Prikaz obaveza iz Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti

Tweet

NAPOMENA:

• Ovaj stručni tekst se odnosi na propise koji važe na dan njegovog objavljivanja. Svi izneti stavovi su stručni stavovi, odnosno shvatanja autora teksta, koja se baziraju na tumačenju pozitivnopravnih normi, i ne predstavljaju obavezujuće instrukcije.
• Ulaskom u DEMO verziju pravne baze Paragraf Lex, možete BESPLATNO pristupiti SVIM propisima Srbije i time možete utvrditi ažurnost ovog teksta.

Autori: Redakcija

Objavljeno: 25.03.2021.

Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (dalje: Zakon) je stupio na snagu 1.2.2020. godine, a primenjuje se od 2.2.2021. godine.

Početkom primene Zakona, prestali su da važe:

• Zakon o arhivskoj građi Savezne Republike Jugoslavije ("Sl. list SRJ", br. 12/98, 13/98 - ispr.) i
• odredbe Zakona o kulturnim dobrima ("Sl. glasnik RS", br. 71/94, 52/2011 - dr. zakoni i 99/2011 - dr. zakon) koje se odnose na arhiviranje.

Novi zakon nije uneo velike novine u ovoj oblasti, što se tiče samog metoda i značaja uređenja i zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala, ali se izrodio novi, elektronski oblik arhivske građe, ali i promenili mnogi propisi u tom periodu, te je morao da bude donet novi propis usklađen sa trenutnim zakonodavstvom.

Rok za donošenje podzakonskih akata je istekao 1.2.2020. godine, međutim Zakon je u primeni, a da nije gotov rad na izradi novih podzakonskih akta.

Stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala, a to su pravna ili fizička lica čijim delovanjem nastaje arhivska građa i dokumentarni materijal ili lica koja imaju taj materijal u državini su obveznici Zakona.

Predviđena novčana kazna za pravno lice iznosi od 50.000,00 do 2000.000,00 dinara, a kazna za odgovorno lice je od 5.000,00 do 150.000,00 dinara.

Arhivska građa i dokumentarni materijal

Dokumentarni materijal kako je određeno u članu 2. Zakona predstavlja celinu dokumenata ili zapisa nastalih ili primljenih delovanjem i radom subjekata (državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća, imalaca javnih ovlašćenja, privrednih društava, preduzetnika, lica koja obavljaju registrovanu delatnost, verskih zajednica, kao i drugih pravnih ili fizičkih lica), u izvornom ili reprodukovanom obliku dokumenta, bez obzira na formu i format beleženja, kao i propisane evidencije o njemu. Iz ovog određenja jasno je da dokumentarni materijal može biti kao u štampanom, tako i u elektronskom obliku, dalje se kaže da je dokumentarni materijal u elektronskom obliku, onaj koji je izvorno nastao u elektronskom obliku.

Dokument, kako Zakon određuje je: "zapis bilo koje vrste, oblika i tehnike izrade, koji sadržajem, kontekstom i strukturom pruža dokaz o aktivnosti koju pravno ili fizičko lice preduzima, obavlja ili zaključuje tokom svoje delatnosti ili lične aktivnosti". Dokument ima svojstva:

Autentičnost - dokument kojim se može dokazati neka tvrdnja, da je on stvoren ili poslat od strane određenog lica, u vreme kada se tvrdi da je to i učinjeno

Verodostojnost - sadržaju dokumenta se može verovati da potpuno i tačno predstavlja poslovne aktivnosti ili činjenice koje potvrđuje i na koje se može osloniti tokom narednih poslovnih aktivnosti

Celovitost - dokument je potpun i neizmenjen

Upotrebljivost - dokument se može locirati, pretražiti, predstaviti i interpretirati

Arhivska građa predstavlja poseban deo dokumentarnog materijala, to je dokumentarni materijal koji se trajno čuva, ona je najznačajniji dokumentarni materijal, kako se u članu 2. Zakona navodi: "odabrani izvorni, a u nedostatku izvornog, i svaki reprodukovani oblik dokumenta ili zapisa koji su nastali radom i delovanjem državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća, imalaca javnih ovlašćenja, privrednih društava, preduzetnika, lica koja obavljaju registrovanu delatnost, verskih zajednica, kao i drugih pravnih ili fizičkih lica, a od trajnog su značaja za kulturu, umetnost, nauku, prosvetu i druge društvene oblasti, bez obzira na to kada i gde su nastali, i da li se nalaze u ustanovama zaštite kulturnih dobara ili van njih, i bez obzira na oblik i nosač zapisa na kome su sačuvani".

Imalac arhivske građe je nosilac prava na toj građi (npr. vlasnik dokumenta, lice koje ima državinu i sl).

U nedostatku izvornog oblika dokumentarnog materijala, čuva se reprodukovani oblik.

Arhivska knjiga

Arhivsku knjigu je obavezno voditi, ona predstavlja inventar dokumentacije. U arhivsku knjigu se ne upisuje sâm sadržaj dokumenata niti njihovi naslovi nego se grupno popisuje količina dokumenata nastala u kalendarskoj godini, grupisana po kategorijama. Takođe se upisuje i fizička lokacija na kojoj se ti dokumenti nalaze. U arhivsku knjigu se upisuje samo originalni dokumentarni materijal, ne i kopije.

Arhivska knjiga se ne vodi posebno za svaku godinu, već u kontinuitetu. Ona je jedna, jedinstvena i centralna. Jednom dat, redni broj u arhivskoj knjizi se ne ponavlja.

Preporuka je da se u istom registratoru (ili drugom skladišnom mestu) ne mešaju kategorije, ali ako se mešaju, da se mešaju one koje imaju isti rok čuvanja (naravno, trebalo bi da jasno budu odvojene zbog lakšeg snalaženja). Čuvanje kategorija sa istim rokom čuvanja omogućava lakše izlučivanje bezvrednog dokumentarnog materijala - drugim rečima uništavanje dokumenata kojima je istekao rok trajanja.

Ukoliko su svežnjevi dokumentacije nastali u jednoj kalendarskoj godini i odnose se na istu kategoriju dokumentarnog materijala, dobijaju identičnu arhivsku oznaku.

Ukoliko nije vođena arhivska knjiga, sva dokumentacija iz proteklih godina bi trebalo da se popiše.

Svake godine do 30. aprila, za prethodnu kalendarsku godinu se nadležnom arhivu dostavlja prepis iz arhivske knjige https://www.paragraf.rs/javne-arhive-arhivska-gradja-republika-srbija.html. Nadležni arhiv je onaj koji je mesno nadležan, a prema sedištu subjekta/stvaraoca i taj arhiv je najbolji kontakt za pomoć oko primene Zakona i otklanjanja nedoumica.

Za sada se prepis arhivske knjige dostavlja u papirnoj (npr. fotokopija) odnosno odštampanoj formi, overeno (ako stvaralac koristi pečat) i potpisano od strane odgovornog lica kod stvaraoca, nastoji se omogućiti elektronsko dostavljanje prepisa u budućnosti.

Ne postoje kazne za preduzetnike za nevođenje arhivske knjige, tako da se zaključuje da se Zakon ne primenjuje na njih, iako postoji potreba da i preduzetnici uredno vode svoju dokumentaciju, pogotovo ako imaju zaposlene i/ili su u sistemu PDV-a.

U slučaju promene lokacije dokumentacije preporučujemo subjektima koji arhivsku građu vode u papirnoj formi da rubriku u koju se upisuje lokacija popunjavaju grafitnom olovkom, a za subjekte koji koriste program za upravljanje dokumentima trebalo bi da program omogućava da se sadržaj ove rubrike može naknadno menjati. Lokacija se prema potrebama stvaraoca može više puta menjati, za izmene lokacije dokumentacije koja ostaje na istoj fizičkoj adresi, ali je eventualno došlo do promene prostorija/službe u kojima se čuva nije potrebno obaveštavati nadležni arhiv. Ako se arhivska građa predaje trećem licu (društvu koje vrši čuvanje dokumentacije) potrebno je o tome obavestiti nadležni arhiv sa popisom predate arhivske građe. Takođe u slučaju da arhivska gađa bude uništena u požaru, poplavi, hakerskom napadu itd. potrebno je uneti primedbu u arhivsku knjigu i obavestiti nadležni javni arhiv.

Zakonske obaveze

Obaveza stvaralaca i imalaca arhivske građe i dokumentarnog materijala je da savesno čuva u sređenom i bezbednom stanju arhivsku građu i dokumentarni materijal u obliku u kojem su nastali. Pored toga, stvaralac i imalac arhivske građe osim fizičkog lica (na osnovu čega zaključujemo da se ove obaveze ne odnose na preduzetnika) dužan je kako je u članu 9. Zakona određeno da:

• obezbedi odgovarajući prostor i opremu za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala;
• odredi odgovorno stručno lice za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom;
• evidentira, označava, klasifikuje, datira i arhivira arhivsku građu i dokumentarni materijal;
• predaje arhivsku građu nadležnom arhivu pod uslovima i u rokovima predviđenim ovim zakonom;
• osigura trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku, njeno održavanje, migriranje, odnosno prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima do predaje arhivske građe u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu;
• vodi arhivsku knjigu na propisanom obrascu;
• dostavi nadležnom arhivu prepis arhivske knjige najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini;
• pribavi mišljenje nadležnog arhiva pre preduzimanja mera koje se odnose na arhivsku građu i dokumentarni materijal (statusne promene, fizičko preseljenje, adaptacija prostorija, otvaranje stečaja ili likvidacije, mikrofilmovanje, digitalizacija i dr.);
• odabira arhivsku građu i izdvaja radi uništenja bezvredan dokumentarni materijal kojem je istekao rok čuvanja, godinu dana od dana isteka utvrđenog roka;
• omogući ovlašćenom licu nadležnog javnog arhiva stručni nadzor nad evidentiranjem, klasifikovanjem, odabiranjem, arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i zaštitom arhivske građe, odnosno nad njenim odabiranjem iz dokumentarnog materijala;
• postupa u skladu sa merama i rokovima koje nadležni arhiv naloži rešenjem a na osnovu prethodno sačinjenog zapisnika o utvrđenom stanju zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala;
• obavesti nadležni javni arhiv o svim promenama koje su od značaja za arhivsku građu najkasnije u roku od 30 dana od dana njihovog nastanka.

Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala dužan je da u roku od 30 dana obavesti nadležni javni arhiv o svom osnivanju, kao i o svim statusnim i organizacionim promenama.

Zakonom su u članu 14. određeni i opšti akti koje je svaki stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala dužan da donese:

Opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala (Obično se označava kao Pravilnik o kancelarijskom i arhivskom poslovanju)

Lista kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja (Svaka izmena liste kategorija dokumentarnog materijala zahteva novu saglasnost nadležnog Arhiva) - predlog modela ove liste se može naći na linku https://www.paragraf.rs/lista-kategorija-dokumentarnog-materijala-sa-rokovima-cuvanja.html

Napominjemo da Zakon ne precizira rokove čuvanja za to je potrebno da konsultujemo druge posebne zakone (npr. Zakon o privrednim društvima, Zakon o računovodstvu, Zakon o evidencijama u oblasti rada).

Opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata

Takođe, stvaralac i imalac je u obavezi da donese plan mera zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala u slučaju rizika od katastrofa i vanrednih situacija.

Izlučivanje

Izlučivanje je proces odvajanja dokumentarnog materijala kome je istekao rok čuvanja i njegovog uništavanja.

Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala, dužan je da posle izvršenog odabiranja arhivske građe, izdvoji radi uništavanja dokumentarni materijal kome je istekao rok čuvanja.

Dokumentarni materijal nastao radom i delovanjem državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća i imalaca javnih ovlašćenja, čiji je rok čuvanja istekao uništava se po pribavljenom odobrenju u pismenoj formi nadležnog javnog arhiva.

Može se izlučiti materijal kome je istekao rok čuvanja po Listi kategorija, ali samo onaj koji je prethodno upisan u arhivsku knjigu, a prepis arhivske knjige uredno dostavljen nadležnom javnom arhivu i uz to stvaralac mora imati Listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja na koju je arhiv dao saglasnost.

Dokumentarni materijal koji je nastao u papirnom obliku, može uništiti i pre isteka roka čuvanja (osim ako je reč o dokumentima koji se trajno čuvaju) i ako se čuva u okviru kvalifikovanog elektronskog čuvanja.

Arhivsku građu koja se trajno čuva nije moguće uništiti po sprovedenoj digitalizaciji već se dokumenti čuvaju u svom izvornom obliku.

Arhivska građa se predaje nadležnom arhivu posle 30 godina od nastanka, ali je moguće arhivsku građu predati i ranije ili je zadržati i po isteku roka od 30 godina, ako ima operativni značaj, a sve u dogovoru sa nadležnim arhivom. Prilikom primopredaje arhivske građe arhivu, definišu se uslovi stvaraoca u vezi sa daljim postupanjem sa arhivskom građom u smislu zaštite poverljivosti.

U vezi sa stručnim nadzorom koji arhiv vrši, ističemo da se stručni nadzor obavlja nad evidentiranjem, klasifikovanjem, odabiranjem, arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i zaštitom arhivske građe i dokumentarnog materijala, arhiv nema nadležnost da ulazi u pojedinačne dokumente.

Ovo je jedina dokumentacija koja se fizički predaje arhivu, sav ostali materijal koji ima ograničen rok čuvanja se jednostavno uništava posle isteka roka čuvanja (za državne organe i organizacije, organe teritorijalne autonomije i jedinice lokalne samouprave, ustanove, javna preduzeća i imaoce javnih ovlašćenja je potrebno pismeno odobrenje nadležnog arhiva, dok za druge stvaraoce (npr. privredna društva) ovo odobrenje nije potrebno).