ZAKON O POSTUPKU REGISTRACIJE U AGENCIJI ZA PRIVREDNE REGISTRE: Odgovori na najčešća pitanja u vezi obavezne elektronske prijave za registraciju osnivanja privrednih društava

1. Da li će posle 17. maja biti moguće osnivati privredna društva podnošenjem papirne prijave ili su svi obavezni na podnošenje elektronske prijave za osnivanje?

Od 17. maja 2023. godine neće biti moguće podneti registracionu prijavu osnivanja DOO, AD, OD i KD u papirnoj formi, osim za prijave osnivanja koje su podnete pre ovog datuma i po kojima je doneto rešenje o odbačaju (oni mogu postupiti isključivo u papirnoj formi, a najkasnije do 22. juna 2023).

2. Ko može da podnese e-prijavu za upis privrednog društva u Registar privrednih subjekata?

E-prijavu može da podnese fizičko lice (budući član društva) ili lice koje za podnošenje prijave osnivanja Agenciji punomoćjem ovlasti budući član (punomoćnik).

Ukoliko je podnosilac budući član ili jedan od članova, prijavu potpisuje svojim kvalifikovanim elektronskim potpisom.

Ukoliko je podnosilac punomoćnik, on potpisuje prijavu svojim kvalifikovanim elektronskim potpisom, a u prilogu mora biti punomoćje u formi elektronskog dokumenta (potpisano od strane budućeg člana društva njegovim elektronskim potpisom ili potpisano svojeručnim potpisom budućeg člana i zatim digitalizovano od strane advokata/notara).

3. Da li će i stranci moći da podnesu elektronsku prijavu osnivanja privrednog društva i potpišu prijavu i akte svojim elektronskim sertifikatom?

Podnosilac elektronske registracione prijave mora imati kvalifikovani elektronski sertifikat izdat od strane sertifikacionog tela Republike Srbije. Strana fizička lica mogu da dobiju kvalifikovani elektronski sertifikat pod istim uslovima kao i domaća (s tim što moraju lično preuzeti sertifikat).

4. Da li se i dokumenta koja se prilažu uz registracionu prijavu osnivanja moraju predati u elektronskoj formi?

Sva dokumenta koja se prilažu uz elektronsku prijavu osnivanja moraju biti u elektronskoj formi. Ovo podrazumeva da su sačinjena u elektronskoj formi i potpisana elektronskim potpisom ili pečatom njihovog izdavaoca. Tako npr. osnivački akt potpisuju osnivači (svi članovi DOO, ortaci kod OD, komplementari i komanditori kod KD, odnosno predsednik skupštine kod AD), potvrdu banke o uplati osnivačkog uloga potpisuje ovlašćeno lice banke, prevod nekog dokumenta ovlašćeni prevodilac itd.

5. Šta da radimo ako ne posedujemo dokumente u elektronskoj formi, već samo u papirnoj?

Ako nemate dokumente koji su izvorno sačinjeni u elektronskoj formi, možete izvršiti digitalizaciju papirnih dokumenata (prebacivanje u elektronsku formu). Ovako konvertovan dokument se međutim smatra običnom kopijom, zbog čega je neophodno da je svojim elektronskim potpisom (ili pečatom) overi:

lice koje je dokument izdalo (npr. papirnu potvrdu banke o uplati osnivačkog uloga treba da overi ovlašćeni službenik banke svojim elektronskim potpisom, uverenje poreske uprave svojim elektronskim pečatom nadležna poreska uprava i sl.) ili
lice koje je zakonom ovlašćeno za overu prepisa (javni beležnik – notar, koji može da izvrši digitalizaciju i overu svakog dokumenta izvorno sačinjenog u papirnoj formi) ili
advokat upisan u imenik advokata Advokatske komore Srbije (koji takođe nema ograničenje u pogledu vrste dokumenta koji može da digitalizuje i overi, ali kada digitalizaciju i overu radi advokat, postoji dodatni uslov da je taj advokat istovremeno i potpisnik registracione prijave - punomoćnik).

6. Da li se u postupku eRegistracije prihvataju elektronski dokumenti izdati od strane inostranih organa i snabdeveni njihovim elektronskim sertifikatom (pečatom)?

Ne. Ovakva mogućnost (za sada) ne postoji. Naime, odredbom člana 40. Zakona kojim se uređuje elektronski dokument i kvalifikovane elektronske usluge od poverenja, propisano je da se strane kvalifikovane usluge od poverenja u Srbiji mogu priznavati samo u slučaju postojanja reciprociteta regulisanog potvrđenim međunarodnim sporazumom. S obzirom na navedeno, to je u ovoj situaciji jedino rešenje da se takav dokument odštampa u zemlji porekla tj. da se napravi kopija koju će kao vernu elektronskom originalu potvrditi inostrani organ overe. Potom se takav papirni dokument može digitalizovati od strane našeg notara ili advokata i kao takav koristiti u postupku registracije.

7. Ko može da podnese e-prijavu za upis privrednog društva u Registar privrednih subjekata?

E-prijavu može da podnese fizičko lice (budući član društva) ili lice koje za podnošenje prijave osnivanja Agenciji punomoćjem ovlasti budući član (punomoćnik).

Ukoliko je podnosilac budući član ili jedan od članova, prijavu potpisuje svojim kvalifikovanim elektronskim potpisom.

8. Da li treba uz e-prijavu da priložim fotokopiju lične karte osnivača u PDF formatu?

Identitet podnosioca fizičkog lica proverava sama aplikacija, validacijom kvalifikovanog elektronskog potpisa podnosioca. Međutim, za ona lica za koje je inače potrebno priložiti dokaz o identitetu (osnivači/članovi), a nisu elektronski potpisali prijavu odnosno osnivački akt, potrebno je priložiti i dokaz o identitetu u formi PDF dokumenta (koji ne mora biti overen potpisom notara/advokata). Najčešće će to biti kopija pasoša stranog fizičkog lica koje nema domaći elektronski sertifikat i prijavu podnosi preko punomoćnika.

9. Da li osnivački akt treba da bude overen kod notara?

Ne, osnivački akt koji se prilaže uz e-prijavu treba da bude u formi elektronskog dokumenta potpisan e-potpisom člana društva, odnosno zastupnika društva ukoliko je budući član domaće privredno društvo. Nakon popunjavanja obaveznih elemenata, izvršite potpisivanje osnivačkog akta elektronskim potpisom člana društva u odgovarajućem programu (npr. Acrobat) ili pomoću NEXU aplikacije za elektronsko potpisivanje.

Ako se uz elektronsku prijavu dostavlja osnivački akt koji je prethodno sačinjen u papirnoj formi sa potpisima osnivača (članova) overenim od strane javnog beležnika, omogućeno je da digitalizaciju tog akta (konvertovanje u formu elektronskog dokumenta) izvrši advokat svojim elektronskim potpisom, odnosno kvalifikovanim elektronskom pečatom, uz uslov da je taj advokat istovremeno i podnosilac prijave. Takođe i potvrda banke, saglasnost nadležnog organa i bilo koji drugi dokument koji je izvorno nastao u papirnoj formi, može biti pretvoren u elektronski dokument od strane advokata koji svojim potpisom garantuje da je imao originalan dokument, da ga je skenirao i potpisao elektronskim potpisom, odnosno kvalifikovanim elektronskom pečatom.

10. Ukoliko uz prijavu pored osnivačkog akta želim da priložim još neki dokument, da li on može biti obična (skenirana) kopija?

Ne. Svi dokumenti koji se prilažu iz prijavu moraju biti u originalu, ukoliko nije izričito propisano da mogu biti u fotokopiji (npr. fotokopija lične karte za koju je dovoljno samo da bude u PDF format). Pošto se radi o e-prijavi, to prilaganje “originala” znači zapravo da su ti dokumenti potpisani e-potpisom izdavaoca dokumenta ili notara/advokata (ako su inicijalno nastali kao papirni).

Na primer:

potvrda banke o uplaćenom osnivačkom ulogu mora biti potpisana e-potpisom ovlašćenog lica banke koja je potvrdu izdala ili ako je digitalizovana onda mora biti overena e-potpisom notara ili advokata,
uverenje iz kaznene evidencije/potvrda o neosuđivanosti mora biti snabdevena kvalifikovanim elektronskim potpisom ovlašćenog lica nadležne policijske uprave Ministarstva unutrašnjih poslova ili ako je digitalizovana onda mora biti overena e-potpisom notara ili advokata.

11. Ako društvo osnivaju dva lica od kojih jedno ima elektronski potpis, a drugo ne, da li uz prijavu može da se priloži osnivački akt koji je najpre sačinjen u papirnoj formi sa potpisom člana koji nema sertifikat kod javnog beležnika, koji zatim taj dokument digitalizuje i overava, a zatim taj isti dokument svojim e-potpisom potpiše drugi član koji ima domaći elektronski sertfikat?

Da, pod uslovom da je dokument tako sačinjen da sadrži čitljiva oba elektronska potpisa (i člana i notara).

12. Koje su najčešće greške koje mogu da se naprave prilikom e-registracije privrednih društava?

Poslovno ime je na srpskom jeziku, na ćiriličnom ili latiničnom pismu. Pri tome je važno voditi računa da ukoliko se odabere jedno pismo u osnivačkom aktu ili odluci, istim pismom mora biti upisano i poslovno ime u registracionu prijavu. U suprotnom, postojaće nesaglasnost između registracione prijave i priložene dokumentacije, što predstavlja razlog za odbacivanje zahteva. Takođe, treba voditi računa kako je uneta oznaka pravne forme u aplikaciju, a kako je predviđeno poslovno ime u aktu. Npr., u aplikaciji je navedeno BONUS DRUŠTVO SA OGRANIČENOM ODGOVORNOŠĆU PARAĆIN, a u aktu BONUS DOO PARAĆIN. Dakle, postoji nesaglasnost u pogledu oznake pravne forme, što je razlog za odbačaj.
Prilikom navođenja predmeta poslovanja u poslovnom imenu ili prilikom unosa slova Č, Ć, Ž, Š i Đ, podnosioci često ne koriste dijakritike (npr. PETROVIĆ i PETROVIC, ČAČIĆ i CACIC, ŠUŠA i SUSA, ĐURIĆ i DJURIĆ) ili “progutaju” neko slovo (npr. DRUŠTVO ZA DIZJN umesto DRUŠTVO ZA DIZAJN). Kako u postupku registracije ne postoji mogućnost izmene unetih podataka, odnosno e-prijava se usvaja u celini tako kako je popunjena i podaci se registruju isključivo onako kako ih je podnosilac uneo, izuzetno je važno voditi računa o pravopisu.
Naziv ne sme biti zauzet ili sličan već registrovanom nazivu, što podnosilac može utvrditi pre podnošenja prijave pretragom registrovanih privrednih subjekata i njihovih naziva u objedinjenoj pretrazi podataka. U praksi, podnosioci često propuste da se informišu oko pravila koja se tiču naziva (pogledati odeljak Opšta uputstva).
Podatak o osnivačkom ulogu mora biti istovetno naveden u prijavi i aktu, u suprotnom ukoliko je u prijavi navedeno da je samo upisan, a u aktu i da je upisan i uplaćen, postojaće nesaglasnost između registracione prijave i priložene dokumentacije, što predstavlja razlog za odbacivanje zahteva.

13. Mogu li u nekom trenutku registracije da odustanem ili dopunim e-prijavu?

Korisnik može nakon podnošenja prijave, a do donošenja odluke nadležnog registratora da:

dopuni zahtev,
odustane od zahteva.

Ukoliko, podnosilac nakon plaćanja naknade i podnošenja prijave, uvidi da je napravio neku grešku ili da je nešto propustio da navede ili dostavi, može sve do donošenja odluke registratora da dopuni zahtev tako što će preko korisničke aplikacije označiti zahtev koji želi da dopuni i zatim izabrati sa gornjeg menija opciju “Dopuna prijave” i zatim izvršiti neophodne korekcije i eventualno priložiti dokumenta i ponovo validirati i podneti zahtev (bez plaćanja naknade).

Ako želi da odustane, takođe može sve do donošenja odluke, preko korisničke aplikacije označiti zahtev od kog želi da odustane i zatim izabrati sa gornjeg menija opciju “Odustanak od prijave” i podneti zahtev (bez plaćanja naknade).

Izmena prijave nije moguća nakon podnošenja (osim kroz dopunu).

14. Kada imam pravo na “prijavu po pravu prioriteta”?

Ukoliko je u postupku registracije utvrđeno da nisu bili ispunjeni uslovi za registraciju, registrator donosi odluku kojom odbacuje prijavu.

Podnosilac ima mogućnost da:

podnese novu prijavu kojom će da otkloni utvrđene nedostatke i
plati polovinu propisane naknade za registraciju.

Podnosilac treba da preko korisničke aplikacije eReps pristupi odbačenom zahtevu, označi ga i zatim izabere opciju “Zahtev po pravu prioriteta”.

Rok za podnošenje prijave po ovom osnovu je 30 dana od dana objavljivanja odluke registratora.

15. Da li osnivački akt koji se prilaže prilikom elektronske registracije osnivanja doo mora da bude određene veličine?

Da. Osnivački akt prvo treba kreirati u pdf formatu, a zatim elektronski potpisati, s tim što treba voditi računa da njegova veličina nakon potpisivanja ne prelazi 50 MB.

16. Da li se uz elektronsku prijavu osnivanja privrednog društva doo, može dostaviti osnivački akt koji je prethodno sačinjen u papirnoj formi sa svojeručnim potpisima osnivača (članova) overenim od strane javnog beležnika, ako je izvršena digitalizacija tog akta (konvertovanje u formu elektronskog dokumenta) od strane javnog beležnika-notara koji svojim elektronskim potpisom, odnosno kvalifikovanim elektronskom pečatom, garantuje da je imao originalan dokument, da ga je skenirao i potpisao elektronskim potpisom, odnosno kvalifikovanim elektronskom pečatom?

Da, uz elektronsku prijavu osnivanja privrednog društva, može se dostaviti overeni osnivački akt prethodno sačinjen u papirnoj formi koji je naknadno digitalizovan i elektronski potpisan od strane notara (ili advokata koji je i podnosilac prijave).

17. Da li osnivački akt privrednog društva doo može umesto člana društva elektronski da potpiše punomoćnik koji nije advokat svojim elektronskim potpisom, ako od strane budućeg člana društva dobije i uz elektronsku prijavu osnivanja priloži punomoćje u formi elektronskog dokumenta potpisano svojeručnim potpisom budućeg člana društva i zatim digitalizovano od strane javnog beležnika-notara?

Može, pod uslovom da je i potpis osnivača na punomoćju u papiru prethodno bio overen od strane javnog beležnika (dakle da sadrži klauzulu overe potpisa nastalu pre digitalizacije).

18. Ako je budući član društva strano fizičko lice koje elektronski potpiše osnivački akt, da li uz elektronsku registracionu prijavu prilaže kopiju pasoša u pdf formatu i da li ta kopija pasoša treba da je dodatno digitalizovana (konvertovana u formu elektronskog dokumenta) od strane javnog beležnika-notara?

Ne. Ako je strano fizičko lice potpisalo osnivački akt svojim elektronskim sertifikatom izdatim u Republici Srbiji, nije potrebno da prilaže kopiju svog pasoša u PDF formatu jer je činom potpisivanja dokazao svoj identitet.

Izvor: Vebsajt APR, 18.05.2023.
Naslov: Redakcija