U velikim privrednim društvima i sistemima, čuvanje velike količine poslovne dokumentacije, zahteva veliki skladišni prostor. Iz tog razloga, veliki deo dokumentacije ova društva sačinjavaju kao "elektronska dokumenta" i čuvaju ih na nekom od elektronskih ili magnetnih medija.
Članom 28. Zakona je predviđeno da se računovodstvene isprave mogu čuvati na elektronskim medijima, kao originalna elektronska dokumenta ili digitalne kopije, ako je nadležnom organu omogućen pristup tako sačuvanim podacima i ako je obezbeđeno:
- Da se podacima sadržanim u elektronskom dokumentu ili zapisu može pristupiti i da su pogodni za dalju obradu; 1
- Da su podaci sačuvani u obliku u kome su napravljeni, poslati i primljeni; 2
- Da se iz sačuvane elektronske poruke može utvrditi pošiljalac, primalac, vreme i mesto slanja i prijema; 3
- Da se primenjuju tehnologije i postupci kojima se u dovoljnoj meri obezbeđuje zaštita od izmena ili brisanje podataka ili drugo pouzdano sredstvo kojim se garantuje nepromenljivost podataka ili poruka, kao i rezervna baza podataka na drugoj lokaciji. Ako se poslovne knjige vode na računaru, uporedo sa memorisanim podacima, pravno lice, odnosno preduzetnik mora da obezbedi i memorisanje aplikativnog softvera, kako bi podaci bili dostupni kontroli. 4
Takođe skrećemo pažnju, da je Zakonom predviđena obaveza sastavljanja i dostavljanje faktura isključivo u elektronskom obliku i to počev od 1. januara 2022. godine.
Program za elektronsko upravljanje dokumentima i e fakturama
Naime, članom 9. stav 3. Zakona je propisano da se faktura (račun) kao računovodstvena isprava, u smislu ovog zakona, sastavlja i dostavlja pravnim licima i preduzetnicima u elektronskom obliku i mora biti potvrđena od strane odgovornog lica koje svojim potpisom ili drugom identifikacionom oznakom (utvrđenom opštim aktom kojim pravno lice, odnosno preduzetnik uređuje organizaciju računovodstva) potvrđuje njenu verodostojnost.
Prema odredbama člana 2. Zakona o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju ("Sl. glasnik RS", br. 94/2017 - dalje: Zakon o elektronskom dokumentu), elektronski dokument je skup podataka sastavljen od slova, brojeva, simbola, grafičkih, zvučnih i video materijala, u elektronskom obliku.
Takođe, je istim članom propisano da je hardver, softver odnosno hardver sa pripadajućim softverom, ili njihove odgovarajuće komponente, namenjen elektronskoj obradi, elektronskom prenosu odnosno čuvanju podataka.
Prema Zakonu o elektronskom dokumentu, usluga od poverenja je elektronska usluga koja olakšava poslovnu aktivnost između dve ili više strana pri čemu se zasniva na tome da pružalac usluge stranama garantuje verodostojnost pojedinih podataka, a koja je kao takva određena ovim zakonom.
Pružalac usluga od poverenja je pravno lice ili fizičko lice u svojstvu registrovanog subjekta koje pruža jednu ili više usluga od poverenja.
Zakonom o elektronskom dokumentu je propisano da je korisnik usluge od poverenja dužan da čuva sredstva i podatke za formiranje elektronskog potpisa odnosno pečata od neovlašćenog pristupa i upotrebe, i da iste koristi u skladu sa odredbama ovog zakona.
Članom 8. Zakona o elektronskom dokumentu je propisano da, elektronski dokument koji predstavlja arhivsku građu izrađuje se u formi koja zadovoljava uslove propisane ovim zakonom za pouzdanu pripremu za elektronsko čuvanje.
Članom 10. Zakona o elektronskom dokumentu je propisano šta se smatra originalom, a šta kopijom.
Naime, elektronski dokument koji je izvorno nastao u elektronskom obliku smatra se originalom.
Elektronski dokument koji ima istovetan digitalni zapis originalnom elektronskom dokumentu smatra se originalom.
Kopija elektronskog dokumenta na papiru izrađuje se štampanjem spoljne forme elektronskog dokumenta.
Elektronski dokument koji je nastao digitalizacijom izvornog dokumenta čija forma nije elektronska, smatra se kopijom izvornog dokumenta.
Shodno navedenom, ukoliko je original dokumenta u papirnom obliku, a zatim se digitalizuje i overi u skladu sa Zakonom o elektronskom dokumentu, takav dokumentu daje dokaznu snaga originalnog (papirnog) akta, ali overa digitalizovanog dokumenta ne znači da se izvorni dokument može uništiti. U tom slučaju, prema trenutno važećim propisima, papirni original mora da se čuva.
Čl. 60-63. Zakona o elektronskom dokumentu propisani su uslovi čuvanja elektronskih dokumenata. Naime, usluga kvalifikovanog elektronskog čuvanja dokumenata je kvalifikovana usluga od poverenja putem koje se pruža pouzdano elektronsko čuvanje dokumenata u skladu sa čl. 60-62. ovog zakona.