Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti ("Sl. glasnik RS", br. 6/2020 - dalje: Zakon) je određeno da je arhivska građa dokumentarni materijal koji se čuva trajno, za razliku od ostalog dokumentarnog materijala koji se čuva u ograničenom vremenskom roku npr. pet, deset, petnaest godina.
Na ovom mestu podsetićemo da se rokovi čuvanja nalaze u Listi kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja. Rokovi čuvanja u Listi kategorija moraju korespondirati sa onima upisanim u Arhivskoj knjizi.
Kada i kako uništiti dokumentaciju?
Članom 9. Zakona određene su obaveze stvaralaca i imalaca arhivske građe i dokumentarnog materijala, među kojima i obaveza da „odabira arhivsku građu i izdvaja radi uništenja bezvredan dokumentarni materijal kojem je istekao rok čuvanja, godinu dana od dana isteka utvrđenog roka”. To znači ako je dokument arhiviran 2022. godine, a čuva se tri godine, rok čuvanja ističe 2025. godine. Tek nakon godinu dana od isteka tog roka, odnosno 2026. godine taj se dokument može uništiti.
Jedini izuzetak, kada je moguće papirne originale uništiti pre isteka roka čuvanja je u slučaju da su ti dokumenti digitalizovani i da se čuvaju u okviru usluge kvalifikovanog elektronskog čuvanja, koju pružaju samo ovlašćeni pružaoci ove usluge, a koja su to lica može se pronaći na internet prezentaciji Ministarstva informisanja i telekomunikacija.
Članom 16. stav 2. Zakona određeno je: „Dokumentarni materijal nastao radom i delovanjem državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća i imalaca javnih ovlašćenja, čiji je rok čuvanja istekao uništava se po pribavljenom odobrenju u pismenoj formi nadležnog javnog arhiva.” Navedena norma se ne odnosi na stvaraoce i imaoce u privatnom sektoru kao što su privredna društva, a koja upravo imaju najviše nedoumica na koji način uništiti dokumentarni materijal kome je istekao rok čuvanja. Kako Zakon ne predviđa odobrenje nadležnog javnog arhiva, to znači da su stvaraoci i imaoci iz privatnog sektora slobodni da samostalno sprovedu postupak uništenja dokumentacije.To u praksi obično znači formiranje komislije koja će izvršiti popis dokumentacije za uništenje. Naravno, ukoliko pravno lice ima samo jednog zaposlenog, taj zaposleni će sačiniti popis dokumentarnog materijala za uništenje.
Pravna lica se za više informacija uvek mogu obratiti nadležnom javnom arhivu,
kontakt podatke možete pronaći na linku.
Ko sprovodi proceduru?
Proceduru sprovodi komisija kao što smo naveli, ali glavnu ulogu ima odgovorno stručno lice za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom. Podsećanja radi, svaki stvaralac i imalac, osim fizičkih lica, što znači da su preduzetnici izuzeti od te obaveze dužan je da imenuje odgovorno stručno lice. Zakonom nisu propisani uslovi koje treba da ispunjava to lice u smislu radnog iskustva ili stručne spreme, te kod pravnih lica koja nemaju posebno organizovanu službu arhive, je očekivano a to bude lice koje u svom radu obrađuje dokumentarni materijal, bilo da je to
Preduslov da bi se dokumentacija uništila je da ona bude sređena i zavedena u arhivskoj knjizi.
Komisija odabira dokumentarni materijal kome je istekao rok čuvanja i sastavlja popis, na osnovu koga se donosi odluka o uništenju dokumentarnog materijala
Forma akata koji se donose prilikom uništenja dokumentarnog materijala
Kao što smo već izneli, zakonom nije precizirano na koji se način vrši uništavanje dokumentarnog materijala kome je istekao rok čuvanja. Te tako nije propisana ni obavezna sadržina i forma akata prilikom uništenja dokumentarnog materijala kome je istekao rok čuvanja. Svakako u pitanju su interni akti koji se donose na memorandumu pravnog lica, potrebno je precizirati koja se dokumentacij uništava, brojevi iz arhivske knjige, godina nastanaka, količina u registratorima ili fasciklama, broj kategorije iz liste kategorija i rok čuvanja.
Ukoliko je sedište pravnog lica na teritoriji za koju je nadležan Istorijski arhiv Beograda, koristite modele sa njihove internet prezentacije, a koje možete pronaći na linku.
Popis dokumentacije za uništenje i Odluka o uništenju čuvaju se trajno.
Upravljanje otpadom
Prema definiciji datoj Zakonom o upravljanju otpadom ("Sl. glasnik RS", br. 109/2025 - dalje: Zakon) otpad jeste svaka materija ili predmet koji držalac odbacuje, namerava ili je neophodno da odbaci.
S obzirom na to da je namera odbacivanja bezvrednog dokumentarnog materijala, on stiče status otpada, a privredni subjekt postaje primarni proizvođač otpada.
Obaveze primarnog proizvođača otpada su definisane članom 35. Zakona.
Primarni proizvođač treba da pribavi izveštaj o ispitivanju otpada.
Predmetni izveštaj izrađuje ovlašćena organizacija za ispitivanje otpada. Spisak ovlašćenih organizacija može se naći na sajtu ministarstva nadležnog za poslove životne sredine: https://www.ekologija.gov.rs/dozvole-obrasci/upravljanje-otpadom
Primarni proizvođač je dalje obavezan da preda otpad licu koje je ovlašćeno za upravljanje otpadom ako nije u mogućnosti da organizuje postupanje sa otpadom u skladu sa Zakonom.
Lice ovlašćeno za upravljanje otpadom je registrovano lice (pravno lice ili preduzetnik) koje je upisano u poseban registar, kao što je: registar izdatih dozvola za upravljanje otpadom, ili registar trgovaca i posrednika u upravljanju otpadom.
Navedeni registri se mogu naći na sajtu Agencije za zaštitu životne sredine Republike Srbije:
Registri za zaštitu zivotne sredine Republike Srbije
Prilikom predaje otpada licu ovlašćenom za upravljanje otpadom, neophodno je popuniti Dokument o kretanju otpada, ili Dokument o kretanju opasnog otpada, u zavisnosti od karaktera otpada koji je utvrđen Izveštajem o ispitivanju otpada. Bliže odrednice vezane za navedena dokumenta su date čl. 58. i 59. Zakona, kao i važećim pravilnikom:
- Pravilnik o obrascu dokumenta o kretanju opasnog otpada, obrascu prethodnog obaveštenja, načinu njegovog dostavljanja i uputstvu za njihovo popunjavanje ("Sl. glasnik RS", br. 17/2017).
Posebno se apostrofira činjenica da se nastali otpad mora predati licu koje je ovlašćeno za upravljanje otpadom, bez obzira da li je prethodno izvršeno sečenje ili drobljenje. Navedene operacije može da vrši isključivo lice ovlašćeno za upravljanje tom vrstom otpada (poseduje relevantnu dozvolu za tretman otpada, koja sadrži i indeksni broj otpada koji će se seći ili drobiti).
Nepostupanje po navedenom podleže prekršajnoj odgovornosti, shodno odredbama člana 108. stav 1. tač. 3), 9) i/ili 10).
Novčanom kaznom od 500.000 do 1.000.000 dinara kazniće se za prekršaj pravno lice, a novčanom kaznom od 250.000 do 500.000 dinara kazniće se preduzetnik, ili kaznom zatvora do 30 dana.
Za navedeni prekršaj može se izreći novčana kazna u srazmeri sa visinom pričinjene štete ili neizvršene obaveze, vrednosti robe ili druge stvari koja je predmet prekršaja, a najviše do dvadesetostrukog iznosa tih vrednosti, s tim da ne prelazi petostruki iznos najveće novčane kazne koja se može izreći po zakonu koji propisuje prekršaje.
