Pravilnik o bližim uslovima za obezbeđenje odgovarajućeg prostora i opreme za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala kod stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala ("Sl. glasnik RS", br. 111/2021 - dalje: Pravilnik) stupio je na snagu 26.11.2021. godine. Kao što se iz naziva samog propisa može zaključiti, njime se uređuju bliži uslovi za obezbeđenje odgovarajućeg prostora i opreme za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala kod stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala.
Članom 2. Pravilnika uređeno je da stvaraoci i imaoci, osim fizičkih lica obezbeđuju odgovarajući prostor i opremu za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala. Stavom 2. istog člana je određeno da se odgovarajućim prostorom smatraju pisarnica i arhivski depo. Dalje je st. 3. i 4. određeno:
Pisarnica je prostorija u kojoj se čuvaju akti i predmeti najduže do isteka naredne godine od dana kada su akti i predmeti rešeni.
Arhivski depo je posebno izdvojena i opremljena prostorija u kojoj se čuvaju arhivska građa i dokumentarni materijal.
Članom 3. Pravilnika bliže se uređuje obaveza iz člana 9. stav 1. Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti ("Sl. glasnik RS", br. 6/2020), stvaraoci i imaoci obavezni su da arhivsku građu i dokumentarni materijal čuvaju u sređenom i bezbednom stanju do predaje nadležnom javnom arhivu, odnosno do isteka roka čuvanja.
Takođe članom 3. Pravilnika je određeno da stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku osiguravaju trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku u skladu sa zakonom, njeno održavanje, migriranje, odnosno prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima do predaje arhivske građe u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu. O čuvanju elektronske arhivske građe i dokumentarnog materijala možete pročitati u Uredbi o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku ("Sl. glasnik RS", br. 107/2021).
Prostor za smeštaj i zaštitu arhivske građe
Uslovi čuvanja, prostor za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i oprema određeni su čl. 4. do 22. Pravilnika.
Članom 4. Pravilnika je određeno da:
"Stvaraoci i imaoci obezbeđuju fizičke, mikroklimatske i hemijskobiološke uslove za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala od štetnog delovanja temperature, vlage, svetlosti, zračenja, prašine, mikroorganizama, insekata, glodara i fizičkih oštećenja, kao i uslove za zaštitu od neovlašćenog pristupa arhivskoj građi i dokumentarnom materijalu."
Arhivska građa se čuva u arhivskom depou u kome se kako je određeno članom 5. Pravilnika ne sme nalaziti ništa osim arhivske građe i dokumentarnog materijala, i opreme za smeštaj, zaštitu i transport arhivske građe.
Dalje se pravilnikom određuje da se arhivski depo ne sme nalaziti u potkrovlju, dok se u suterenu može nalaziti samo ako su ispunjeni uslovi koji se tiču cirkulacije vazduha, temperature, vlažnosti, osvetljenja i dr. kako je određeno čl. 7. do 13. Pravilnika.
Precizira se da arhivski depoi moraju biti suvi, zaštićeni od prodora podzemnih i nadzemnih voda, udaljeni od mesta otvorenog plamena i od prostorija u kojima se čuvaju lako zapaljiva sredstva. Takođe depo treba da bude propisno udaljen od proizvodnih i energetskih postrojenja, instalacija i vodova (plinskih, vodovodnih, kanalizacionih). Vodovodne, kanalizacione, plinske i elektroinstalacije i uređaji centralnog grejanja koje prolaze kroz arhivski depo, moraju imati odgovarajuću zaštitu. Članom 8. Pravilnika preciziraju se uslovi u pogledu zidnih i podnih konstrukcija, zidovi moraju biti čvrsti i suvi, a podovi se ne smeju klizati, ravni, po mogućnosti bez pragova i stepenica. Dalje,članom 9. Pravilnika je određeno da vrata arhivskog depoa moraju biti metalna ili drvena sa metalnim ramom najmanje širine 900 mm i bez pragova. Istim članom je propisano da prozori moraju biti zaštićeni (zavesama, roletnama, zaštitnim kapcima i sl.). Prozori u prizemlju moraju biti od mat armiranog stakla ili obezbeđeni zaštitnim rešetkama. Članom 10. Pravilnika određeni su uslovi u pogledu osvetljenja i grejanja u arhivskom depou, osvetljenje treba da bude veštačko, tzv. "hladni" izvori svetlosti, a grejanje pomoću centralnog grejanja ili klima-uređaja.
Članom 11. određeni su uslovi u pogledu korišćenja klima-uređaja, u arhivskom depou se koriste klima-uređaji koji održavaju stabilne mikroklimatske uslove u depou, eliminišu štetne atmosferske gasove, čestice prašine i zagađivače u obliku aerosola, odnosno eliminišu 95% čestica prečnika 2 µm ili većih, a sadržaj sumpor-dioksida održavaju na nivou ispod 50 µg/m 3.
Protivpožarna zaštita arhivskih depoa vrši se kako je određeno članom 12. Pravilnika opremanjem arhivskog depoa sistemom za automatsku dojavu požara, koji je osetljiv na gas, dim i vatru. Depo mora imati aparat za gašenje požara na način kako je određeno propisima o zaštiti od požara. Zgrada u kojoj je smešten depo mora da ima gromobransku instalaciju.
Kada je reč o elektronskim dokumentima ne precizira se dovoljno samo se navodi da stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku obezbeđuju odgovarajući prostor za čuvanje i održavanje arhivske građe u elektronskom obliku.
U arhivskom depou se dokumentarni materijal smešta na metalne police, odignute od poda 10-30 cm, a od zidova i tavanice najmanje 30-40 cm, da bi se obezbedila slobodna cirkulacija vazduha.
Zaštitni omoti u koje se smešta dokumentarni materijal kako je određeno članom 15. Pravilnika moraju biti dovoljno čvrsti i potpuno zatvoreni da bi arhivskoj građi pružilio zaštitu od prašine, svetlosti, mehaničkih oštećenja i ublažio nepovoljno dejstvo aerozagađenja i naglih promena temperature i vlažnosti.
Na zaštitnim omotima se ispisuju sledeći podaci: naziv stvaraoca, godina nastanka materijala i klasifikaciona oznaka; vrsta materijala; broj iz arhivske knjige i rok čuvanja.
Uslovi u pogledu temperature i vlažnosti vazduha uređeni su članom 17. Pravilnika.
Mikroklimatski uslovi za prostorije u kojima se čuva arhivska građa i dokumentarni materijal su sledeći:
|
|
TEMPERATURA |
RELATIVNA VLAŽNOST |
|
papir, pergament, koža |
13-18°C |
50-60% |
|
acetatni crnobeli film |
10-16°C |
30-50% |
|
acetatni film u boji |
-4 - +2°C |
20-25% |
|
crnobele fotografije |
15-21°C |
30-35% |
|
fotografije u boji |
-4 -+2°C |
20-25% |
|
mikrofilm, acetatni |
≤ 21°C |
15-40% |
|
mikrofilm, poliesterski |
≤ 21°C |
30-40% |
|
mikrofilm, diazo |
≤ 21°C |
15-30% |
|
gramofonske ploče |
10-21°C |
40-55% |
|
magnetne trake |
4-16°C |
40-60% |
Članom 21. Pravilnika propisan je izuzetak za stvaraoce i imaoce koji nisu obavezni da imaju arhivski depo.
To su oni stvaraoci i imaoci osim državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća, imalaca javnih ovlašćenja i verskih zajednica, koji u toku kalendarske godine stvaraju ili imaju manje od 20 metara arhivske građe i dokumentarnog materijala, mogu arhivsku građu i dokumentarni materijal da čuvaju u svom poslovnom i kancelarijskom prostoru ukoliko taj prostor ima sledeće karakteristike: zaštićen je od direktnog delovanja sunčevog svetla, zidovi su čvrsti i suvi, sa izolovanim vodovodnim, kanalizacionim i cevima za centralno grejanje, sa ispravnim elektroinstalacijama, udaljen od izvora plamena, plina i lako zapaljivih materija, osiguran od neovlašćenog pristupa i u kojem temperatura po pravilu ne prelazi 25°C.
Stvaraoci i imaoci iz stava 1. ovog člana su obavezni da arhivsku građu i dokumentarni materijal čuvaju u odgovarajućim metalnim policama ili ormarima.