Obaveza stvaralaca i imalaca arhivske građe i dokumentarnog materijala je da savesno čuva u sređenom i bezbednom stanju arhivsku građu i dokumentarni materijal u obliku u kojem su nastali. Pored toga, stvaralac i imalac arhivske građe osim fizičkog lica (na osnovu čega zaključujemo da se ove obaveze ne odnose na preduzetnika) dužan je kako je u članu 9. Zakona određeno da:
- obezbedi odgovarajući prostor i opremu za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala;
- odredi odgovorno stručno lice za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom;
- evidentira, označava, klasifikuje, datira i arhivira arhivsku građu i dokumentarni materijal;
- predaje arhivsku građu nadležnom arhivu pod uslovima i u rokovima predviđenim ovim zakonom;
- osigura trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku, njeno održavanje, migriranje, odnosno prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima do predaje arhivske građe u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu;
- vodi arhivsku knjigu na propisanom obrascu;
- dostavi nadležnom arhivu prepis arhivske knjige najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini;
- pribavi mišljenje nadležnog arhiva pre preduzimanja mera koje se odnose na arhivsku građu i dokumentarni materijal (statusne promene, fizičko preseljenje, adaptacija prostorija, otvaranje stečaja ili likvidacije, mikrofilmovanje, digitalizacija i dr.);
- odabira arhivsku građu i izdvaja radi uništenja bezvredan dokumentarni materijal kojem je istekao rok čuvanja, godinu dana od dana isteka utvrđenog roka;
- omogući ovlašćenom licu nadležnog javnog arhiva stručni nadzor nad evidentiranjem, klasifikovanjem, odabiranjem, arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i zaštitom arhivske građe, odnosno nad njenim odabiranjem iz dokumentarnog materijala;
- postupa u skladu sa merama i rokovima koje nadležni arhiv naloži rešenjem a na osnovu prethodno sačinjenog zapisnika o utvrđenom stanju zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala;
- obavesti nadležni javni arhiv o svim promenama koje su od značaja za arhivsku građu najkasnije u roku od 30 dana od dana njihovog nastanka.
Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala dužan je da u roku od 30 dana obavesti nadležni javni arhiv o svom osnivanju, kao i o svim statusnim i organizacionim promenama.
Zakonom su u članu 14. određeni i opšti akti koje je svaki stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala dužan da donese:
Opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala (Obično se označava kao Pravilnik o kancelarijskom i arhivskom poslovanju)
Lista kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja (Svaka izmena liste kategorija dokumentarnog materijala zahteva novu saglasnost nadležnog Arhiva).
Napominjemo da Zakon ne precizira rokove čuvanja za to je potrebno da konsultujemo druge posebne zakone (npr. Zakon o privrednim društvima ("Sl. glasnik RS", br. 36/2011, 99/2011, 83/2014 - dr. zakon, 5/2015, 44/2018, 95/2018 i 91/2019), Zakon o računovodstvu ("Sl. glasnik RS", br. 62/2013, 30/2018 i 73/2019 - dr. zakon), Zakon o evidencijama u oblasti rada ("Sl. list SRJ", br. 46/96 i "Sl. glasnik RS", br. 101/2005 - dr. zakon i 36/2009 - dr. zakon).
elektronsko upravljanje dokumentacijom i arhivskom građom
Opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata
Takođe, stvaralac i imalac je u obavezi da donese plan mera zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala u slučaju rizika od katastrofa i vanrednih situacija.
MODELE INTERNIH AKATA OBEZBEDIO VAM JE KANCELARKO
Preuzmite modele internih akata koji su vam neophodni
kako biste poslovanje uskladili sa Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti: