U današnje vreme nove tehnologije zauzimaju sve veći prostor u svakodnevnom radu subjekata u javnom i privatnom sektoru. Kako je prelazak na elektronsko poslovanje jedno od glavnih strateških opredeljenja Vlade, uzimajući u obzir sve benefite koje nove tehnologije donose u poslovanju (olakšan pristup informacijama, ekonomičniji i efikasniji rad, smanjenje troškova), nekoliko godina unazad podstiče se povećanje broja postupaka koji se vode u elektronskom obliku i upotreba digitalnih alata u radu javnog sektora.
Digitalna tranzicija menja način obavljanja poslova u velikoj meri i zahteva prilagođavanje organizacija i njihovih korisnika novim tehnikama poslovanja. Činjenica je da je prenos podataka i dokumenata sada mnogo brži, i da teritorijalne i prostorne prepreke u digitalnom svetu uglavnom ne postoje. Internet je globalna mreža putem koje se podaci lako prenose širom sveta. Ipak, često postoje opravdani razlozi za to da određeni podaci moraju da se čuvaju u sistemima koji su pod kontrolom naše zemlje.
Veoma često pitanje koje se postavlja jeste da li i koji podaci i elektronski dokumenti koji nastaju u radu subjekata javnog sektora moraju da se čuvaju u Republici Srbiji. U ovom tekstu izložićemo način na koji propisi u našoj zemlji tretiraju navedeno pitanje.
Obavezu čuvanja elektronskih dokumenata u Republici Srbiji uređuje Zakon o elektronskoj upravi ("Sl. glasnik RS", br. 27/2018 -dalje: Zakon). Ovaj zakon primenjuje se na slučajeve kada organi obavljaju svoje poslove upotrebom informaciono-komunikacionih tehnologija i obuhvata sledeće subjekte:
- državne organe i organizacije,
- organe i organizacije pokrajinske autonomije,
- organe i organizacije jedinica lokalne samouprave,
- ustanove, javna preduzeća, posebne organe preko kojih se ostvaruje regulatorna funkcija i pravna i fizička lica kojima su poverena javna ovlašćenja.
U okviru tog zakona član 10. uređuje pitanja koja se odnose na čuvanje dokumenata u Republici Srbiji, te propisuje da se registri i evidencije u elektronskom obliku, kao i nalozi za elektronsku komunikaciju, mogu nalaziti samo u Republici Srbiji, a izuzetno nalozi za elektronsku komunikaciju organa koji obavljaju delatnost izvan Republike Srbije, uz propisane mere bezbednosti, mogu se nalaziti van Republike Srbije.
To u praksi znači da kada je organ zakonom određen da vodi definisane i sistematizovane skupove podataka u formi registra i evidencija u elektronskom obliku, tada je dužan da obezbedi da se ti registri i evidencije čuvaju na serverima koji se nalaze na teritoriji Republike Srbije i kojima upravljaju naši organi.
Reč je o registrima i evidencijama koji se uspostavljaju i vode u Republici Srbiji na osnovu zakona, kao što su registri i evidencije iz oblasti unutrašnjih poslova, finansija, zdravstva, saobraćaja, privrede i drugih oblasti. Konkretnih primera ima mnogo, neki od njih su Centralni registar stanovništva, Socijalna karta, zdravstvene evidencije, evidencije poreskih obveznika, registri privrednih subjekata i brojni drugi skupovi podataka koje organi vode iz svoje nadležnosti. Shodno tome, organi ne bi smeli da registre i evidencije u elektronskom obliku vode i čuvaju van teritorije Republike Srbije.
Ovo pravilo je važno i zbog toga što Zakon nalaže da se podaci koji se vode u registrima i evidencijama razmenjuju između organa putem servisne magistrale organa, što je celishodno sa stanovišta efikasnosti, interoperabilnosti tehnoloških rešenja i bezbednosti podataka.
Treba obratiti pažnju i na to da upisu podataka u registar i evidenciju prethodi izrada i donošenje drugih dokumenata koji mogu biti u elektronskom obliku (podnesci, upravni akti - rešenja, zaključci, dokazi o ispunjenosti uslova za sticanje prava, žalbe, tužbe i ostala dokumentacija ). Iako Zakon ne definiše da li se i ova dokumenta ako su u elektronskom obliku moraju čuvati u Srbiji, tumačenjem drugih povezanih propisa i prakse može se zaključiti da i ova dokumenta treba čuvati u Srbiji. Prema Uputstvu o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave ("Sl. glasnik RS", br. 20/2022), akti i prateći dokumentarni materijali pridružuju se i čine predmet. Imajući u vidu da se podaci iz registara i evidencija dobijaju na osnovu dokumentacije koja je osnov za njihov upis, a koja mora sadržati podatke koji se vode u registru i evidenciji, isti režim treba da važi i za dokumenta proistekla iz postupka.
Zakon ipak prepoznaje mogućnost da se podaci i elektronski dokumenti mogu prenositi iz Srbije u inostranstvo ukoliko je to predviđeno na osnovu posebnih propisa ili potvrđenih međunarodnih ugovora (član 12). Tu postoji uslov da se iznošenje može obavljati samo ako je obezbeđen određeni stepen zaštite u tim zemljama, odnosno međunarodnim organizacijama, koji ne može biti manji od stepena zaštite koji je obezbeđen u Republici Srbiji. Na primer, moguća je razmena podataka kada je reč o gonjenju učinilaca krivičnih dela, pitanjima zdravstvenog i socijalnog osiguranja, imovinskog stanja i dr. kada je to potrebno za sprovođenje odgovarajućih postupaka u kojima učestvuju naši državljani u drugim zemljama. Pri razmeni podataka organ mora da vodi računa i proveri da li se u tim zemljama podaci štite na isti način kao u našoj zemlji (na primer, da li organ koji prima podatke ima iste obaveze u pogledu mera zaštite kao što se to traži našim propisima - Zakonom o informacionoj bezbednosti ("Sl. glasnik RS", br. 6/2016, 94/2017 i 77/2019), Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti ("Sl. glasnik RS", br. 87/2018 -dalje: ZZPL) i drugim.
Sa aspekta zaštite podataka o ličnosti, u slučajevima kada je dozvoljen prenos podataka koji uključuju i podatke o ličnosti, organi moraju da postupaju u skladu sa odredbama ZZPL (čl. 63-72.) koji uređuju prenos podataka o ličnosti u druge države i međunarodne organizacije.
U ovom tekstu ukazujemo i na obaveze organa kada je reč o čuvanju arhivske građe u elektronskom obliku. Naime, prema članu 13. Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti ("Sl. glasnik RS", br. 6/2020), arhivska građa u elektronskom obliku nastala radom državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova i imalaca javnih ovlašćenja, pre predaje nadležnom arhivu, može se privremeno dati na čuvanje samo državnom organu, organizaciji i pružaocu usluge kvalifikovanog elektronskog čuvanja u Republici Srbiji. Ovo rešenje takođe iskazuje intenciju da se dokumenta nastala u radu organa čuvaju u našoj zemlji. Treba napomenuti i da, u skladu sa članom 4. Uredbe o kancelarijskom poslovanju ("Sl. glasnik RS", br. 21/2020, 32/2021 i 14/2023), organi državne uprave preko jedinstvenog softverskog rešenja - Pisarnice obavljaju poslove kancelarijskog poslovanja. Pisarnicu čini i sistem za upravljanje dokumentima, koji obezbeđuje Kancelarija za informacione tehnologije i elektronsku upravu, a u kome se vrši čuvanje podataka iz kancelarijskog poslovanja.
Na osnovu iznetog, iako Zakon u malom broju odredaba eksplicitno reguliše pitanja čuvanja podataka i dokumenata u našoj zemlji, moglo bi se tumačiti da je tendencija da se uspostavi digitalni suverenitet nad čuvanjem informacija i akata koji proističu iz rada organa. Zakon eksplicitno određuje da se registri i evidencije čuvaju u Srbiji, ali jasno je da i dokumentacija povezana sa njima mora da bude čuvana kod nas. Organi državne uprave, autonomne pokrajine i lokalne samouprave, kao i imaoci javnih ovlašćenja, dužni su da koriste državni sistem za upravljanje podataka (u okviru ePisarnice), a arhivska građa se takođe čuva u navedenom sistemu do predaje eArhivu koji se nalazi u Državnom centru za čuvanje i upravljanje podacima. Izuzetno, međunarodni sporazum ili posebni propis mogu urediti iznošenje elektronskih dokumenata na drugačiji način. Sve navedeno govori da se najveći broj podataka i dokumenata nastalih u radu organa mora čuvati na serverima na teritoriji Republike Srbije.