UREDBA O JEDINSTVENIM TEHNIČKO-TEHNOLOŠKIM ZAHTEVIMA I PROCEDURAMA ZA ČUVANJE I ZAŠTITU ARHIVSKE GRAĐE I DOKUMENTARNOG MATERIJALA U ELEKTRONSKOM OBLIKU: Izmene i dopune Uredbe o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku - "Sl. glasnik RS", br. 116/2023

Uredbom o izmenama i dopunama uredbe o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku ("Sl. glasnik RS", br. 116/202 - dalje: Uredba) od 26.12.2023.godine, već u određivanju predmeta regulisanja brisan je termin “elektronsko arhiviranje” zadržao se terminu “čuvanje i zaštita”,što je i u skladu sa članom 11. stav 3. Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti ("Sl. glasnik RS", br. 6/2020).

Nadalje, izmenama Uredbe se utvrđuju različite obaveze stvaraoca i imaoca dokumentarnog materijala u odnosu da li se dokumentarni materijal trajno čuva ili ima rok čuvanja:

- za dokumentarni materijal koji se trajno čuva u elektronskom obliku (arhivska građa), stvaraoci i imaoci dokumentarnog dužni su da do predaje nadležnom arhivu, osiguraju njegovo pouzdano elektronsko čuvanje u skladu sa propisom kojim se uređuju uslovi za pripremu dokumenta za pouzdano elektronsko čuvanje i formatima dokumenta koji su pogodni za dugotrajno čuvanje,

- za dokumentarni materijal sa rokom čuvanja stvaraoci i imaoci su dužni da osiguraju njegov integritet, autentičnost, verodostojnost, celovitost i upotrebljivost kvalifikovanim elektronskim potpisom, odnosno kvalifikovanim elektronskim pečatom.

Pouzdano elektronsko čuvanje i priprema dokumenata za pouzdano elektronsko čuvanje regulisani su Zakonom o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju ("Sl. glasnik RS", br. 94/2017 i 52/2021 - dalje. Zakon o elektronskom dokumentu).a uslovi za pripremu i formati dokumenata Uredbom o o uslovima za pripremu dokumenta za pouzdano elektronsko čuvanje i formatima dokumenta koji su pogodni za dugotrajno čuvanje ("Sl.glasnik RS", broj 86/ 2018).

Prema članu 11. Zakona, stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku dužan je da sprovodi procedure i postupke vezane za upravljanje dokumentima, kao i da koristi informacioni sistem, koji garantuju zaštitu, autentičnost, verodostojnost, celovitost i upotrebljivost elektronskih dokumenata, dok je Izmenama Uredbe precizirano da su stvaraoci i imaoci dokumentarnog materijala u elektronskom obliku koji nema trajni rok čuvanja, dužni da osiguraju njegov integritet, autentičnost, verodostojnost, celovitost i upotrebljivost kvalifikovanim elektronskim potpisom, odnosno kvalifikovanim elektronskim pečatom.

Organi (državni organi i organizacije, organi teritorijalne autonomije i jedinice lokalne samouprave, ustanove, javna preduzeća i imaoci javnih ovlašćenja) kao stvaraoci i imaoci vrše pouzdano elektronsko čuvanje u softverskom rešenju eArhiv koji je deo arhivskog informacionog sistema.

Brisane su odredbe koje propisuju da su stvaraoci i imaoci dužni da vrše elektronsko arhiviranje u informacionom sistemu za pouzdano elektronsko čuvanje, kao i da su dužni da pristup dokumentatnom materijalu nadležnom javnom arhivu omoguće preko softvera eArhiv.Ova obaveza odnosila se na privredne subjekte koji nisu deo “javnog sektora”, a koji sada dokumentarni materijal u elektronskom obliku čuvaju u skladu sa Zakonom o elektronskom dokumentu.

Novinu predstavljaju odredbe člana 3.stav 2 Uredbe kojim je propisano je da se pouzdano elektronsko čuvanje dokumentarnog materijala koji se trajno čuva u elektronskom obliku koji su stvaraoci predali državnom organu i organizaciji, organu teritorijalne autonomije i jedinici lokalne samouprave, ustanovi, javnom preduzeću i imaocu javnih ovlašćenja (u daljem tekstu: organi), osigurava se preko tog organa kao imaoca. To znači da se dokumentarni materijal koji se trajno čuva i upućuje organu kao npr.prijave i CROSO pouzdano čuva u Centralnom registru socijalnog osiguranja.

Izmenama odredbi Uredbe koje se odnose na izdvajanje elektronskog dokumentarnog materijala koji se uništava precizirano je da se zahtev u elektronskom obliku kreira sa popisom samo onog dokumentarnog materija koji je evidentiran u arhivskoj knjizi.

U pogledu predaje arhivske građe -dokumentarnog materijala koji se trajno čuva posle 30 godina od nastanka, stvaraoci i imaoci predaju zahtev u elektronskom obliku putem Portala eUprava. Arihvska građa predaje se upisivanjem u eArhiv. Nadležni javni arhiv donosi rešenje kojim se arhivska građa koja se predaja proglašava za kulturno dobro.

Brisan je stav koji stvaraocu i imaocu ukida pravo pristupa arhivskoj građi koju je predao javnom arhivu radi upravljanja arhivskom građom. Međutim, nakon donošenja rešenja kojim se arhivska građa proglašava za kulturno dobro,korišćenje arhivske građe vrši se u skladu sa Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti, znači na osnovu odobrenja nadležnog arhiva.

Izvor: Redakcija Paragraf Lex, 28.12.2023.
Naslov: Redakcija