1. Od kog datuma je obaveza da se sa papirnog nastavlja vođenje arhivske knjige u elektronskom obliku?
Arhivska knjiga se od 1.1.2024. godine vodi u elektronskom obliku.
Ukoliko vam je potrebno rešenje za kreiranje prepisa arhivske knjige
prijavite se da saznate više o softverskom rešenju Paragrafa.
Arhivska knjiga je evidencija tj. popis celokupne dokumentacije nastale u kalendarskoj godini, bez obzira da li su ti dokumenti nastali u papirnom ili elektronskom obliku i nju šaljemo nadležnom arhivu.
Svake godine, do 30. aprila imamo obavezu da pošaljemo prepis arhivske knjige za prethodnu kalendarsku godinu nadležnom arhivu. Arhivsku knjigu uvek pravimo jednu - nezavisno od toga koliko imamo papirne a koliko elektronske dokumentacije.
Elektronsko arhiviranje odnosi se na dokumentaciju koja je izvorno nastala u elektronskom obliku, i kao takva mora da se overava i čuva u elektronskom obliku, sa KEP-om (kvalifikovani elektronski potpis/pečat) kao što su izvodi iz banke, ino fakture, ugovori koji su obostrano potpisani kvalifikovanim elektronskim potpisom, IOS... Ukoliko je u pitanju elektronski dokument koji se čuva trajno, mora mu se dodeliti i vremenski žig.
U arhivsku knjigu ne upisujemo dokumente pojedinačno već zbirno po kategorijama (vrstama) dokumenata, npr. ugovori o radu, ulazne fakture, ugovori o zakupu, ugovori o poslovnotehničkoj saradnji…
Najčešća pitanja i odgovori u vezi sa arhivskom knjigom
- 1. Od kog datuma je obaveza da se sa papirnog nastavlja vođenje arhivske knjige u elektronskom obliku?
- 2. Od kog broja krećemo da vodimo elektronsku arhivsku knjigu ako smo do sada vodili papirnu arhivsku knjigu?
- 3. Kako se sada radi izmena u listi kategorija i šta za to vreme radimo dok ne dobijemo saglasnost na izmenjenu listu kategorija
- 4. Da li smo dužni da arhiviramo e-fakture ili prijave na CROSO, s obzirom da se ta dokumenta nalaze na samom SEF-u, odnosno Centralnom registru?
- 5. Ukoliko preduzeće ima izdvojenu jedinicu u drugom gradu, da li se vodi jedna arhivska knjiga ili je potrebno da se odvoje arhivske knjige po gradovima i podnose različitim arhivima?
- 6. Da li dalje vodimo arhivsku knjigu bez obzira da li smo dobili saglasnost za izlučivanje?
- 7. Da li i preduzetnici imaju obavezu vođenja arhivske knjige?
- 8. Preselili smo firmu fizički sa jedne lokacije na drugu, šta radimo sa prethodnim upisanim arhivskim materijalom u arhivsku knjigu, mislim konkretno na kolonu 9. Prostorije, police, uredi za skladištenje… Da li je dovoljno da se samo u kolonu PRIMEDBA upise nova lokacija ili menjamo retroaktivno za celu arhivsku knjgu?
- 9. Da li su predstavništva stranih pravnih lica u obavezi da imaju odobrenu listu kategorija, vode arhivsku knjigu i predaju prepise?
- 10. Kako se izlucuje arhivska gradja i registratorski materijal nastao u periodu 2012, 2013, 2014. prema novom zakonu?
- 11. Na koji način možemo da utvrdimo količinu (KB, MB...) elektronskih faktura na SEF-u, radi upisa u arhivsku knjigu?
- 12. Da li treba sačuvati fakture primljene, poslate korisnicima koji nisu u SEF-u?
- 13. Kako da sva dokumenta u papirnoj formi uvedemo u elektronsku arhivsku knjigu?
- 14. Ako je firma u mirovanju od 2020, da li se i dalje vodi arhivska knjiga?
- 15. Da li u arhivsku knjigu (excel tabela ili Kancelarko) dodeljujemo poseban redni broj za dokumenta koja se elektronski čuvaju od onih koja su u papiru a ista vrsta (npr. ugovori)?
- 16. Arhivska knjiga koju predajemo do kraja aprila 2025. odnosi se na dokumenta iz 2024. godine? Ili je neophodno sve uneti od prethodnih godina?
- 17.Ukoliko prvi put predajemo arhivsku knjigu, da li to radimo samo za prethodnu godinu?
- 18. Prvi put pravimo arhivsku knjigu, nemamo i dalje listu kategorija, firma postoji preko deset godina, koji nam je prvi korak da započnemo arhivsku knjigu?
2. Od kog broja nastavljamo da vodimo elektronsku arhivsku knjigu, ako smo do sada vodili papirnu arhivsku knjigu?
Ako ste ranije vodili arhivsku knjigu u papirnom obliкu potrebno je da nastavite sa vođenjem arhivske knjige u elektronskom obliku od prvog slobodnog arhivskog broja.
3. Kako se sada radi izmena u listi kategorija i šta za to vreme radimo dok ne dobijemo saglasnost na izmenjenu listu kategorija?
Izmene u listi kategorija moraju se dostaviti nadležnom javnom arhivu na odobrenje i tek od tada se mogu primenjivati. Svi stvaraoci arhivske građe i dokumentarnog materijala koji su predali Listu kategorija nadležnom javnom arhivu na saglasnost, a još je nisu dobili, vode arhivsku knjigu u skladu sa podnetom listom, a eventualne ispravke u arhivskoj knjizi sprovešće po dobijanju saglasnosti na Listu kategorija.
4. Da li smo dužni da arhiviramo e-fakture ili prijave na CROSO, s obzirom da se ta dokumenta nalaze na samom SEF-u, odnosno Centralnom registru?
Samim Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti i Pravilnikom o obrascu arhivske knjige ("sl. glasnik rs", br. 34/2022) nije određeno postupanje sa ovim dokumentima. Naš predlog je da uradite download ovih dokumenata i sačuvate u nekom folderu, a u arhivskoj knjizi navedete da je lokacija SEF ili CROSO, a količinu za rubriku 8 u arhivskoj knjizi navesti broj memorijskih jedinica kako je zabeleženo u folderu koji ste sačuvali.
5. Ukoliko preduzeće ima izdvojenu jedinicu u drugom gradu, da li se vodi jedna arhivska knjiga ili je potrebno da se odvoje arhivske knjige po gradovima i podnose različitim arhivima?
Vodi se jedna arhivska knjiga za celo pravno lice. Možete posebno uraditi popis, ali u arhivsku knjigu upisujete zbir.
6. Da li dalje vodimo arhivsku knjigu bez obzira da li smo dobili saglasnost za izlučivanje?
Da.
7. Da li i preduzetnici imaju obavezu vođenja arhivske knjige?
Ne, obaveza se ne odnosi na fizička lica, a preduzetnici su fizička lica registrovana za obavljanje privredne delatnosti.
8. Preselili smo firmu fizički sa jedne lokacije na drugu, šta radimo sa prethodnim upisanim arhivskim materijalom u arhivsku knjigu, mislim konkretno na kolonu 9. prostorije, police, uredi za skladištenje… Da li je dovoljno da se samo u kolonu PRIMEDBA upise nova lokacija ili menjamo retroaktivno za celu arhivsku knjgu?
Ništa u prethodnom upisu u arhivskoj knjizi se ne menja, samo se može pisati u Primedbi.
9. Da li su predstavništva stranih pravnih lica u obavezi da imaju odobrenu listu kategorija, vode arhivsku knjigu i predaju prepise?
Predstavništva nemaju status pravnog lica, te nisu u obavezi da vode arhivsku knjigu i predaju prepis.
10. Kako se izlucuje arhivska gradja i registratorski materijal nastao u periodu 2012, 2013, 2014. prema novom zakonu?
Prema članu 16. Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti dokumentarni materijal nastao radom i delovanjem državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća i imalaca javnih ovlašćenja, čiji je rok čuvanja istekao uništava se po pribavljenom odobrenju u pismenoj formi nadležnog javnog arhiva. Za stvaraoce koji nisu nabrojani, npr. Privredna društva potrebno je sastaviti belešku o uništavanju dokumetarnog materijala kome je istekao rok čuvanja.
11. Na koji način možemo da utvrdimo količinu (Kb, Mb...) elektronskih faktura na SEF-u, radi upisa u arhivsku knjigu?
Jedini način bi bilo da skinete fakture i tako uradite ili ako imate Kancelarka i koristite automatsko zavođenje faktura, on će sam izračunati količinu. Smatramo da nije korisno ručno sve skidati ako imate mnogo faktura, pa je naš stav da je u redu da stavite samo broj dokumenata bez broja megabajta koje zauzima.
12. Da li treba sačuvati fakture primljene, poslate korisnicima koji nisu u SEF-u?
Da, obavezno: ovo Kancelarko sam automatski radi ako ga koristite i podesili ste automatsko arhiviranje.
13.Kako da sva dokumenta u papirnoj formi uvedemo u elektronsku arhivsku knjigu?
Na isti način kao što bi bili upisani u papirnu knjigu,nema razlike da li upis radite u obrazac (tabelu) koja je u papiru ili tabelu koja je na ekranu.
14. Ako je firma u mirovanju od 2020, da li se i dalje vodi Arhivska Knjiga?
Institut mirovanja postoji za preduzetnike, oni ne vode arhivsku knjigu u svakom slučaju.
15. Da li u arhivsku knjigu (excel tabela ili Kancelarko) dodeljujemo poseban redni broj za dokumenta koja se elektronski čuvaju od onih koja su u papiru a iste kategorije (npr. ugovori)?
Nije propisano, mišljenja smo da se dokumentacija iste kategorija, ako postoji i kao papirna i kao elektronska može voditi odvojeno, da se iskoriste dva broja u arhivskoj knjizi, a može i zajedno, samo se onda u jednom polju upisuje i količina u registratorima i u kb,Mb.
16. Arhivska knjiga koju predajemo do kraja aprila 2025. odnosi se na dokumenta iz 2024. godine? Ili je neophodno sve uneti od prethodnih godina?
Za stvaraoce koji su ranije vodili arhivsku knjigu, upisuje se samo dokumentacija iz 2024. Ako nije vođena arhivska knjiga za prethodne godine potrebno je upisati dokumentaciju od osnivanja.
17. Ukoliko prvi put predajemo arhivsku knjigu, da li to radimo samo za prethodnu godinu?
Odgovor je isti kao i za pitanje broj 16. a to je: Za stvaraoce koji su ranije vodili arhivsku knjigu, upisuje se samo dokumentacija iz 2024. Ako nije vođena arhivska knjiga za prethodne godine potrebno je upisati dokumentaciju od osnivanja.
18. Prvi put pravimo arhivsku knjigu, nemamo i dalje listu kategorija, firma postoji preko deset godina, koji nam je prvi korak da započnemo arhivsku knjigu?
Mapiranje dokumentacije, utvrđivanje faktičkog stanja, donošenje Liste kategorija, donošenje odluke o imenovanju odgovornog stručnog lica, Opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala, Opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite, i korišćenja elektronskih dokumenata.