ZAKON O ELEKTRONSKOM FAKTURISANJU: Pitanja i odgovori u vezi sa operativnim korišćenjem Sistema elektronskih faktura
1. Ko je u obavezi da koristi Sistem elektronskih faktura?
Sistem elektronskih faktura može da koristi subjekt javnog sektora i subjekt privatnog sektora po uspostavljanju tehničko-tehnoloških uslova.
Obaveza subjekta javnog sektora da primi i čuva elektronsku fakturu izdatu u skladu sa ovim zakonom, kao i obaveza izdavanja elektronske fakture drugom subjektu javnog sektora, primenjuju se od 1. maja 2022. godine*.
Obaveza subjekta javnog sektora da izda elektronsku fakturu subjektu privatnog sektora, u skladu sa ovim zakonom, primenjuje se od 1. jula 2022. godine. Obaveza subjekta javnog sektora da elektronski evidentira obračun poreza na dodatu vrednost u smislu člana 4. ovog zakona, primenjuje se od 1. maja 2022. godine*.
Obaveza subjekta privatnog sektora da izda elektronsku fakturu subjektu javnog sektora, u skladu sa ovim zakonom, primenjuju se od 1. maja 2022. godine*.
Obaveza subjekta privatnog sektora da primi i čuva elektronsku fakturu izdatu od strane subjekta javnog sektora, kao i elektronske fakture izdate od strane subjekta privatnog sektora primenjuje se od 1. jula 2022. godine. Odredbe ovog zakona koje se odnose na obavezu izdavanja i čuvanja elektronske fakture u transakcijama između subjekata privatnog sektora primenjuju se od 1. januara 2023. godine. Obaveza elektronskog evidentiranja u vezi sa transakcijama iz člana 4. ovog zakona, osim transakcija u kojima je jedna od strana subjekt javnog sektora, primenjuje se od 1. januara 2023. godine
2. Kako poreski punomoćnik nerezident registruje subjekat koji zastupa
Upravo novo ažuriranje sistema 2.10 je dostupno i na prod. okruženju koje se odnosi na reg. poreskih pun. nerezidenata.
Dakle, poreski punomoćnik koji je nerezident registruje subjekat koji zastupa odabirom tupa subjekta “drugo”, unosom PIB-a subjekta i broja pasoša ili evidencijskog broja stranca.
3. Koji tipovi dokumenta se mogu razmenjivati posredstvom Sistema elektronskih faktura?
Posredstvom Sistema elektronskih faktura mogu se razmenjivati: faktura, knjižno odobrenje, knjižno zaduženje i avansni račun. Dakle, predračuni, ponude, narudžbenice, otpremnice itd. nisu obuhvaćeni ZoEF. Na SEF se mogu dodati kao prilog dokumenta.
4. Na koji način možemo da kreiramo fakturu u Sistemu elektronskih faktura?
U Sistemu elektronskih faktura, izlazni dokument mogu kreirati korisnici sa ulogom administratora, korisnika i korisnika za izlazna dokumenta. Dokument možete kreirati klikom na taster “izlazni dokument-kreiraj novi dokument” koji se nalazi na komandnoj tabli i sekciji “prodaja” - ukoliko se dokument kreira pomoću korisničkog interfejsa. Takođe, korisnici mogu izdati dokument i “učitavanjem XML datoteke”, jednostavnim prevlačenjem. Klikom na “izlazni dokumenti-učitaj datoteku”, na komandnoj tabli ili u okviru sekcije “prodaja”.
5. Na koju adresu nam stiže obaveštenje o novim ulaznim fakturama?
Obaveštenje o prispeću faktura stiže na adresu elektronske pošte koja se nalazi u sekciji "Detalji kompanije" na SEF-u. U trenutku otvaranja naloga, sistem će povući adresu elektronske pošte koja je navedena u nadležnoj instituciji, međutim, ovaj podatak je moguće izmeniti. Ukoliko je u okviru “Detalja kompanije” navedena i kontakt osoba, adresa elektronske pošte kontakt osobe ima prednost za prijem obaveštenja u odnosu na adresu elektronske pošte kompanije.
6. Prilikom kreiranja dokumenta da li je obavezno uneti “broj ugovora”?
Ukoliko se dokument izdaje subjektu javnog sektora obavezno je uneti jedan od tri podatka:
“broj ugovora”, u okviru polja “broj narudžbenice/broj fakture/broj ponude” možete da odaberete jedan od brojeva koji ćete uneti ili “broj okvirnog sporazuma”, u suprotnom sistem će vas obavestiti da niste popunili sva potrebna polja. Ukoliko je primalac dokumenta subjekat privatnog sektora, ova polja nisu obavezna.
7. Molim Vas da nam detaljnije objasnite na šta se odnosi “interni broj za rutiranje”?
“Interni broj za rutiranje” je jedinstveni broj koji pomaže izdavaocu da dokument usmeri na odgovarajuću organizacionu jedinicu u okviru jednog subjekta.
8. Da li možemo da podesimo da se broj dokumenta automatski pomeri za jedan broj u napred, prilikom kreiranja novog dokumenta?
U okviru sekcije “Podešavanja”, zatim “podešavanja dokumenta” možete definisati broj od koga je potrebno da sistem započne generisanje broja dokumenta, sa odgovarajućim sufiksom i prefiksom (opciono) i sistem će prilikom kreiranja dokumenta automatski generisati broj, na osnovu unetih karaktera u poljima za “Podešavanja dokumenta”.
9. Nisam obveznik PDV-a, koju poresku kategoriju treba da izaberem?
Osnov za oslobođenje/izuzeće od PDV-a, dakle, PDV kategoriju i šifru osnova za oslobođenje ili izuzeće, birate u skladu sa Zakonom o porezu na dodatu vrednost. Ukoliko na dokumentu primenjujete standardnu PDV kategoriju, potrebno je da prozor za odabir Osnova za oslobođenje/izuzeće od PDV-a ostane zatvoren.
10. Prilikom odabira PDV kategorije po kojoj sam oslobođen PDV-a, da li moram da unesem i broj odluke?
Prilikom odabira PDV kategorije oslobođenja ili izuzeća od PDV-a “šifra osnova” je obavezno polje u Sistemu elektronskih faktura, a “broj odluke” je opciono polje.
11. Da li je moguće promeniti datum slanja fakture?
Datum slanja fakture je podatak koji se sistemski generiše i nije moguće menjati ga. Dakle, datum slanja je identičan datumu izdavanja fakture kroz SEF.
12. Da li je moguće da datum prometa bude raniji datum od datuma slanja fakture?
Da, moguće je odabrati datum prometa koji je raniji od datuma izdavanja fakture. Datum prometa je polje kalendarskog tipa.
13. Ne mogu da pronađem kupca kada kreiram fakturu, šta u tom slučaju?
Da biste prilikom izdavanja dokumenta, mogli da odaberete kupca, neophodno je da kupac bude registrovan na SEF-u i da prethodno kreirate kontakt. Kontakt možete kreirati klikom na podešavanja/registri/kontakti/dodaj novi kontakt.
14. Da li možemo da obrišemo fakturu iz Sistema elektronskih faktura?
U sistemu elektronskih faktura moguće je obrisati samo fakturu koja je u statusu “nacrt”.
15. Poslao sam fakturu, ali ona ima status “greška prilikom slanja”, kako postupamo sa takvom fakturom?
Fakturu sa statusom “greška prilikom slanja” možete otkazati i kreirati novi dokument sa istim brojem dokumenta koji ste otkazali. “Greška prilikom slanja” se odnosi na grešku u kreiranju fakture, proverite podatke i kreirajte novi dokument.
16. Da li je moguće izmeniti podatke na fakturi koja je u statusu “Greška prilikom slanja”?
Nije moguće menjati dokument koji je već poslat, pre nego što odaberete opciju “pošalji dokument”, “ažurirajte nacrt” i na taj način ćete otkriti neispravnost dokumenta, ukoliko postoji.
17. Da li će biti moguć unos više od dve decimale prilikom kreiranja fakture?
Sistem elektronskih faktura podržava samo dve decimale saglasno sa primenom standarda EN 16931-1, potrebno je da Vaš interni računovodstveni sistem uskladite sa Sistemom elektronskih faktura.
18. Kada kreiram avansni račun ne mogu da unesem količinu i jedinicu mere u delu stavki, zbog čega je to tako?
U polju “naziv i opis” na nivou stavke unosite tačan opis prometa na avansnom računu, količinu i jedinicu mere nije moguće uneti prilikom kreiranja avansnog računa.
19. Kada kreiram konačnu fakturu ne mogu da pronađem avansni račun, sve sam ispravno popunio prilikom kreiranja konačne fakture, iz kog razloga mi se pojavljuje problem?
Da biste uspešno kreirali konačnu fakturu, avansni račun koji povezujete sa konačnom fakturom mora biti u statusu “odobren”, ukoliko je izdat posredstvom SEF-a.
20. Ukoliko nam nije dobar identifikacioni broj fakture prilikom pokušaja slanja konačne fakture, na koji broj se odnosi identifikacioni broj?
Prilikom unosa broja avansnog računa koji povezujete sa konačnom fakturom, potrebno je da konkretni broj avansnog računa izaberete iz padajućeg menija i unesete datum plaćanja.
21. Gde možemo da unesemo više bankovnih računa?
U okviru “detalja kompanije" moguće je navesti samo jedan bankovni račun. Ovo polje je moguće menjati. Više bankovnih računa možete navesti u okviru napomene prilikom izrade dokumenta, koja će biti vidljiva na samom dokumentu.
22. Ne mogu da pronađem fakturu koju sam odobrila pre par meseci u Sistemu elektronskih faktura. Molim Vas za pomoć?
Potrebno je da proverite da li su okviru sekcije “nabavke” očišćeni svi filteri i datumski opseg. Ukoliko i dalje ne možete da pronađete dokument, možete da unesite broj dokumenta u polje “pretraga dokumenata”.
23. Da li se knjižno odobrenje kreira sa negativnom vrednošću?
U Sistemu elektronskih faktura svaki dokument mora imati pozitivnu vrednost, naziv dokumenta “knjižno odobrenje” je već odredio namenu dokumenta.
24. Kada upišem broj izvorne fakture prilikom kreiranja knjižnog odobrenja, ne pojavljuje mi se broj u padajućem meniju?
Potrebno je da proverite da li je izvorna faktura odobrena od strane kupca u Sistemu elektronskih faktura.
25. Kako se kreira profaktura u Sistemu elektronskih faktura?
Profaktura nije obuhvaćena ZoEF, samim tim se ne razmenjuje posredstvom SEF-a.
26. Kada dodajemo nosioca javne nabavke?
Ukoliko je u pitanju javna nabavka i ugovorom je definisan nosilac javne nabavke, faktura se izdaje kupcu, ali je potrebno označiti polje “Dodaj nosioca javne nabavke” i navesti nosioca.
27. Da li postoji obaveza izdavanja avansnog računa kroz SEF za uplate izvršene u istom poreskom periodu? Npr. kupac je uplatio avans za robu danas, a isporuka (promet) će biti za 2 dana, da li treba izdati avansni račun kroz SEF, pa nakon odobrenja avansnog i konačni račun za promet ili je dovoljno izdati samo konačni račun za promet, a u napomeni navesti da je račun plaćen avansno?
Logika SEF-a podrazumeva izdavanje avansnog računa, kako bi na konačnoj fakturi iznos za uplatu iznosio “0” (ukoliko pretpostavimo da je avansno uplaćen ceo iznos), bez obzira na poreski period.
28. Da li je moguć masovni unos šifarnika proizvoda/usluga?
Trenutno, navedena funkcionalnost ne postoji u SEF-u.
29. Šta se dešava ukoliko se faktura ne odobri u određenom roku? Privatno preduzeće šalje fakturu ka privatnom preduzeću?
Faktura koja nije odobrena ili odbijena nakon isteka roka koji je predviđen ZoEF, će u navedenom slučaju dobiti status “automatski odbijena”.
30. Kada se faktura automatski odobrava, a kada automatski odbija?
Ukoliko je faktura poslata ka subjektu javnog sektora, nakon isteka roka od 15 dana biće “automatski odobrena”. Ukoliko je na strani kupca subjekat privatnog sektora, nakon isteka roka od 15 dana, kupac će dobiti podsetnik da postoje fakture na čekanju, ukoliko i nakon 5 dana od dana prijema podsetnika kupac ne odreaguje, faktura će biti “automatski odbijena”. Dakle, nakon ukupno 20 dana.
31. Gde možemo videti sve izmene na fakturi?
Istoriju svih aktivnosti na fakturi tj. izmene, ime i prezime korisnika, datum, vreme itd. možete videti klikom na sat, koji se nalazi sa desne strane elektronskog dokumenta.
32. Da li je moguće kreirati konačnu fakturu sa avansnim računom koji ima drugačiju Poresku kategoriju od konačnog račun? Npr. konačni račun “S” kategoriju, a avansni račun “OE”.
Nije moguće kreirati konačni račun ukoliko avansni račun ima drugačiju poresku kategoriju.
33. Da li je uz fakturu koju šaljemo posredstvom Sistema elektronskih faktura obavezno slati i relevantnu dokumentaciju, kao prilog uz fakturu?
ZoEF-om nije predviđeno obavezno slanje relevantne dokumentacije. Ukoliko je ugovorom definisano drugačije, možete klikom na spajalicu koja se nalazi sa desne strane dokumenta dodati prilog ili ukoliko učitavate XML datoteku, na portalu efaktura.gov.rs možete preuzeti primer XML datoteke sa prilogom.
34. Interesuje me kako je rešen unos “konačne situacije” kojoj je prethodilo više privremenih situacija. Da li se unosi u fakturu samo vrednost izvršenih radova za period na koji se konačna faktura odnosi ili postoji mogućnost prikaza kumulativne vrednosti izvedenih radova sa unosom prethodnih obračunskih perioda?
Ukoliko su izdate fakture po privremenim situacijama, faktura po konačnoj situaciji glasi na razliku, tj. iznos koji je preostao da se fakturiše i plati. Ne treba mešati pojam fakture i situacije. Situacija se izdaje kao i do sada, u skladu sa propisima o planiranju i izgradnji i nalazi se u prilogu fakture koji može da sadrži pregled svih radova i svih ranijih situacija.
35. Gde možemo da preuzmemo snimke održanih vebinara?
Snimci održanih vebinara, prezentacije, kao i pitanja koja ste tokom vebinara postavljali i odgovori su objavljeni na portalu efaktura.gov.rs u okviru sekcije “vesti”.
36. Da li možete da nam navedete ograničenja u brojevima karaktera na Sistemu e- Faktura?
Trenutni limiti pri kreiranju i slanju dokumenata na koja treba obratiti pažnju su:
- Broj fakture koji je ograničen na 22 karaktera kada se obaveza registruje u CRF;
- U broju fakture nisu dozvoljeni specijalni karakteri osim pojedinih “!"#$%&'()*+,-
./[\]^_:;<=>?`@{}|~”;
- Kada se faktura registruje u CRF nije moguće koristiti ćirilično pismo;
- Naziv kompanije je ograničen na 128 karaktera kada se faktura registruje u CRF;
- Naziv stavke je ograničen na 1024 karaktera;
- Napomena je ograničena na 1024 karaktera;
- Sistem funkcioniše na dve decimale, sve preko se zaokružuje na toliko.
37. Koje jedinice mere su dostupne?
Dostupne jedinice mere možete pogledati na korisničkom interfejsu SEF-a, tako što ćete prilikom kreiranja fakture kliknuti na podrazumevanu jedinicu mere i na taj način će vam se otvoriti padajući meni u kome možete videti sve raspoložive jedinice mere. Ukoliko radite na implementaciji Vašeg softvera sa SEF-om, pozivom metode koju ćemo navesti u odgovorima /api/publicApi/get-unit-measures možete dobiti jedinice mere sa Code podatkom koji se navodi u XML datoteci.
38. Da li se obaveze prilikom slanja faktura subjektu javnog sektora - tip 7, registruju u CRF-u?
Ukoliko je primalac fakture korisnik javnih sredstava-tip 7, obaveze se ne registruju u CRF-u i prilikom izdavanja dokumenata nije potrebno označiti polje “Pošalji u CRF”.
39. Zaboravili smo da označimo polje “Pošalji u CRF”, a poslali smo fakturu ka korisniku čije se obaveze registruju u CRF-u, da li možemo naknadno da pošaljemo fakture u CRF?
S obzirom da se obaveza ne može naknadno registrovati u CRF-u, potrebno je da otkažete ili stornirate poslatu fakturu, u zavisnosti od statusa, i kreirate novu.
40. Da li se avansni račun registruje u CRF-u?
Obaveze po osnovu avansnih računa, KO i KZ se ne registruju u Centralnom registru faktura, nezavisno od tipa subjekta.
41. Na koji način se umanjuje/uvećava iznos na fakturi u Centralnom registru faktura, prilikom kreiranja knjižnog odobrenja/zaduženja u Sistemu elektronskih faktura?
Aktivnost oko izmene iznosa, bez obzira da li je u pitanju KZ ili KO vršite na izvornoj fakturi direktno u CRF, koristeći opciju “izmeni iznos”, koja se nalazi na dnu ekrana. Zatim unosite iznos za koji umanjujete/uvećavate fakturu i broj knjižnog odobrenja/zaduženja. U slučaju umanjenja neophodno je uneti negativnu vrednost iznosa.
42. Za fakture gde je obaveze potrebno registrovati u CRF povremeno se javlja greška "broj fakture nije validan". Faktura sa istim brojem se uspešno pošalje, ako se ne označi polje “Pošalji u CRF”. U čemu može da bude problem?
Najverovatnije da se broj dokumenta čiju obavezu pokušavate da registrujete već nalazi u CRF-u. Potrebno je da promenite broj dokumenta.
43. Na koji način možemo da učitamo XML datoteku u Sistem elektronskih faktura?
XML datoteka se u SEF može učitati na dva načina:
Manuelno, jednostavnim prevlačenjem datoteke, pomoću tastera koje smo precizirali u okviru odgovora na pitanje br.1;
Automatski, ukoliko je Vaš interni računovodstveni softver integrisan sa SEF-om pomoću API-ja.
44. Da li postoji mogućnost uvoza XML datoteka za više faktura odjednom (npr. 1.500 dokumenata) ili se uvoz svakog dokumenta vrši pojedinačno?
Trenutno na SEF-u ne postoji mogućnost masovnog uvoza XML datoteka.
45. Gde se može pogledati struktura XML fajla za kreiranje izlazne fakture?
Tehnički detalji kao što su struktura i primeri XML datoteke, programski interfejs aplikacije – API, tipovi poruka, standard, itd. objavljeni su na internet stranici https://www.efaktura.gov.rs/ u okviru sekcije “Instrukcije”.
46. Kako se generiše API ključ?
Odabirom sekcije Podešavanja, zatim API menadžment, klikom na dugme “Generiši ključ#, možete generisati Vaš API ključ i ukoliko je potrebno, proslediti Vašim ERP provajderima. Takođe je bitno da API status bude promenjen u Aktivan. Detaljno objašnjenje o tome kako se kreira API ključ i kako pristupate Swagger dokumentaciji možete naći na portalu e-Fakture u okviru sekcije “Instrukcije/uputstva/generisanje” API ključa.
47. Da li postoji validator XML dokumenata?
Postoji, Rule set koji je potrebno odabrati je UBL Invoice 2.1 za validaciju fakture u datom standardu. Servis takođe omogućava testiranje svih relevantnih tipova dokumenata u UBL 2.1 standardu. Link od validatora ćemo navesti u odgovorima.
https://ecosio.com/en/peppol-and-xml-document-validator/
48. Status fakture je Pregledano, a niko nije direktno pristupao fakturi?
Preuzimanje nove fakture preko purchase-invoice API-ja, menja status te fakture na Pregledano (SEEN). Preuzimanje fakture je ekvivalentno otvaranju iste preko portala.
49. Šta je potrebno da bi kompanija mogla nuditi usluge informacionog posrednika?
Potrebno je da kompanija dobije saglasnost Centralnog informacionog posrednika za obavljanje poslova informacionog posrednika. Na portalu Efaktura.gov.rs, u okviru sekcije “Informacioni posrednik” možete preuzeti zahtev za dobijanje saglasnosti i pročitati ostale detalje u vezi sa temom.
50. Molim Vas za kontakt podrške?
Kontakt telefon podrške je 011/7777-600, adresa elektronske pošte na koju nam se možete obratiti je: podrskaefaktura@mfin.gov.rs
Radno vreme kontakt centra je od 08-20 časova radnim danima.
Pogledajte često postavljana pitanja i sve o e-Fakturama.
Izvor: Vebsajt eFaktura, 04.11.2022.Naslov: Redakcija
