzirom na to da većina arhiva u Republici Srbiji obavlja svoju delatnost u veoma teškim uslovima, sa nedovoljnim prostorom za smeštaj arhivske građe, nedostatkom stručnog kadra, zastarelom opremom i problemima finansiranja, donošenjem zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti će biti stvorene institucionalne osnove za obezbeđivanje uslova neophodnih za obavljanje delatnosti zaštite arhivske građe i ravnomeran razvoj arhiva. Najveći broj arhiva zbog problema u vezi sa nedovoljnim finansiranjem od strane lokalnih samouprava nije u mogućnosti da na odgovarajući način obavlja svoju redovnu delatnost a pri tom je i broj zaposlenih u arhivima, uprkos povećanju obima poslova usled donošenja brojnih novih zakona (Zakon o rehabilitaciji, Zakon o vraćanju oduzete imovine i obeštećenju…), konstantno smanjivan pa su pojedini arhivi dovedeni na ivicu izdrživosti. Nedostatak prostora za prijem arhivske građe je među vodećim problemima koji direktno utiče na propadanje građe jer uslovi u kojima se nalazi kod stvaralaca često nisu odgovarajući.

Osim toga, sadašnji zakonski okvir je delimično zastareo i ne uređuje brojna pitanja koja su od značaja za rad arhiva. Zakonsko uređivanje obaveza stvaralaca i imalaca arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku, postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom nastalim u radu stvaralaca ili imalaca koji su prestali sa radom, arhivskom građom kod pravnih subjekata koji su do postupka privatizacije bili u društvenoj ili državnoj svojini i brojna druga pitanja su potrebna u cilju očuvanja i zaštite velike količine veoma značajne arhivske građe. Neophodno je urediti i standardizaciju u oblasti informacionih sistema sa stanovišta zahteva za upravljanje elektronskim dokumentima koji su od posebnog značaja za nauku i kulturu kako bi bila osigurana njihova upotrebljivost. Pri tom se mora imati u vidu problem ograničene trajnosti medija za čuvanje elektronskih dokumenata, različiti formati dokumenata, rapidno zastarevanje opreme za stvaranje i upravljanje elektronskim zapisima te konstantna evolucija informacionih tehnologija. U tom smislu potrebno je urediti postupke i procedure koje će omogućiti očuvanje ove vrste kulturnog nasleđa u svim oblicima u kojima nastaje i prevazilaženje navedenih izazova.

- Ciljevi koji se donošenjem zakona postižu

1. Stvaranje zakonskog okvira koji će obezbediti potpunu zaštitu i očuvanje arhivske građe, bez obzira na oblik u kojem nastaje i gde se nalazi jedan je od osnovnih ciljeva koji će se postići donošenjem ovog zakona. Uređivanje ove materije zakonom će uticati i na razvoj svesti o važnosti očuvanja arhivske građe za buduće generacije, odnosno svesti da se najvažniji dokumenti moraju zaštititi od uništenja jer arhivski dokument predstavlja svojevrsno materijalno svedočansvo o postojanju, organizaciji i funkcionisanju države i društva, iz čega proizilazi i značaj koji ova vrsta dokumenata ima za nauku i kulturu, kao i za građane koji na osnovu podataka iz arhivske građe ostvaruju određena prava.

2. Utvrđivanje Arhivskog fonda Republike Srbije, kao dela nacionalnog i svetskog kulturnog nasleđa, kao i njegova dopuna dokumentima koji predstavljaju deo kulturnog nasleđa Republike Srbije a nalaze se van njene teritorije, kao i dokumentima i kopijama dokumenata stranih izvora koji se odnose na istoriju Srbije i srpskog naroda.

3. Zaokruživanje pravne regulative koja se odnosi na arhivsku građu izvorno nastalu u elektronskom obliku i to na način koji će garantovati njeno "preživljavanje" kroz vreme, odnosno očuvanje podataka koje ona sadrži.

4. Uređivanje rokova dostupnosti, uslova i načina korišćenja arhivske građe.

5. Poboljšanje uslova za rad arhiva kako bi mogli da: preuzimaju arhivsku građu sa područja svoje nadležnosti, registraturski je srede i arhivistički obrade, mikrofilmuju i digitalizuju, oštećenu građu konzerviraju i restauriraju, odnosno kako bi mogli da obavljaju svoju delatnost.

6. Jasno definisanje obaveza osnivača arhiva.

7. Regulisanje matične funkcije arhiva.

8. Uređivanje stručnih zvanja i licenci u arhivskoj struci.

9. Pooštravanje kaznene politike koje će doprineti zaštiti i očuvanju arhivske građe.

- Razmatrane mogućnosti da se problem reši i bez donošenja propisa

U toku analize razmatrano je nekoliko relevantnih mogućnosti:

1) status quo - nedonošenje Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti, odnosno nemenjanje važećeg Zakona o kulturnim dobrima,

2) izmene odnosno dopune Zakona o kulturnim dobrima kojim bi se izvršila korekcija dela uočenih problema ili

3) donošenje novog zakona koji bi u potpunosti regulisao ovu oblast.

Prva opcija nije održiva iz razloga što više nije moguće postojećim pravnim okvirom obezbediti potpunu zaštitu i očuvanje arhivske građe (naročito arhivske građe koja nastaje u elektronskom obliku).

Druga opcija bi podrazumevala izmene i dopune Zakona o kulturnim dobrima u pogledu niza pitanja koje taj zakon nedovoljno ili uopšte ne reguliše. Ovo ne bi bilo dobro rešenje imajući u vidu obim potrebnih izmena, odnosno dopuna, kao i činjenicu da Zakon o kulturnim dobrima ne uređuje samo zaštitu arhivske građe nego i zaštitu drugih vrsta kulturnih dobara, te je iz navedenih razloga celishodnije donošenje novog zakona koji bi u potpunosti regulisao oblast zaštite arhivske građe i organizaciju i funkcionisanje arhivske delatnosti.

- Zašto je donošenje zakona najbolji način za rešavanje problema

Donošenje zakona je neophodno i jedino moguće rešenje za sveobuhvatno regulisanje sistema zaštite arhivske građe i organizaciju i funkcionisanje arhivske delatnosti ako imamo u vidu da se ne mogu na drugi način rešiti aktuelni problemi sa kojima se svakodnevno suočavaju arhivi u obavljanju delatnosti.

Imajući u vidu značaj arhivske građe i njene specifičnosti u odnosu na druge vrste kulturnih dobara, neophodno je sva pitanja u vezi njenog nastanka, čuvanja i zaštite urediti posebnim zakonom, kojim će istovremeno biti regulisana i prava i obaveze svih stvaralaca i imalaca arhivske građe, kao i ustanova kojima je osnovna delatnost njena zaštita.

III. Osnovni pravni instituti i pojedinačna rešenja

OSNOVNIM ODREDBAMA (čl. 1–8) definisani su: predmet zakona; termini i definicije; arhivska građa; zabrana uništenja i oštećenja i čuvanje arhivske građe i dokumentarnog materijala; Arhivski fond Republike Srbije i Telo za koordinaciju rada arhiva Republike Srbije.

Ovim zakonom uređuje se sistem zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala, uslovi i način korišćenja arhivske građe, organizacija, nadležnost i delatnost arhiva u Republici Srbiji (član 1).

Članom 2. Nacrta zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (u daljem tekstu: Nacrt zakona) su za potrebe ovog zakona, utvrđeni termini i definicije, odnosno značenje pojmova upotrebljenih u zakonu.

U članu 4. je arhivska građa određena kao kulturno dobro od opšteg interesa za Republiku Srbiju koje, kao takvo, uživa posebnu zaštitu utvrđenu zakonom a takođe je predviđeno da je i delatnost zaštite arhivske građe od opšteg interesa za Republiku Srbiju. Veoma važne odredbe ovog člana su i one kojima se predviđa da se sredstva za zaštitu i čuvanje arhivske građe u svojini Republike Srbije obezbeđuju u budžetu Republike Srbije jer je dosadašnja praksa pokazala da je najveći broj arhiva koji su finansirani od strane lokalnih samouprava doveden u veoma težak položaj pa je njihov prelazak na republički budžet jedan od nužnih preduslova za obavljanje arhivske delatnosti, odnosno očuvanje arhivske građe. S obzirom da arhivi obavljaju zaštitu arhivske građe na teritoriji jedinica lokalne samouprave članom 5. predviđeno je da su jedinice lokalne samouprave na čijim teritorijama javni arhiv obavlja poslove zaštite arhivske građe u skladu sa rešenjem iz člana 54. stav 2. ovog zakona, dužne da zajednički obezbede prostor za rad, odnosno obavljanje delatnosti arhiva i smeštajni prostor za arhivsku građu.

Odredbe člana 6. imaju za cilj da obezbede očuvanje arhivske građe i dokumentarnog materijala. Arhivska građa se čuva u obliku u kojem je nastala. S tim u vezi je i odredba koja predviđa zabranu uništenja ili oštećenja dokumentarnog materijala pre isteka roka čuvanja bez obzira da li je mikrofilmovan ili digitalizovan jer prema mišljenju arhivske struke uništavanje originala u papiru i čuvanje njihovih digitalnih kopija nije pouzdano, odnosno sigurno rešenje.

Odredbama člana 7. Nacrta zakona po prvi put je definisan Arhivski fond Republike Srbije, koji je pod zaštitom Republike Srbije, kao i mere za njegovu dopunu.

Predloženom odredbom člana 8. Nacrta zakona predviđa se obrazovanje Tela za koordinaciju rada arhiva Republike Srbije koje je zamišljeno kao telo koje treba da pomogne funkcionisanju arhiva u Republici Srbiji, odnosno u rešavanju praktičnih problema.

            ARHIVSKA GRAĐA I DOKUMENTARNI MATERIJAL (čl. 9-43) je najobimniji deo Nacrta zakona koji obuhvata odredbe kojima se uređuju: obaveze stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala; nadležnost i obaveze arhiva; dostupnost i korišćenje arhivske građe u arhivima.

1. Obaveze stvaroca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala (čl. 9- 21)

Odredbama predloženog člana 9. Nacrta zakona su utvrđene obaveze stvaralaca i imalaca arhivske građe i dokumentarnog materijala. Predloženim članom 10. Nacrta zakona uređuje se nedeljivost arhivskog fonda, odnosno predviđena je obaveza stvaraoca i imalaca javne arhivske građe i dokumentarnog materijala da arhivsku građu čuvaju kao celinu-arhivski fond.

Obaveze stvaraoca i imaoca dokumentarnog materijala u elektronskom obliku su po prvi put uređene ovim zakonom naročito zbog značaja očuvanja arhivske građe u elektronskom obliku. Predloženim čl. 11 – 12. Nacrta zakona uređene su obaveze stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku.

Članom 13. Nacrta zakona je predviđeno ograničnjenje u pogledu postupanja sa arhivskom građom u elektronskom obliku koja je nastala radom državnih organa i organizacija, organa jedinica teritorijalne autonomije i lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća, imalaca javnih ovlašćenja, pravnih lica koja se u potpunosti ili delimično finansiraju iz budžeta Republike Srbije, autonomne pokrajine i jedinice lokalne samouprave koja se zbog svog značaja i podataka koji se nalaze u njoj može pre predaje nadležnom arhivu davati na čuvanje samo državnom organu, organizaciji, odnosno javnom preduzeću.

U članu 14. Nacrta zakona su predviđena opšta akta o upravljanju dokumentima koje donose stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala. Pored obaveze donošenja opšteg akta o evidentiranju, klasifikovanju, arhiviranju i čuvanju arhivske građe i dokumentarnog materijala (tačka 1) i liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja (tačka 2) koja praktično predstavlja popis kategorija dokumenata gde je za svaku kategoriju određen rok čuvanja – arhivska građa ima rok čuvanja: trajno a kategorije koje imaju određeni rok čuvanja izražen u određenom broju godina se po njihovom isteku može uništiti), ovim članom je predviđena i obaveza donošenja opšteg akta o evidentiranju, zaštiti i korišćenju elektronskih dokumenata (tačka 3) jer se postupanje sa njima razlikuje od postupanja sa dokumentima koji su izvorno nastali u papiru. Istim članom se predviđa nadležnost javnih arhiva da daju saglasnost na liste kategorija stvaralaca u njihovoj nadležnosti jer se na osnovu listi kategorija praktično određuje šta će u Republici Srbiji biti trajno sačuvano od dokumenata a šta će biti uništeno, što je izuzetno važno pitanje od državnog interesa, čije uređivanje zbog toga ne sme biti prepušteno samo stvaraocima arhivske građe kojima je često u interesu da se zbog ušteda "oslobode" što veće količine ili svih dokumenata.

Član 15. nacrta zakona odnosi se na podzakonska akta o upravljanju dokumentima u državnim i drugim organima s tim što su prepoznate specifičnosti u okviru poslova pravosuđa, zdravstva i prosvete zbog brojnih specifičnih akata, evidencija i drugih dokumenata koja nastaju u njihovom obavljanju zbog čega se posebno predviđa nadležnost odgovarajućih ministarstava da donesu opšta akta i posebne liste kategorija sa rokovima čuvanja samo za te poslove. Odredbama člana 16. Nacrta zakona se uređuje izdvajanje dokumenata kojima je istekao rok čuvanja i njihovo uništavanje, kao i nadležnost javnih arhiva koji daju odobrenje za njegovo uništenje.

Član 17. sadrži izuzetno važne odredbe koje se odnose na predaju arhivske građe nadležnom javnom arhivu. Osnovno pravilo je da se sređena i popisana arhivska građa predaje na čuvanje nadležnom javnom arhivu po isteku 30 godina od dana njenog nastanka s tim što nadležni javni arhiv može odlučiti da se u pojedinim slučajevima produži navedeni rok, odnosno navedeni rok se može skratiti sporazumom između nadležnog javnog arhiva i stvaraoca, odnosno imaoca arhivske građe. Zbog specifičnosti poslova koje obavlja, predviđeno je da se organ uprave nadležan za unutrašnje poslove stara o čuvanju arhivske građe nastale u njegovom radu u za to posebno obrazovanom arhivskom odeljenju, a može je pod uslovima koje sam odredi predati u celini nadležnom javnom arhivu.

Obaveze prilikom predaje arhivske građe uređene su odredbama predloženog člana 18. Nacrta zakona. Ovde je važno naglasiti da se posebno predviđa dužnost stvaraoca i imaoca arhivske građe u elektronskom obliku koja zbog svojih specifičnosti, prilikom predaje mora biti upotrebljiva.

Imajući u vidu potrebu da se sačuva velika količina arhivske građe koja je nastala u okviru delatnosti subjekata koji su prestali sa radom, ovaj zakon reguliše i predaju arhivske građe i dokumentarnog materijala, nastalih u radu stvaralaca i imalaca koji su prestali sa radom (član 19).

Neispunjenje obaveze predaje arhivske građe uređuje se predloženim članom 20. Nacrta zakona a članom 21. Nacrta zakona su uređene obaveze stvaralaca i imalaca u vezi sa preduzimanjem mera u slučaju vanrednih situacija.

2. Nadležnost i obaveze arhiva (čl. 22-37)

Članom 22. Nacrta zakona uređene su nadležnosti javnih arhiva a članom 23. se detaljno uređuje način obavljanja stručnog nadzora nad evidentiranjem, klasifikovanjem, odabiranjem, arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i zaštitom arhivske građe, odnosno nad njenim odabiranjem iz dokumentarnog materijala, kao i nad izdvajanjem bezvrednog dokumentarnog materijala koji se nalazi kod stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala. Ovim članom se uređuje postupanje ovlašćenog lica u vršenju poslova stručnog nadzora, donošenje odgovarajućih akata u vršenju tog nadzora, kontrola sprovođenja naloženih mera i nadležnost javnih arhiva za podnošenje krivične prijave ili zahteva za pokretanje prekršajnog postupka.

Nacrt zakona sadrži u članu 24. Nacrta zakona i upućujuće odredbe (koje se odnose na kategorizaciju arhivske građe) na zakon kojim se uređuje zaštita kulturnih dobara jer je postupak kategorizacije svih vrsta kulturnih dobara pa i arhivske građe materija tog zakona. Odredbama člana 25. Nacrta zakona se uređuje nadležnost za vođenje registara arhivske građe i Centralnog registra, upis podataka u registre i druga pitanja od značaja za njihovo vođenje.

 Članom 26. Nacrta zakona uređuje se izrada informativnih sredstava o arhivskoj građi u arhivima a članom 27. Nacrta zakona predviđaju evidencije koje je svaki arhiv dužan da vodi. Revizija fondova i zbirki koje se nalaze uaerhivima uređena je članom 28. Nacrta zakona. Mere zaštite arhivske građe definisane su članom 29. nacrta zakona,

Preventivna zaštita kao skup mera i postupaka kojima se usporava prirodno propadanje arhivske građe je izuzetno važna i to ne samo u arhivima, nego i kod stvaralaca i imalaca arhivske građe i ona je uređena članom 30. Nacrta zakona.

Član 31. Nacrta zakona uređuje mikrofilmovanje i digitalizaciju arhivske građe s tim što sa stanovišta arhivske delatnosti postoji razlika u njihovim funkcijama pa se sigurnosnim i zaštitnim snimanjem smatra samo mikrofilmovanje jer je mikrofilm dokazano trajan nosač zapisa za razliku od digitalnih nosača zapisa koji se konstantno usled tehnološkog razvoja menjaju i ne postoje dokazi o njihovoj trajnosti. U tom smislu, odredbom ovog člana je predviđeno da arhiv digitalizuje arhivsku građu u cilju davanja digitalnih kopija na korišćenje umesto originala, njihovog korišćenja u okviru informacionog sistema, radi lakšeg pretraživanja i objavljivanja i da digitalna kopija ne predstavlja zaštitnu kopiju arhivske građe. Takođe, odredbama ovog člana uređeno je kome arhiv može poveriti mikrofilmovanje i digitalizaciju arhivske građe koju čuva. Konzervacija i restauracija arhivske građe predviđene su članom 32. Nacrta zakona.

Imajuću u vidu značaj arhivske građe koja se nalazi u arhivima, predviđena je i obaveza arhiva da izradi plan zaštite i spasavanja arhivske građe u vanrednim situacijama, sa posebnim merama za arhivsku građu od izuzetnog značaja u skladu sa posebnim propisima (član 33).

S obzirom da postoji i arhivska građa stranog porekla koja se nalazi u inostranstvu a koja je od značaja za istoriju srpskog naroda i Srbije, predviđena je nadležnost javnih i specijalnih arhiva da vrše njeno istraživanje i kopiranje (član 34), kao i kulturno-obrazovna delatnost arhiva u inostranstvu (član 35).

Nacrtom zakona se uređuje i obaveza arhiva da se stara o stručnom usavršavanju zaposlenih (član 36) a izdavanje časopisa, arhivska biblioteka i projekcije članom 37. Nacrta zakona.

3. Dostupnost i korišćenje arhivske građe u arhivima (čl. 38-43)

Opšti rok dostupnosti arhivske građe je 30 godina od dana njenog nastanka s tim što su predviđeni i slučajevi kada je građa dostupna za korišćenje i pre isteka tog roka (član 38) kao i posebni rokovi dostupnosti za određene kategorije arhivske građe (član 39). Pri tom je istim članom predviđeno da se dostupnost i korišćenje arhivske građe i dosijea lica nastalih u radu službi bezbednosti uređuju posebnim zakonom.

Članom 40. Nacrta zakona je predviđeno davanje odobrenja za korišćenje arhivske građe, kao i pravo žalbe u slučaju odbijanja zahteva za korišćenje arhivske građe. Osnovni princip, kada je u pitanju dostupnost i korišćenje arhivske građe u arivima je sadržan u odredbi stava 1. člana 41. kojom je utvrđeno da: Svi imaju pravo da pod jednakim uslovima koriste arhivsku građu koja se čuva u arhivima. Kada postoje kopije arhivske građe (mikrofilmske ili digitalne) originali se ne daju na korišćenje da bi se sprečili i usporilo njihovo propadanje usled korišćenja, s tim što je predviđen i izuzetak od ovog pravila (ako to zahteva naučni metod rada). Arhivi daju arhivsku građu na korišćenje ali nemaju obavezu da istražuju arhivsku građu koju poseduju za potrebe korisnika. Ograničenja u pogledu korišćenja arhivske građe su uređena članom 42. Nacrta zakona a posebno su uređene i mogućnosti korišćenja arhivske građe van arhiva, odnosno njeno privremeno iznošenje iz zemlje na osnovu rešenja Ministarstva o privremenom iznošenju arhivske građe u inostranstvo (član 43).

ORGANIZACIJA ARHIVSKE DELATNOSTI (čl. 44-70) je deo zakona koji sadrži odredbe o osnivanju arhiva i njihovim organima, vrstama arhiva, matičnosti, Državnom arhivu Srbije, Arhivskom savetu, stručnim arhivskim zvanjima i licenci za obavljanje stručnih arhivskih poslova.

1.         Osnivanje i organi arhiva (čl. 44-51)

Arhivi se mogu osnovati kao: javni, specijalni i privatni. Javne arhive osniva, odnosno osnivačka prava vrši Republika Srbija, dok osnivač privatnog arhiva može biti pravno i fizičko lice. Osnivač specijalnog arhiva se utvrđuje posebnim zakonom jer se specijalni arhivi i osnivaju posebnim zakonima (čl.44-45).

Dužnosti osnivača su precizno definisane članom 46. Nacrta zakona, kao i neophodni uslovi da bi arhiv mogao da počne sa radom (član 47) koji se odnose na prostor za rad i smeštaj arhivske građe, objekte i odgovarajuću opremu, minimalni broj zaposlenih na stručnim arhivističkim poslovima i finansiranje rada arhiva i redovne delatnosti. Bliže uslove propisuje ministar jer su u svakom konkretnom slučaju oni u vezi sa količinom arhivske građe, nadležnošću arhiva i drugim kriterijumima na osnovu kojih se uslovi mogu razlikovati za različite arhive.

 Organi arhiva kao ustanova kulture određeni su Zakonom o kulturi: direktor, Upravni odbor i Nadzorni odbor pa ih shodno tome predviđa i ovaj zakon (član 48). Članom 49. Nacrta zakona se utvrđuju posebni uslovi za izbor direktora arhiva, kao i za direktora Državnog arhiva Srbije s tim što se u pogledu sprovođenja konkursa i imenovanja direktora upućuje na Zakon o kulturi. Upućujuće odredbe u pogledu nadležnosti, izbora članova i rada Upravnog odbora i Nadzornog odbora sadrže i članovi 50. i 51. Nacrta zakona.

2.         Arhivi (čl. 52-57)

Javni arhivi su nabrojani u članu 52. Nacrta zakona (Državni arhiv Srbije, Arhiv Jugoslavije, pokrajinski arhivi, međuopštinski arhivi i arhivi jedinica lokalne samouprave). Odredbe kojima se uređuje nadležnost i osnivanje specijalnih arhiva sadrži član 53. Nacrta zakona.

Javni arhivi čine mrežu arhiva Republike Srbije a njihovu teritorijalnu nadležnost utvrđuje ministar rešenjem (član 54) koje se objavljuje u "Službenom glasniku RS".

Jedinstveni arhivski informacioni sistem je uređen članom 55. Nacrta zakona i upravljanje zajedničkom informaciono-komunikacionom infrastrukturom za potrebe stvaranja, primanja, evidentiranja, arhiviranja, čuvanja i korišćenja elektronskih i svih drugih oblika i vrsta dokumenata, u neograničenom vremenskom periodu. Način vođenja i sadržaj arhivskog informacionog sistema propisuje Ministar.

Odrebama o nadzoru (član 56) predviđeno je da nadzor nad radom arhiva vrši Ministarstvo, odnosno nadležni organi autonomnih pokrajina, kao poveren posao.

Nadzor nad stručnim radom javnih arhiva u Republici Srbiji obavljaju matični arhivi kao povereni posao. Nadzor nad stručnim radom Arhiva Vojvodine i Arhiva Kosova i Metohije obavlja Državni arhiv Srbije, kao i nadzor nad stručnim radom specijalnih i privatnih arhiva u Republici Srbiji (član 57).

3.         Matičnost arhiva (čl. 58-63)

Ovim zakonom se uvodi i pojam matičnosti, odnosno utvrđuju se matični arhivi (Državni arhiv Srbije, Arhiv Vojvodine, Arhiv Kosova i Metohije). Matični arhiv, pored poslova koje obavljaju svi arhivi, obavlja i druge poslove utvrđene članom 58. ovog zakona.

Obaveze Državnog arhiva Srbije definisane su članom 59. Nacrta zakona. Za obavljanje pojedinih poslova, odnosno novih nadležnosti koji se uvode ovim zakonom, neophodno je osnivanje posebnih organizacionih jedinica u Državnom arhivu Srbije (Odeljenje za arhivsku građu u elektronskom obliku i Matična služba).

Članom 60. Nacrta zakona predviđeno je i obrazovanje Arhivskog saveta kao stručnog savetodavnog tela Državnog arhiva Srbije (član 60) koje ima devet članova koji se biraju se iz reda uglednih i afirmisanih stručnjaka u arhivskoj delatnosti, odnosno to mogu biti arhivski stručnjaci iz različitih arhiva (član 61).

Nadležnost Arhivskog saveta i rad ovog tela precizirani su članovima 62. i 63. Nacrta zakona.

4.         Stručna arhivska zvanja

Predložene odredbe članova 64-67 uređuju uslove za obavljanje stručnih arhivskih poslova, polaganje stručnog ispita, stručna zvanja i licence za obavljanje stručnih arhivskih poslova.

Uslov za obavljanje stručnih arhivskih poslova je odgovarajuće obrazovanje i položen stručni arhivistički ispit (član 64). Član 65. Uređuje polaganje stručnog ispita kojim se stiču se osnovna stručna zvanja: arhivski pomoćnik, viši arhivski pomoćnik i arhivist (član 66) u zavisnosti od obrazovanja dok se viša stručna zvanja (arhivski pomoćnik prve vrste, viši arhivski pomoćnik prve vrste, viši arhivist i arhivski savetnik) stiču dodelom. Za dodelu viših stručnih zvanja nadležna je Komisija koju obrazuje ministar a on propisuje i uslove i postupak za sticanje viših stručnih zvanja.

Članovi 67-70. sadrže odredbe o licenci za obavljanje stručnih arhivističkih poslova. Ovim odredbama po prvi put se zakonom uređuje licenca za obavljanje stručnih arhivističkih poslova, registar licenci, ko ima pravo na licencu, kao i razlog za oduzimanje licence.

KAZNENIM ODREDBAMA (čl. 71-72) predviđeni su prekršaji za povrede odredaba ovog zakona. Nadležni javni arhiv ima pravo aktivne legitimacije u pogledu ostvarivanja mera zaštite i korišćenja kulturnih dobara i pokretanja krivičnog i prekršajnog postupka.

PRELAZNIM I ZAVRŠNIM ODREDBAMA (čl. 73-79) predviđen je rok od godinu dana od dana stupanja na snagu ovog zakona da arhivi usklade svoju organizaciju i rad sa odredbama ovog zakona (član 73).

Prelaznim i završnim odredbama je predviđeno da Republika Srbija preuzima osnivačka prava nad javnim arhivima čiji je osnivač autonomna pokrajina i jedinica lokalne samouprave najkasnije do dana početka primene ovog zakona i druga pitanja u vezi sa preuzimanjem osnivačkih prava nad ovom vrstom ustanova zaštite od kojih je većina, od prelaska na finansiranje od strane lokalnih samouprava dovedena u veoma težak položaj. Imajući u vidu značaj dokumenata, odnosno arhivske građe koja je često poslednja brana falsifikovanju istorije, brisanju nacionalnog identiteta i pamćenja, potiranju tragova o postojanju države, nestajanju dokaza o granicama, načinu života i vrednostima koje su postojale u jednom društvu, arhivi koji se nalaze u teškom položaju prelaze u nadležnost Republike Srbije.

Veoma važna odredba ovog člana je i odredba koja predviđa da su osnivači arhiva dužni da obezbede dodatna sredstva i povećanje broja zaposlenih za izvršenje novih obaveza utvrđenih ovim zakonom jer su se često u prošlosti arhivi suočavali sa problemom nametanja novih obaveza brojnim zakonima bez odgovarajućeg povećanja broja zaposlenih i jačanja drugih kapaciteta, naprotiv, u arhivima je poslednjih decenija došlo do drastičnog smanjenja broja zaposlenih.

Članom 74. predviđeno je da Kancelarija za IT (do obezbeđivanja uslova i kapaciteta Državnog arhiva za uspostavljanje i vođenje elektronskog arhiva u Državnom centru za čuvanje i upravljanje podacima) obavlja poslove iz člana 12. ovog zakona. Do obezbeđivanja uslova za elektronsko arhiviranje i dugotrajno i pouzdano čuvanje, arhivska građa koja je izvorno nastala u elektronskom obliku vršiće se prema odredbama zakona koji se primenjivao do početka primene ovog zakona a najkasnije do 1.10.2020. godine (član 75)

Mikrofilmovanje arhivske građe su dužni da obave bez odlaganja a najkasnije u roku od 10 godina od dana stupanja na snagu ovog zakona u cilju zaštite (član 76).

Član 77. Nacrta zakona sadrži prelazne odredbe koje se odnose na licencu i obavezu polaganja stručnog ispita.

Odredbe člana 78. Nacrta zakona odnose se na obaveze pravnih subjekata koji su do postupka privatizacije bili u društvenoj ili državnoj svojini koje imaju za cilj očuvanje velike količine arhivske građe koja je u praksi često izložena propadanju dok se nalazi kod imalaca.

Podzakonski propisi za sprovođenje ovog zakona doneće se u roku od godinu dana od dana stupanja na snagu ovog zakona (član 79). Odredbama članova 80. i 81. predviđen je prestanak važnosti određenih zakona, odnosno pojedinih zakonskih odredaba, kao i stupanje na snagu i primena ovog zakona.

IV. Procena finansijskih sredstava potrebnih za sprovođenje zakona

Za sprovođenje Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti nije potrebno obezbediti dodatna sredstva u budžetu Republike Srbije za 2019. godinu, jer je ovim zakonom predviđena njegova odložena primena, godinu dana od dana stupanja na snagu, tako da se očekuje da će se sa primenom Zakona početi 2020. godine. U skladu sa tim, u budžetu Republike Srbije za 2020. i 2021. godinu sredstva će biti planirana prema realnim parametrima.

Predlogom zakona su predviđene nove obaveze sadržane u odredbama Nacrta zakona: mere za dopunu Arhivskog fonda Republike Srbije (čl. 7); kontrola upotrebljivosti sadržaja elektronske arhivske građe prilikom predaje arhivu (čl. 18); kontrola itvršenja mera zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala u slučaju vanrednih situacija (čl. 21); obavljanje poslova izgradnje i razvoja informacionog sistema arhiva (čl. 22); obavljanje novih poslova u okviru stručnog nadzora (čl. 23); vođenje novih vrsta evidencija koje je arhiv dužan da vodi (čl. 27); obavljanje sigurnosnih i zaštitna snimanja arhivske građe koje vrši arhiv; digitalizacija arhivske građe u cilju davanja digitalnih kopija na korišćenje umesto originala, kao i njihovo korišćenje u okviru informacionog sistema, radi lakšeg pretraživanja i objavljivanja (čl. 31); izrađivanja planova zaštite i spasavanja arhivske građe u vanrednim situacijama (čl. 33); vrši istraživanje i kopiranje arhivske građe stranog porekla u inostranstvu (čl. 34); povezivanje arhiva u jedinstveni informacioni sistem (čl. 55), nadzor nad stručnim radom specijalnih i privatnih arhiva (čl. 57), poslovi matičnih arhiva (čl. 58), nove nadležnosti Državnog arhiva Srbije (čl. 59), naknada za rad članova Arhivskog saveta (čl. 63), naknada za rad članovima komisija za polaganje stručnog ispita (čl. 65), naknada za rad članovima Komisije za dodelu viših stručnih zvanja u arhivskoj delatnosti (čl. 66), mikrofilmovanje arhivske građe (čl. 76) i dr. U tom smislu neophodna su dodatna sredstva za povećanje broja zaposlenih u arhivima, kao i za nabavku dodatne opreme i finansiranje pojedinih poslova za čije su izvršenje zakonom utvrđeni rokovi (npr. mikrofilmovanje). O ozbiljnosti problema nedostatka kadra u arhivima najbolje svedoči podatak da je u arhivima u Republici Srbiji trenutno zaposleno samo 687 lica od kojih na stručnim poslovima u arhivskoj delatnosti radi samo 523 zaposlenih. Većina arhiva u Republici Srbiji obavlja svoju delatnost u veoma teškim uslovima, sa neadekvatnim prostorom za smeštaj arhivske građe, sa nedostatkom stručnog kadra, zastarelom opremom i problemima finansiranja. S obzirom da je većina arhiva od prelaska na finansiranje od strane lokalnih samouprava (od 2003. godine) dovedena u izuzetno težak položaj, imajući u vidu značaj arhivske građe, Nacrtom zakona je predviđeno da Republika Srbija preuzme osnivačka prava nad javnim arhivima (čl. 73) usled čega je potrebno predvideti dodatna sredstva u budžetu Republike Srbije za finansiranje delatnosti svih javnih arhiva.

Dodatna sredstva za sprovođenje ovog zakona u 2020. godini neophodno je obezbediti u budžetu Republike Srbije za finansiranje tekućih rashoda i izdataka i ostvarivanje programa 30 javnih arhiva nad kojima osnivačka prava preuzima Republika Srbija po osnovu ovog zakona (oko 670.000.000 dinara); dodatna sredstva i povećanje broja zaposlenih u arhivima za izvršenje novih obaveza utvrđenih ovim zakonom; obavljanje poslova u okviru napred navedenih novih nadležnosti utvrđenih ovim zakonom.

Dodatna sredstva za sprovođenje ovog zakona u 2021. godini neophodno je obezbediti u budžetu Republike Srbije za finansiranje tekućih rashoda i izdataka i ostvarivanje programa javnih arhiva nad kojima osnivačka prava preuzima Republika Srbija po osnovu ovog zakona; dodatna sredstva i povećanje broja zaposlenih u arhivima za izvršenje novih obaveza utvrđenih ovim zakonom; obavljanje poslova u okviru napred navedenih novih nadležnosti utvrđenih ovim zakonom.

Nove obaveze su predviđene i članovima koji se odnose na nadzor nad stvaraocima arhivske građe u elektronskom obliku (čl. 23) u pogledu izvršavanja njihovih obaveza (čl. 9), kontrolu upotrebljivosti sadržaja arhivske građe u elektronskom obliku prilikom njene predaje nadležnom javnom arhivu (čl. 18), čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku (čl. 22) i dr.

Za uspostavljanje i vođenje elektronskog arhiva u Državnom centru za čuvanje i upravljanje podacima sredstva će biti obezbeđena iz kredita Svetske banke od 2020. godine.

Izvor: Vebsajt Ministarstva kulture i informisanja, 31.12.2018