Zakon o zaštiti podataka određuje da je čuvanje podataka opravdano dokle god postoji svrha, Zakon o evidencijama u oblasti rada kaže da se podaci iz evidencije o zaposlenima čuvaju trajno, dok prema Zakonu o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti postoji Lista kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja.
Ukoliko zaposleni napusti firmu prestaje potreba za obrađivanjem i čuvanjem njegovih podataka, ali s druge strane moraju ostati ipak trajno sačuvani podaci u kadrovskoj službi, koji je rok čuvanja u skladu sa pomenutim zakonima?
Zakon o zaštiti podataka o ličnosti ("Sl. glasnik RS", br. 87/2018 - dalje: Zakon) treba tumačiti u skladu sa drugim zakonima pa tako i Zakonom o evidencijama u oblasti rada ("Sl. list SRJ", br. 46/96 i "Sl. glasnik RS", br. 101/2005 - dr. zakon i 36/2009 - dr. zakon - dalje: Zakon o evidencijama).
U slučaju navedenom u pitanju ne postoji kolizija između Zakona i Zakona o evidencijama.
Tačno je da je Zakonom određeno načelo ograničenja čuvanja podataka (član 5. stav 1. tačka 5): "Podaci o ličnosti moraju se čuvati u obliku koji omogućava identifikaciju lica samo u roku koji je neophodan za ostvarivanje svrhe obrade", ali se pre toga treba osvrnuti na načelo ograničenja u odnosu na svrhu obrade (član 5. stav 1. tačka 2): "Podaci o ličnosti moraju se prikupljati u svrhe koje su konkretno određene, izričite, opravdane i zakonite i dalje se ne mogu obrađivati na način koji nije u skladu sa tim svrhama.".
U navedenom slučaju svrha obrade je konkretno određena, izričita i opravdana - vođenje evidencije o zaposlenima, ne dolazi ni do kakve prekomerne obrade kojom bi se narušila privatnost zaposlenih ili bivših zaposlenih.
Podsetićemo se obrada je zakonita ako je ispunjen jedan od uslova za zakonitost obrade iz člana 12. Zakona, a članom 12. stav 1. tačka 3. je određeno da je obrada zakonita ako "je neophodna u cilju poštovanja pravnih obaveza rukovaoca" baš kao u navedenom slučaju jer se evidencije o zaposlenima ne vode zato što je to izraz volje poslodavca već zato što je to zakonska obaveza određena Zakonom o evidencijama.
Šta sve predstavlja dokumentarni materijal?
Član 7. stav 2. Zakona o evidencijama glasi: "Podaci iz evidencije o zaposlenim licima čuvaju se trajno."
Činjenica da je nekom zaposlenom prestao radni odnos, imaće za posledicu da će evidencija o njemu prestati da se vodi, ali to ne znači da prestaje obrada podataka. Obrada podataka je širi pojam i značenje obrade podataka dato je u Zakonu u članu 4. "obrada podataka o ličnosti" je svaka radnja ili skup radnji koje se vrše automatizovano ili neautomatizovano sa podacima o ličnosti ili njihovim skupovima, kao što su prikupljanje, beleženje, razvrstavanje, grupisanje, odnosno strukturisanje, pohranjivanje, upodobljavanje ili menjanje, otkrivanje, uvid, upotreba, otkrivanje prenosom, odnosno dostavljanjem, umnožavanje, širenje ili na drugi način činjenje dostupnim, upoređivanje, ograničavanje, brisanje ili uništavanje".
Dakle, samo čuvanje podataka u okviru evidencije o zaposlenima predstavlja obradu. Ta obrada će se vršiti trajno jer se evidencije o zaposlenima čuvaju trajno.
Trajno čuvanje evidencije je u skladu kako sa Zakonom o evidencijama u oblasti rada, tako i sa Zakonom.
Konačno kada je reč o Zakonu o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti, on ne određuje rokove čuvanja, svaki stvaralac ili imalac dokumentarnog materijala i arhivske građe donosi Listu kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja, kao što se u pitanju i navodi, a arhiv na tu listu daje saglasnost.
Kako da izradite liste kategorija dokumentarnog materijala?
Rokovi u ovoj listi moraju biti u skladu sa važećim propisima. Ističemo da je moguće da pravno lice poseduje neku kategoriju dokumentarnog materijala za koju zakonom ili podzakonskim aktom nije predviđen rok čuvanja, stvaralac će sam odrediti rok čuvanja. Za dokumentarni materijal za koji je predviđen rok čuvanja stvaralac eventualno može odrediti duži rok od zakonskog, ako za to ima interes, ali nikako ne bi mogao odrediti kraći rok.
Da rezimiramo, evidencije o zaposlenima čuvaju se trajno i to je u skladu kako sa Zakonom o evidencijama, tako i sa Zakonom i Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti.