U današnje vreme nove tehnologije zauzimaju sve veći prostor u svakodnevnom radu subjekata u javnom i privatnom sektoru. Kako je prelazak na elektronsko poslovanje jedno od glavnih strateških opredeljenja Vlade, uzimajući u obzir sve benefite koje nove tehnologije donose u poslovanju (olakšan pristup informacijama, ekonomičniji i efikasniji rad, smanjenje troškova), nekoliko godina unazad podstiče se povećanje broja postupaka koji se vode u elektronskom obliku i upotreba digitalnih alata u radu javnog sektora.
Digitalna tranzicija menja način obavljanja poslova u velikoj meri i zahteva prilagođavanje organizacija i njihovih korisnika novim tehnikama poslovanja.
Činjenica je da je prenos podataka i dokumenata sada mnogo brži, i da teritorijalne i prostorne prepreke u digitalnom svetu uglavnom ne postoje. Internet je globalna mreža putem koje se podaci lako prenose širom sveta. Ipak, često postoje opravdani razlozi za to da određeni podaci moraju da se čuvaju u sistemima koji su pod kontrolom naše zemlje.
Veoma često pitanje koje se postavlja jeste da li i koji podaci i elektronski dokumenti koji nastaju u radu subjekata javnog sektora moraju da se čuvaju u Republici Srbiji. U ovom tekstu izložićemo način na koji propisi u našoj zemlji tretiraju navedeno pitanje.
Obavezu čuvanja elektronskih dokumenata u Republici Srbiji uređuje Zakon o elektronskoj upravi ("Sl. glasnik RS", br. 27/2018 -dalje: Zakon). Ovaj zakon primenjuje se na slučajeve kada organi obavljaju svoje poslove upotrebom informaciono-komunikacionih tehnologija i obuhvata sledeće subjekte:
- državne organe i organizacije,
- organe i organizacije pokrajinske autonomije,
- organe i organizacije jedinica lokalne samouprave,
- ustanove, javna preduzeća, posebne organe preko kojih se ostvaruje regulatorna funkcija i pravna i fizička lica kojima su poverena javna ovlašćenja.
U okviru tog zakona član 10. uređuje pitanja koja se odnose na čuvanje dokumenata u Republici Srbiji, te propisuje da se registri i evidencije u elektronskom obliku, kao i nalozi za elektronsku komunikaciju, mogu nalaziti samo u Republici Srbiji, a izuzetno nalozi za elektronsku komunikaciju organa koji obavljaju delatnost izvan Republike Srbije, uz propisane mere bezbednosti, mogu se nalaziti van Republike Srbije.
To u praksi znači da kada je organ zakonom određen da vodi definisane i sistematizovane skupove podataka u formi registra i evidencija u elektronskom obliku, tada je dužan da obezbedi da se ti registri i evidencije čuvaju na serverima koji se nalaze na teritoriji Republike Srbije i kojima upravljaju naši organi.
Reč je o registrima i evidencijama koji se uspostavljaju i vode u Republici Srbiji na osnovu zakona, kao što su registri i evidencije iz oblasti unutrašnjih poslova, finansija, zdravstva, saobraćaja, privrede i drugih oblasti. Konkretnih primera ima mnogo, neki od njih su Centralni registar stanovništva, Socijalna karta, zdravstvene evidencije, evidencije poreskih obveznika, registri privrednih subjekata i brojni drugi skupovi podataka koje organi vode iz svoje nadležnosti. Shodno tome, organi ne bi smeli da registre i evidencije u elektronskom obliku vode i čuvaju van teritorije Republike Srbije.
Ovo pravilo je važno i zbog toga što Zakon nalaže da se podaci koji se vode u registrima i evidencijama razmenjuju između organa putem servisne magistrale organa , što je celishodno sa stanovišta efikasnosti, interoperabilnosti tehnoloških rešenja i bezbednosti podataka.
Treba obratiti pažnju i na to da upisu podataka u registar i evidenciju prethodi izrada i donošenje drugih dokumenata koji mogu biti u elektronskom obliku (podnesci, upravni akti - rešenja, zaključci, dokazi o ispunjenosti uslova za sticanje prava, žalbe, tužbe i ostala dokumentacija). Iako Zakon ne definiše da li se i ova dokumenta ako su u elektronskom obliku moraju čuvati u Srbiji, tumačenjem drugih povezanih propisa i prakse može se zaključiti da i ova dokumenta treba čuvati u Srbiji.
Prema Uputstvu o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave ("Sl. glasnik RS", br. 20/2022), akti i prateći dokumentarni materijali pridružuju se i čine predmet. Imajući u vidu da se podaci iz registara i evidencija dobijaju na osnovu dokumentacije koja je osnov za njihov upis, a koja mora sadržati podatke koji se vode u registru i evidenciji, isti režim treba da važi i za dokumenta proistekla iz postupka.
Zakon ipak prepoznaje mogućnost da se podaci i elektronski dokumenti mogu prenositi iz Srbije u inostranstvo ukoliko ...
Ukoliko želite da pristupite celokupnom stručnom tekstu, kao i drugim mnogobrojnim dokumentima,
