Prema našim važećim propisima, faktura može da bude sačinjena u papirnom i elektronskom obliku. Međutim, papirna forma faktura, ako ne bude promena u propisima, uskoro će postati prošlost.
Naime, prema članu 9. stav 3. Zakona o računovodstvu(dalje: Zakon), koji stupa na snagu od 1. januara 2022. godine, faktura kao računovodstvena isprava, sastavlja se i dostavlja pravnim licima i preduzetnicima u elektronskom obliku. Ovakva odredba menja postojeći režim koji je postojao prema prethodno važećem Zakonu o računovodstvu, koji je dozvoljavao i papirni i elektronski oblik fakture.
Takođe, potpunom prelasku faktura u elektronski oblik doprinosi i obaveza dostavljanja faktura u sistem elektronskih faktura u transakcijama gde su dužnici subjekti javnog sektora, o čemu će kasnije biti reči.
Elektronske fakture mogu se sačiniti manuelno, u Wordu ili Excelu, nakon čega se prevodi u .pdf ili .xml format, ali i u posebnim programima koji služe za izdavanje faktura. Kada se fakture ne dostavljaju subjektima u javnom sektoru kao dužnicima, ne postoji poseban tehnički format koji se traži, ali je svakako neophodno da to bude format koji će omogućiti dugotrajno čuvanje.
Dostavljanje elektronskih faktura
Prema Zakonu o računovodstvu, računovodstvenom ispravom smatra se i isprava ispostavljena, odnosno primljena telekomunikacionim putem, kao i isprava ispostavljena, odnosno primljena putem servisa za elektronsku razmenu podataka (Electronic data Interchange - EDI). Dostavljanje fakture telekomunikacionim putem podrazumeva mogućnost da se faktura dostavi dužniku direktno na adresu elektronske pošte (podsećamo na obavezu privrednih društava da imaju registrovanu adresu elektronske pošte). Takođe, dostavljanje fakture je moguće i putem programa za razmenu dokumenata (EDI platforme).
Međutim, za dostavljanje elektronskih faktura kada je dužnik subjekt javnog sektora u našoj državi važe specifična pravila. Poseban način dostavljanja fakture regulisan je na osnovu Zakona o rokovima izmirenja novčanih obaveza u komercijalnim transakcijama odnosno Pravilnika o načinu i postupku registrovanja, evidentiranja i dostavljanja elektronskih faktura, formatu elektronskih faktura, kao i o načinu i postupku prihvatanja i odbijanja elektronskih faktura. Kao što je dobavljačima koji rade sa državom poznato, fakture koje se dostavljaju registruju se trenutno putem Centralnog registra faktura unosom podataka iz fakture.
Međutim, od 1. jula 2021. godine, za poslove u kojima je dužnik subjekt javnog sektora koji ima račun u Upravi za trezor, obavezna je registracija i dostavljanje elektronskih faktura putem sistema elektronskih faktura koji će uspostaviti Ministarstvo finansija. Reč je o sistemu koji će biti dostupan putem veb aplikacije, o čijem korišćenju će to ministarstvo izdati posebno uputstvo. Za subjekte javnog sektora koji nemaju račun kod Uprave za trezor, već kod banke, obaveza registrovanja i dostavljanja elektronskih faktura primenjivaće se po uspostavljanju tehničko-tehnoloških uslova.
Takođe, kada je reč o elektronskim fakturama koje će se dostavljati javnom sektoru, Pravilnik je u članu 9. odredio da je format elektronske fakture, odnosno podaci koje sadrži elektronska faktura i struktura tih podataka, propisan UBL 2.1 formatom u skladu sa direktivom Evropske unije broj 2014/55. Upotreba UBL 2.1 formata za razmenu elektronske fakture propisana je standardom broj (SRPS CEN/TS 16931-3-3:2017) kod Instituta za standardizaciju Srbije.
Iako je upotreba ovog formata propisana za slučajeve kada se dostavlja u državni sistem elektronskih faktura, preporuka je da se svakako ovaj format koristi i u drugim sistemima, s obzirom da je standardizovan i da se njegovom upotrebom postiže interoperabilnost, odnosno upotreba podataka u različitim tehnološkim okruženjima.
Čuvanje elektronskih faktura
Na kraju, izdavaoci elektronskih faktura moraju posebnu pažnju da obrate na čuvanje elektronskih faktura u propisanom vremenskom periodu. Prema članu 28. Zakona, računovodstvene isprave mogu se čuvati na elektronskim medijima, kao originalna elektronska dokumenta ili digitalne kopije, ako je nadležnom organu omogućen pristup tako sačuvanim podacima i ako je obezbeđeno:
- 1) da se podacima sadržanim u elektronskom dokumentu ili zapisu može pristupiti i da su pogodni za dalju obradu;
- 2) da su podaci sačuvani u obliku u kome su napravljeni, poslati i primljeni;
- 3) da se iz sačuvane elektronske poruke može utvrditi pošiljalac, primalac, vreme i mesto slanja i prijema
- 4) da se primenjuju tehnologije i postupci kojima se u dovoljnoj meri obezbeđuje zaštita od izmena ili brisanje podataka ili drugo pouzdano sredstvo kojim se garantuje nepromenljivost podataka ili poruka, kao i rezervna baza podataka na drugoj lokaciji.
Dakle, ono što je važno kod čuvanja elektronskih faktura, koje su nastale originalno elektronski, odnosno kod čuvanja faktura koje su digitalizovane (skenirane, a originalno nastale u papiru) jeste da se čuvaju na način koji će omogućiti dugotrajno čuvanje, odnosno njihovu dostupnost u celokupnom periodu u kojem se po zakonu moraju čuvati.
Takođe, bitno je istaći da se originalne papirne fakture ne mogu uništiti pre isteka roka čuvanja čak i ako su digitalizovane, osim ako se digitalizovane fakture ne čuvaju u okviru usluge kvalifikovanog elektronskog čuvanja dokumenata, što proizlazi iz člana 6. stav 3. Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti. Napominjemo da trenutno u Republici Srbiji niko nije registrovan za pružanje ove usluge.