Ko je u obavezi da vrši elektronsko arhiviranje?
Elektronsko arhiviranje u obavezi su da vrše pravna lica (privredna društva, udruženja, javna preduzeća), državni organi i organizacije, organi teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, imaoci javnih ovlašćenja... možda je jednostavnije reći da se ova obaveza ne odnosi na preduzetnike.
Koji dokumenti se elektronski arhiviraju?
Dokumenti koji su nastali u elektrosnkom obliku i u određenim slučajevima digitalizovani dokumenti.*
*Digitalizacija se može izvršiti pod posebnim uslovima koje propisuje Zakon o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju ("Sl. glasnik RS", br. 94/2017 i 52/2021) u članu 11. i tako digitalizovan dokument ima pravnu snagu originala. Uslovi su:
1. Da je digitalizacija izvršena pod nadzorom određenog lica
a. Ovlašćenog lica u pravnom licu
b. Lica ovlašćenog za overu potpisa, rukopisa i prepisa
c. Lica ovlašćenog posebnim zakonom
2. Da je potvrđena istovetnost sa originalom kvalifikovanim elektronskim pečatom ili kvalifikovanim elektronskim potpisom lica iz prethodne tačke ili lica na koga su prenete nadležnosti na osnovu kojih je akt donet.
Da li se dokumenti koji su nastali u papiru elektronski arhiviraju?
Ne, dokumenti se čuvaju u obliku u kome su nastali. Papirni dokumenti se čuvaju u papiru.
Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti nije određena obaveza digitalizacije dokumentarnog materijala koji je nastao u papirnom obliku. To znači da sva dokumenta i ona koja su nastala pre početka primene Zakona (2.2.2021. godine), tako i ona koja su u papiru nastala nakon početka primene Zakona ostaju u papirnom obliku i tako se čuvaju.
Pravna lica su slobodna da izvrše digitalizaciju, ako to njima olakšava poslovanje, ali nemaju obavezu da to čine.
Pri tome napominjemo da običnim skeniranjem nastaje kopija dokumenta. Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti štiti se originalna građa, kopije nisu relevantne za primenu ovog zakona, izuzev kada je original uništen.
Posebno treba istaći da se arhivska građa, a to su oni dokumenti koji se trajno čuvaju, mora čuvati u obliku u kome je nastala.
Šta je eArhiv i kome je namenjen?
eArhiv je softversko rešenje koje je deo arhivskog informacionog sistema kako je propisano Uredbom o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku ("Sl. glasnik RS", br. 107/2021, 94/2022 i 116/2023).
Državni organi i organizacije, organi teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanove i imaoci javnih ovlašćenja (u daljem tekstu: organi), kao stvaraoci i imaoci vrše pouzdano elektronsko čuvanje u softverskom rešenju eArhiv.
Ostali stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala ne koriste eArhiv za pouzdano elektronsko čuvanje, već:
- Za predaju Liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala
- Za dostavljanje prepisa arhivske knjige
- Za kreiranje zahteva za predaju dokumentarnog materijala koji se trajno čuva (arhivske građe) po isteku roka od 30 godina od dana nastanka tog materijala.
Pročitajte još:
- Standardi elektronskog fakturisanja i sadržina elektronske fakture
- e-Otpremnice u praksi
- Avansne eFakture
