Novi Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti ("Sl. glasnik RS", br. 6/2020 -dalje: Zakon izazvao je veliko interesovanje privrednih subjekata ali i određene nedoumice, pre svega u delu o obavezi zaštite arhivske građe kod samih stvaralaca. Jedno od najčešćih pitanja se odnosi upravo na obavezu donošenja Liste kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja, kao što su: koje elemente ona treba da sadrži, ko je donosi, te samih rokova čuvanja za određene kategorije dokumentarnog materijala.
Radom svih pravnih lica nastaje određena dokumentacija. Ova dokumentacija, nezavisno od medija na kojem je nastala (papir, elektronski dokument, itd), u trenutku nastanka ima svoju operativnu i upotrebnu vrednost ali vremenom zbog svoje izvornosti i autentičnosti postaje jedini trag dešavanja u prošlosti i kao takva postaje veoma važna sa strane ekonomskog, pravnog i šire društvenog interesa. Iz tog razloga, država, kao zakonodavac, donosi niz zakonskih propisa kojima obezbeđuje da se čuvanje dokumentacije vrši od trenutka nastanka, pa do trenutka njenog uništenja ili predaje nadležnom arhivu.
SAZNAJTE: Šta je arhivska knjiga i kako se vodi
Vrednovanje, odnosno valorizacija dokumentarnog materijala predstavlja jednu od osnovnih obaveza kancelarijskog i arhivskog poslovanja kod stvaralaca i imalaca arhivske građe i stoga zakon članom 14. propisuje obavezu donošenja Liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja (dalje: Lista) za sve stvaraoce i imaoce arhivske građe.
Predviđeno je da Lista za državne organe i organizacije, ustanove, javna preduzeća, imaoce javnih ovlašćenja (poput javnih beležnika, javnih izvršitelja, privatnih škola), stvaraoce arhivske građe iz oblasti zdravstva, pravosuđa prosvete i spoljne poslove donosi Vlada Republike Srbije i nadležna ministarstva uz prethodno dostavljeno mišljenje Državnog arhiva Srbije. Sa druge strane, privredna društva Liste donose sami i dostavljaju ih nadležnim arhivima radi davanja saglasnosti. Iz tog razloga na ovom mestu navešćemo koja je procedura prilikom donošenja Liste koje zakone treba konsultovati prilikom utvrđivanja Liste, i konačno u Pravnoj bazi može se pronaći jedan model Liste.
Donošenje Liste kategorija dokumentarnog materijala
Lista kategorija je sastavni deo Opšteg akta o načinu evidentiranja klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe (U praksi je popularan naziv Pravilnik o kancelarijskom i arhivskom poslovanju i arhivi ga tolerišu).
Zbog raznolikosti delatnosti, samim tim i specifičnosti dokumentarnog materijala koji stvaraju, svako privredno društvo treba da donese sopstvenu Listu, koja se u formi predloga dostavlja nadležnom arhivu radi davanja saglasnosti.
Pri sastavljanju Liste, potrebno je dobro poznavati dokumentaciju koju pravno lice stvara, kao i pravni okvir koji reguliše datu oblast.
Treba navesti sve kategorije dokumentarnog materijala koji se stvara, pošto nadležni arhiv neće odobriti uništavanje dokumentacije koja nije navedena u Listi, bez obzira što joj je istekao rok čuvanja naveden u određenom propisu.
Lista kategorija dokumentarnog materijala sadrži sledeće kolone:
- Redni broj,
- Oznaka registraturskog materijala (ako pravno lice ima ustrojeni sistem klasifikacionih ili arhivskih brojeva),
- Naziv kategorije,
- Rok čuvanja.
Sa napretkom informacionih tehnologija, poželjno je, ali ne i neophodno, staviti kolonu Nosač informacije, gde bi se za svaku kategoriju navelo da li se čuva u papirnom ili elektronskom obliku. Rok čuvanja za oba oblika, papirni ili elektronski treba biti isti.
Obavezno je voditi računa da rokovi čuvanja budu u saglasnosti sa rokovima koji su propisani propisima koji definišu datu oblast.
Polazeći od činjenice da zakoni definišu minimalne rokove čuvanja, načelno je moguće stavljati rok koji je duži od zakonskog ako za to postoji mogućnost ili potreba. Nakon usvajanja predloga od strane lica ili organa, koji su prema statutu privrednog društva ovlašćeni za donošenje normativnih akata, ista se dostavlja nadležnom arhivu radi davanja saglasnosti. Pravilo je da Lista stupa na snagu od trenutka davanja saglasnosti nadležnog arhiva, ali da se primenjuje od 1. januara naredne godine (u slučaju da je već ranije bila ustrojena lista).
Budući da normiraju živu materiju, postojeće Liste je potrebno redovno ažurirati i prilagođavati promenama propisa, ali i promenama u samoj organizacionoj strukturi privrednog društva (promena ili proširenje delatnosti, na pr.). I ove Izmene i dopune Liste se takođe dostavljaju nadležnom arhivu radi davanja saglasnosti.
Postupak donošenja Liste može i treba da se ostvaruje uz konsultacije nadležnog arhiva pošto je on stručan i nadležan da pravnom licu pruža stručnu pomoć, daje smernice i sugestije u ovom delu organizovanja poslova oko zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala.
Zakonski okviri čuvanja dokumenata
Već smo naglasili postoji široka paleta delatnosti privrednih društava, samim tim i dokumentacije koju stvaraju i da je teško sve obuhvatiti jednom listom. Iz tog razloga ćemo ovde navesti samo odredbe u vezi sa čuvanjem dokumentacije koje se pominju u tri zakona koji su neizostavni u poslovanju privrednih društava.
Zakon o privrednim društvima ("Sl. glasnik RS", br. 36/2011, 99/2011, 83/2014 - dr. zakon, 5/2015, 44/2018, 95/2018 i 91/2019) propisuje obavezu čuvanja akata i dokumenata, pri čemu razlikuje društva sa ograničenom odgovornošću i akcionarska društva: odredbama člana 240. za društva sa ograničenom odgovornošću i član 464. za akcionarska društva, koji propisuje akte i dokumente koje privredno društvo mora da poseduje, obavezu njihovog držanja i čuvanja kao i rokove čuvanja.
Zakon o računovodstvu ("Sl. glasnik RS", br. 73/2019) u članu 28. propisuje da su pravna lica i preduzetnici dužni da uredno čuvaju računovodstvene isprave, poslovne knjige i finansijske knjige i da opštim aktom odrede odgovorna lica i poslovne prostorije za njihovo čuvanja, kao i način čuvanja. Zakon daje i niz pojašnjenja: rokovi čuvanja se računaju od poslednjeg dana poslovne godine na koju se odnose; računovodstvene isprave, poslovne knjige i finansijski izveštaji se čuvaju u originalu; gde i kako se navedena dokumentacija čuva (pitanje zaštite elektronske dokumentacije). Ovde se već približavamo arhivskom zakonodavstvu i vidimo da je većina navedenih mera gotovo identična obavezama iz Zakona.
Zakonom o porezu na dodatu vrednost ("Sl. glasnik RS", br. 84/2004, 86/2004 - ispr., 61/2005, 61/2007, 93/2012, 108/2013, 6/2014 - usklađeni din. izn., 68/2014 - dr. zakon, 142/2014, 5/2015 - usklađeni din. izn., 83/2015, 5/2016 - usklađeni din. izn., 108/2016, 7/2017 - usklađeni din. izn., 113/2017, 13/2018 - usklađeni din. izn., 30/2018, 4/2019 - usklađeni din. izn., 72/2019, 8/2020 - usklađeni din. izn. i 153/2020) i Pravilnikom o obliku, sadržini i načinu vođenja evidencije o PDV i o obliku i sadržini pregleda obračuna PDV ("Sl. glasnik RS", br. 90/2017, 119/2017, 48/2018, 60/2018, 75/2019 i 159/2020) svim obveznicima ovog zakona propisana je obaveza vođenja evidencije o PDV radi pravilnog obračunavanja i plaćanja PDV. Prema članu 47. Zakona, obveznik PDV je dužan da čuva evidenciju o PDV najmanje 10 kalendarskih godina po isteku kalendarske godine na koju se evidencija odnosi.
Svi ovi zakoni propisuju i stroge kaznene odredbe u slučaju nepoštovanja nekog od gore navedenih članova.