Obaveza vođenja evidencija u oblasti rada, bez obzira na oblik organizovanja poslodavca i bez obzira na broj zaposlenih kod poslodavca, utvrđena je Zakonom o evidencijama u oblasti rada.
Poslodavac je dužan da vodi sledeće evidencije:
- o zaposlenim licima;
- o zaposlenim licima koja upućuje na privremeni rad u svoje poslovne jedinice u inostranstvu;
- o zaposlenim strancima (kod poslodavca);
- o zaradama zaposlenih;
- kao i o korisnicima prava iz invalidskog osiguranja.
Evidencije se vode unošenjem podataka u kartoteke, knjige, obrasce, sredstva za automatsku obradu podataka1. Unošenje podataka vrši se na osnovu javnih i drugih isprava, izjave lica čiji se podaci unose u evidenciju i dokumentacije subjekta koji vodi evidenciju.
Zaposleno lice dužno je da svaku promenu podataka koji su u evidenciju uneseni na osnovu njegove izjave ili ličnih isprava prijavi poslodavcu u roku od osam dana od dana nastanka promene.
Program za evidnciju zaposlenih i upravljanje radnim satima
Evidencija o zaposlenim licima, često poznata kao "matična knjiga zaposlenih" sadrži 25 podataka o zaposlenim licima kod poslodavca. Podaci u evidenciji se unose počev od dana zasnivanja radnog odnosa, zaključno sa danom prestanka radnog odnosa. Evidenciju o zaposlenim licima poslodavac je dužan da čuva trajno.
Evidencija o zaposlenom stranom državljaninu pored opštih podataka koje sadrži evidencija za bilo kog zaposlenog, treba da sadrži i dopunske podatke koji se odnose na državljanstvo stranog lica kao i osnov i vreme boravka - privremenog odnosno stalnog. Evidencija o zaposlenim licima sadrži i osnov upućivanja na privremeni rad u inostranstvo (izvođenje investicionih radova, poslovno-tehnička saradnja i dr.) i trajanje rada3.
Evidencija o zaradama obavezno sadrži deo podataka koji se unosi i u matičnu knjigu zaposlenih i to prezime i ime zaposlenog i matični broj ili evidencijski broj za strance, kao i naziv i adresu poslodavca, delatnost poslodavca, zanimanje, vrstu i stepen stručne spreme, osposobljenost za obavljanje određenih poslova, naziv radnog mesta, radno vreme - u časovima nedeljno. Međutim pored tih podataka, evidencija mora sadržati i podatke o radnom vremenu i njegovom korišćenju, bruto zaradi, neto zaradi, neto naknadi zarade, bruto naknadi zarade iz sredstava poslodavca, dodacima, naknadama i drugim primanjima, kao i bruto zaradama ostvarenim na teret drugih poslodavaca, kao i podatke o poslovima radnog mesta koje je zaposleno lice obavljalo, a za koje se radni staž računa sa uvećanim trajanjem.
Evidencija o zaradama zaposlenih lica za pojedino zaposleno lice počinje da se vodi danom početka rada, a prestaje danom prestanka radnog odnosa, ali podaci iz evidencije o zaradama zaposlenih lica čuvaju se trajno.
SAZNAJTE: Prijava i odjava radnog vremena zaposlenih elektronskim putem
Evidencija o korisnicima prava invalidskog osiguranja sadrži podatke o zaposlenim invalidima rada koji kod poslodavca ostvaruju prava po osnovu preostale radne sposobnosti - raspoređivanje sa punim ili skraćenim radnim vremenom, prekvalifikacija ili dokvalifikacija i odgovarajuće novčane naknade i o zaposlenim licima kod kojih postoji neposredna opasnost od nastupanja invalidnosti.
Evidencija o korisnicima prava invalidskog osiguranja za pojedinog korisnika počinje da se vodi danom sticanja svojstva zaposlenog invalida rada, odnosno danom raspoređivanja na drugo radno mesto zbog neposredne opasnosti od nastupanja invalidnosti, a prestaje danom prestanka tih prava, odnosno danom prestanka radnog odnosa. Podaci iz evidencije o korisnicima prava invalidskog osiguranja čuvaju se trajno.
Predviđene kazne:
Neuredno vođenje evidencija poslodavca izlaže riziku prekršajne odgovornosti i novčanoj kazni i do 1.000.000 dinara.