Dokumentarni materijal
Dokumentarni materijal, kako je određeno u članu 2. Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti ("Sl. glasnik RS", br. 6/2020 - dalje: Zakon), predstavlja celinu dokumenata ili zapisa nastalih ili primljenih delovanjem i radom subjekata (državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća, imalaca javnih ovlašćenja, privrednih društava, preduzetnika, lica koja obavljaju registrovanu delatnost, verskih zajednica, kao i drugih pravnih ili fizičkih lica), u izvornom ili reprodukovanom obliku dokumenta, bez obzira na formu i format beleženja, kao i propisane evidencije o njemu. Iz ovog određenja jasno je da dokumentarni materijal može biti kako u štampanom, tako i u elektronskom obliku, a dalje se kaže da je dokumentarni materijal u elektronskom obliku - onaj koji je izvorno nastao u elektronskom obliku.
Dokument, kako Zakon određuje je: "zapis bilo koje vrste, oblika i tehnike izrade, koji sadržajem, kontekstom i strukturom pruža dokaz o aktivnosti koju pravno ili fizičko lice preduzima, obavlja ili zaključuje tokom svoje delatnosti ili lične aktivnosti".
Dokument ima svojstva:
- Autentičnost - dokument kojim se može dokazati neka tvrdnja, da je on stvoren ili poslat od strane određenog lica, u vreme kada se tvrdi da je to i učinjeno
- Verodostojnost - sadržaju dokumenta se može verovati da potpuno i tačno predstavlja poslovne aktivnosti ili činjenice koje potvrđuje i na koje se može osloniti tokom narednih poslovnih aktivnosti
- Celovitost - dokument je potpun i neizmenjen
- Upotrebljivost - dokument se može locirati, pretražiti, predstaviti i interpretirati
Arhivska građa
Arhivska građa predstavlja poseban deo dokumentarnog materijala, to je dokumentarni materijal koji se trajno čuva, ona je najznačajniji dokumentarni materijal, kako se u članu 2. Zakona navodi: "odabrani izvorni, a u nedostatku izvornog, i svaki reprodukovani oblik dokumenta ili zapisa koji su nastali radom i delovanjem državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća, imalaca javnih ovlašćenja, privrednih društava, preduzetnika, lica koja obavljaju registrovanu delatnost, verskih zajednica, kao i drugih pravnih ili fizičkih lica, a od trajnog su značaja za kulturu, umetnost, nauku, prosvetu i druge društvene oblasti, bez obzira na to kada i gde su nastali, i da li se nalaze u ustanovama zaštite kulturnih dobara ili van njih, i bez obzira na oblik i nosač zapisa na kome su sačuvani".
Šta je to arhivska knjiga značaj i obaveze za pravna lica
Imalac arhivske građe je nosilac prava na toj građi (npr. vlasnik dokumenta, lice koje ima državinu i sl). U nedostatku izvornog oblika dokumentarnog materijala, čuva se reprodukovani oblik.
Koje su nove obaveze pravnih subjekata povodom novog Zakona o arhivskoj građi?