Elektronsko arhiviranje i arhivska knjiga

Uredba o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku (skraćeno: Uredba o elektronskom arhiviranju) odnosi se na stvaraoce i imaoce arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku. Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti određuje da su stvaraoci pravna i fizička lica čijim radom nastaje arhivska građa i dokumentarni materijal, dok su imaoci pravna i fizička lica koja takvu građu drže po određenom osnovu.

Uopšteno, ova materija obuhvata sve subjekte koji obavljaju privredne i vanprivredne delatnosti.

Da. Obaveza elektronskog arhiviranja odnosi se na sva pravna lica, u svim pravnim formama, bez obzira na veličinu, delatnost, broj zaposlenih ili to da li su u sistemu PDV-a. Ne postoji prag ispod kog se propis ne primenjuje.

Kazne su propisane za pravna lica. Kad je reč o elektronskom arhiviranju, preduzetnici su izuzeti od kazni, ali ne i od same obaveze. Za arhivsku knjigu važi drugačije pravilo, opisano u posebnom pitanju niže.

Ima. Nije bitno da li je pravno lice u sistemu PDV-a niti da li koristi SEF. Obaveza postoji za sva pravna lica.

Da. Udruženje danom registracije kod APR stiče svojstvo pravnog lica, a Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti propisuje obaveze za pravna lica. Isto važi za fondacije, koje su Zakonom o zadužbinama i fondacijama određene kao pravna lica, i za organizacije civilnog društva registrovane kao pravna lica. Veličina organizacije nije od uticaja.

Nisu. Predstavništva nemaju status pravnog lica, pa nisu u obavezi da vode arhivsku knjigu ni da predaju prepis.

Ne. Zakon govori o obavezama stvaralaca i imalaca, i svako se stara o dokumentaciji koja se kod njega nalazi. Računovodstvena agencija može biti u ulozi imaoca dokumentacije svojih klijenata, ali to klijente ne oslobađa obaveze da sami vode svoju arhivsku knjigu i staraju se o urednom evidentiranju, klasifikovanju i čuvanju dokumentarnog materijala.

Ne. Preduzetnici, bez obzira na to da li su paušalci ili ne, nemaju obavezu da vode arhivsku knjigu, a samim tim ni da predaju prepis.

Ne. Institut mirovanja postoji za preduzetnike, a oni u svakom slučaju ne vode arhivsku knjigu.

Elektronski se arhiviraju svi dokumenti u elektronskom obliku koji:

• su originali ili imaju dokaznu snagu originala;
• su nastali u vašem radu ili radom drugog subjekta, a nalaze se u vašem posedu po bilo kom osnovu (na primer ulazne fakture);
• imaju propisan rok čuvanja.

Uredba propisuje dva režima, u zavisnosti od roka čuvanja. Dokumenti koji se čuvaju trajno pouzdano se čuvaju. Za dokumente sa propisanim rokom čuvanja koji nije trajan nije obavezno pouzdano čuvanje, već je predviđena manja obaveza: da se obezbedi integritet, autentičnost, verodostojnost, celovitost i upotrebljivost dokumenta, što se postiže pridruživanjem kvalifikovanog elektronskog potpisa odnosno pečata.

Ne. Obaveza elektronskog arhiviranja odnosi se na dokumentarni materijal koji nastane u elektronskom formatu.

Ne postoji obaveza skeniranja štampanih dokumenata. Prosto skeniran dokument predstavlja kopiju štampanog dokumenta i nije relevantan za arhiviranje. Međutim, ako štampani dokument digitalizujete tako da elektronski primerak ima istu dokaznu snagu kao original, na taj akt se primenjuje Uredba. Ovaj način digitalizacije sprovodi se po posebnoj proceduri.

Digitalizacija je konverzija dokumenta koji nije u elektronskom obliku u elektronski oblik.

Digitalizovani akt ima istu dokaznu snagu kao original ako su kumulativno ispunjena dva uslova:

• da je digitalizacija sprovedena pod nadzorom preduzetnika ili ovlašćenog lica kod preduzetnika, ovlašćenog lica u okviru pravnog lica ili lica koje je to lice ovlastilo, lica ovlašćenog za overu potpisa, rukopisa i prepisa (notar), ili lica koje je posebnim zakonom ovlašćeno za overu digitalizovanog akta;
• da je istovetnost digitalizovanog akta i originala potvrđena kvalifikovanim elektronskim pečatom odnosno potpisom tog lica.

Detaljna pravila propisana su u članu 11. Zakona o elektronskom dokumentu.

Digitalizovati možete svaki dokument, ali to ne menja obavezu čuvanja originala. Zakonom o arhivskoj građi predviđeno je da se arhivska građa, dakle dokumenti koji se čuvaju trajno, čuva u obliku u kom je nastala. Ako je osnivački akt vašeg pravnog lica u papirnom obliku i čuva se trajno, morate ga čuvati u papiru. Možete ga digitalizovati, ali original ostaje.

Za elektronska dokumenta u arhivskoj knjizi navodite samo lokaciju na kojoj se nalaze. Skenirani primerci predstavljaju kopiju. Ako nikada niste ni došli u posed originala, nemate drugi izbor nego da čuvate kopije.

Postupate isto kao da vam je stigla poštom. Ako biste je čuvali i priključili odgovarajućoj kategoriji, identično je tretirajte i kada je stigla elektronski, odnosno mejlom.

S obzirom na to da ih potpisuje svaki zaposleni, stav je da se radi o štampanom dokumentu i dovoljno je da ga tako i čuvate.

Propisi ne određuju izričito da li se arhiviranje sprovodi svakodnevno, nedeljno, mesečno ili godišnje.

Preporuka je da elektronsko arhiviranje obavljate sukcesivno i blagovremeno. Ono što je sigurno jeste da se mora započeti pre isteka trajanja kvalifikovanog elektronskog potpisa odnosno pečata, ukoliko ga dokument sadrži.

Zakon o elektronskom dokumentu određuje elektronski dokument kao skup podataka sastavljen od slova, brojeva, simbola, grafičkih, zvučnih i video materijala, u elektronskom obliku.

Član 10. istog zakona razlikuje original od kopije. Elektronski dokument koji je izvorno nastao u elektronskom obliku smatra se originalom. Elektronski dokument koji je nastao digitalizacijom izvornog dokumenta čija forma nije elektronska smatra se kopijom izvornog dokumenta.

Dokumentarni materijal koji je pohranjen u SEF je na taj način već elektronski arhiviran, obaveza pouzdanog čuvanja je ispunjena i nema potrebe za dodatnim arhiviranjem na drugoj lokaciji. Za dokumenta koja su izdata i primljena preko SEF-a nije potrebno dodatno da se angažujete.

To se odnosi na sam čin arhiviranja. Upis u arhivsku knjigu je posebna obaveza i ona ostaje: u arhivskoj knjizi navodite da je lokacija SEF, odnosno CROSO za prijave koje se tamo nalaze.

Da, obavezno.

Računi koji se razmenjuju između subjekata javnog sektora čuvaju se trajno, faktički u državnom organu. Kod faktura koje se razmenjuju između subjekata privatnog sektora rok čuvanja je deset godina, a na njima se nalazi potpis ovlašćenog lica iz Ministarstva finansija, čime je stavljanjem kvalifikovanog elektronskog potpisa omogućen njihov integritet, verodostojnost i upotrebljivost.

Ne. Potpisivanje u Adobe Readeru ne predstavlja potpisivanje kvalifikovanim elektronskim potpisom u smislu Zakona o elektronskom dokumentu. To je kao da ste na papirni dokument stavili faksimil. Dokument može biti punovažan, ali nema kvalifikovani elektronski potpis koji arhiviranje traži.

Za potrebe elektronskog arhiviranja potreban je kvalifikovani elektronski potpis, izdat od sertifikacionog tela sa zvanične liste.

Treba razlikovati dve stvari: da li je dokument punovažan i kako će se arhivirati. Za punovažnost dokumenta potpis vam ne treba nužno; zavisi da li je propisom ili ugovorom propisana određena forma.

Za čuvanje, bilo da je reč o dokumentu koji se čuva u ograničenom periodu ili o onom koji se čuva trajno, biće potrebno da se na dokumentu nađe kvalifikovani elektronski potpis. Pravilnik o uslovima za postupke i tehnološka rešenja koji se koriste tokom pouzdanog elektronskog čuvanja dokumenta propisuje da dokument koji se pouzdano čuva elektronski mora obavezno da ima pridružen kvalifikovani elektronski potpis odnosno pečat, bez obzira na to da li ga u izvornom obliku već sadrži.

Svi dokumenti koji se trajno čuvaju, bez obzira na to ko im je stvaralac, moraju proći postupak pripreme za pouzdano elektronsko čuvanje. To se odnosi i na platne listiće u elektronskom obliku.

Da. KEP sertifikat ima rok trajanja i svi dokumenti moraju ponovo biti potpisani novim sertifikatom pre isteka prethodnog.

Da.

Pouzdano čuvanje može sprovoditi sam imalac ili stvaralac dokumentarnog materijala, uz poštovanje postupaka i tehnoloških rešenja kojima se obezbeđuje mogućnost dokazivanja validnosti kvalifikovanog elektronskog potpisa odnosno pečata.

Kvalifikovano elektronsko čuvanje može obavljati samo pružalac usluge registrovan za tu uslugu kod nadležnog ministarstva.

Suštinski, za ispunjenje obaveze ne morate raditi kvalifikovano čuvanje ni angažovati pružaoca usluge, ako imate sopstvene resurse ili odgovarajuće softversko rešenje.

Pre sprovođenja postupka pouzdanog čuvanja svaki obveznik treba da postupi u skladu sa članom 5. Uredbe o elektronskom arhiviranju, prema navedenim koracima.

Najpre se utvrđuje koji je izvorni oblik dokumenta:

• štampani oblik;
• elektronski oblik koji nije pogodan za čuvanje;
• elektronski oblik koji jeste pogodan za čuvanje.

Obaveze pripreme, u zavisnosti od oblika, navedene su u članovima 6–8. Uredbe o uslovima za pripremu dokumenta za pouzdano elektronsko čuvanje.

• Konvertujte dokument u format pogodan za trajno čuvanje. Odnosi se samo na dokumente koji se čuvaju trajno.
• Pridružite kvalifikovani elektronski potpis odnosno pečat lica ovlašćenog za pripremu dokumenata, bez obzira na to da li dokument već sadrži potpis u izvornom obliku.
• Pridružite kvalifikovani vremenski žig.
• Sprovedite validaciju kvalifikovanog elektronskog potpisa odnosno pečata.
• Pohranite dokument na bezbednu lokaciju, u skladu sa svojim resursima. Propisom nije utvrđen tačan postupak čuvanja. To može biti cloud rešenje, interni softverski sistem ili hard disk. Ako čuvate na hard disku, savet je da to bude na najmanje dva različita diska, na dve geografske lokacije.
• Periodično, pre isteka roka važenja vremenskog žiga, nadogradite arhivirane dokumente novim vremenskim žigom.

Formati pogodni za dugotrajno čuvanje su PDF/A, PDF/E, UTF-8, TIFF, JPEG, PNG, JPEG2000 i SVG, kao i određeni binarni formati. Detaljno pojašnjenje daje član 13. Uredbe o uslovima za pripremu dokumenta za pouzdano elektronsko čuvanje.

Dokumenti koji se čuvaju u ograničenom vremenskom periodu čuvaju se tako da im se kvalifikovanim elektronskim potpisom ili pečatom osiguraju integritet, autentičnost, verodostojnost, celovitost i upotrebljivost. Za njih se ne zahteva pouzdano elektronsko čuvanje.

Uredbom o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima propisano je da se pouzdano elektronski čuvaju dokumenti čiji je rok čuvanja trajan. Kako za dokumente sa ograničenim rokom to nije određeno, nema ni formalne obaveze da budu u formatima za dugotrajno čuvanje.

Možete napraviti tabelu sa metapodacima.

Obaveze stvaraoca i imaoca za dokumentarni materijal koji se čuva trajno propisane su članom

• Uredbe o elektronskom arhiviranju. Posebno se ističe obaveza donošenja internih pravila, uređena Uredbom o uslovima za pripremu dokumenta za pouzdano elektronsko čuvanje.

Arhivska knjiga je evidencija, odnosno popis celokupne dokumentacije nastale u kalendarskoj godini, bez obzira na to da li su dokumenti nastali u papirnom ili elektronskom obliku. Nju šaljete nadležnom arhivu. Svake godine, do 30. aprila, postoji obaveza da se prepis arhivske knjige za prethodnu kalendarsku godinu pošalje nadležnom arhivu. Arhivska knjiga se uvek pravi jedna, nezavisno od odnosa papirne i elektronske dokumentacije.

Elektronsko arhiviranje je sam čin arhiviranja dokumenata nastalih u elektronskom obliku:

klasifikovanje, razvrstavanje, čuvanje i obezbeđivanje dostupnosti tih dokumenata.

Oba tipa dokumenata idu u istu arhivsku knjigu, ali upis u knjigu ne pokriva obavezu arhiviranja.

To su dve odvojene obaveze.

Arhivska knjiga se od 1.1.2024. godine vodi u elektronskom obliku.

Nastavljate vođenje u elektronskom obliku od prvog slobodnog arhivskog broja.

Ne. Elektronska dokumenta popisuju se zbirno u istu, jedinstvenu arhivsku knjigu.

Nije propisano da li dokumentacija iste kategorije, koja postoji i u papiru i elektronski, dobija poseban redni broj. Stav je da može oboje: možete iskoristiti dva broja u arhivskoj knjizi, a možete ih voditi i zajedno, s tim da se onda u jednom polju upisuje i količina u registratorima i količina u memorijskim jedinicama.

Ne. Vodi se samo jedna arhivska knjiga, a dokumentarni materijal se upisuje po godinama, kako je nastajao. Knjiga se vodi hronološki i u kontinuitetu: po završetku jedne godine, dokumentacija iz sledeće započinje prvim sledećim brojem.

Ne. U arhivsku knjigu se unosi celokupan dokumentarni materijal.

Delovodnik je drugačija vrsta evidencije od arhivske knjige, ali uredno vođen delovodnik može biti od koristi pri formiranju arhivske knjige. U delovodnik se upisuju pojedinačni dokumenti, dok se u arhivsku knjigu uvode kategorije dokumentarnog materijala.

Ne unose se pojedinačni dokumenti, već kategorije dokumenata, onako kako su razvrstani po registratorima, fasciklama, kutijama i slično. Na primer: računi iz 2025. godine, količina tri registratora.

Isto važi i za veće količine: ako ste imali hiljadu faktura dobavljača i petsto faktura kupaca, to se unosi zbirno, a ne svaka faktura pojedinačno.

Da, evidentiraju se.

Na isti način kao što biste ih upisali u papirnu knjigu. Nema razlike da li upis radite u obrazac koji je u papiru ili u tabelu na ekranu.

Arhivska knjiga se vodi hronološki, po godinama od osnivanja. Za svaku godinu se upisuje dokumentacija koja je te godine nastala.

Upisuje se razdoblje nastanka, od osnivanja do tekuće godine. Ako registrator nije popunjen, ostavlja se otvoreno do koje godine.

Da. Pravni sledbenik kod koga se nalazi dokumentacija pravnog prethodnika upisuje tu dokumentaciju u svoju arhivsku knjigu.

Popisuje se onaj dokumentarni materijal koji postoji u trenutku sastavljanja arhivske knjige.

Vodi se jedna arhivska knjiga za celo pravno lice. Popis možete uraditi posebno, ali u arhivsku knjigu upisujete zbir.

U arhivsku knjigu upisuje se originalna dokumentacija, a ona se ne mora fizički nalaziti na istoj lokaciji. Ista dokumentacija može biti na više različitih lokacija; ako su u pitanju originali, popisuje se svaka lokacija.

Svaka promena lokacije evidentira se u arhivskoj knjizi, a nakon izmene lokacije potrebno je obavestiti nadležni arhiv.

Ne. Ništa se u prethodnom upisu ne menja, nova lokacija se može navesti u koloni Primedba.

Da.

Prema članu 16. Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti, dokumentarni materijal nastao radom državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća i imalaca javnih ovlašćenja, čiji je rok čuvanja istekao, uništava se po pribavljenom pisanom odobrenju nadležnog javnog arhiva.

Za ostale stvaraoce, na primer privredna društva, potrebno je sastaviti belešku o uništavanju dokumentarnog materijala kome je istekao rok čuvanja.

Listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja čini svaka vrsta dokumenata koja nastaje u vašem poslovanju. Te kategorije mogu se podeliti u različite grupe, na primer: dokumenti koji se tiču radnih odnosa, dokumenti koji se tiču računovodstva, dokumenti o imovini. Tu uvek mora da bude i dokumentacija iz osnovne delatnosti i dokumentacija o osnivanju, a može i dokumentacija o informaciono-komunikacionim sistemima, o standardizaciji i sertifikaciji.

Ono što je nastalo na papiru čuva se u toj formi, a ono što je nastalo elektronski čuva se elektronski.

Mapiranje dokumentacije i utvrđivanje faktičkog stanja, donošenje Liste kategorija, donošenje odluke o imenovanju odgovornog stručnog lica, donošenje opšteg akta o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala, i opšteg akta o načinu evidentiranja, zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata.

Izmene u listi kategorija moraju se dostaviti nadležnom javnom arhivu na odobrenje i tek od tada se mogu primenjivati. Stvaraoci koji su predali listu na saglasnost, a još je nisu dobili, vode arhivsku knjigu u skladu sa podnetom listom, a eventualne ispravke sprovode po dobijanju saglasnosti.

Ne postoji obrazac objavljen u Službenom glasniku. Moguće je da na sajtu nadležnog arhiva postoji model kojeg se možete držati.

Zakonom nije određen rok, zavisi od postupanja nadležnog arhiva. U Državnom arhivu Srbije liste odobrava stručni savet, pa se od podnošenja čeka do prvog narednog sastanka stručnog saveta, kada se lista usvaja ili odbija.

Ne. Taj akt se ne predaje arhivu na saglasnost. Arhivu se predaje lista kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja.

Sam akt se ipak dostavlja nadležnom javnom arhivu, da ga čuva u svojoj evidenciji, zajedno sa listom kategorija i odlukom o imenovanju odgovornog stručnog lica za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala.

Ako subjekt poseduje određenu elektronsku dokumentaciju, preporuka je da donese pravilnik koji odgovara trenutnom stanju. Po uvođenju sistema, taj pravilnik se može izmeniti.

Ne. Privredno društvo može nastaviti da primenjuje svoj ranije doneti pravilnik.

U arhivsku knjigu unosi se celokupna dokumentacija, po kategorijama.

Do 30.4.2027. godine predaje se prepis arhivske knjige za prethodnu godinu, za subjekte koji su redovno predavali prepis. Ko tu obavezu nije vršio, u 2027. godini predaje prepis sve dokumentacije nastale od dana osnivanja do 31.12.2026. godine.

Prepis se nadležnom javnom arhivu predaje na obrascu propisanom Pravilnikom o obrascu arhivske knjige („Sl. glasnik RS”, br. 34/2022).

Prepis arhivske knjige je praktično jedna tabela. Može se vrlo lako izraditi elektronski i odštampati radi predaje arhivu.

Državna platforma eArhiv počela je sa radom 2026. godine. Prepis se i dalje može predati i u štampanom obliku, poštom ili predajom na pisarnici nadležnog javnog arhiva.

Preporuka je da se pre predaje obratite nadležnom javnom arhivu i postupite prema uputstvu koje dobijete od arhiva, jer se način prijema razlikuje od arhiva do arhiva.

Ne. Prepis arhivske knjige se ne overava.

Potrebno je predati opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala, opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata, odluku o imenovanju odgovornog stručnog lica, i listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja.

Arhivu se predaje arhivska građa po isteku 30 godina od nastanka društva. Do tada se arhivu predaju samo prepisi arhivske knjige, bez dokumentacije, svake godine do 30. aprila za prethodnu kalendarsku godinu.

Kod jednog stvaraoca određuje se jedno odgovorno stručno lice. Ako je reč o privrednom društvu sa složenom strukturom ili velikim brojem zaposlenih, može se odrediti jedno odgovorno stručno lice, a druga lica se mogu odrediti za pomoć ili koordinaciju različitih sektora sa tim licem.

Stručni ispit nije zakonom određen kao obavezan, ali se dodatna edukacija odgovornog stručnog lica svakako preporučuje. Javna komunalna preduzeća su u obavezi da odrede odgovorno stručno lice.

Zakonom nije određen poseban rok. Primena zakona je počela 2.2.2021. godine.

Nije.

Subjekti javnog sektora koriste državnu platformu eArhiv, koja je počela sa radom 2026. godine.

Preporuka je da se pre postupanja obratite nadležnom javnom arhivu i postupite prema uputstvu koje dobijete od arhiva.

Subjekti privatnog sektora mogu izabrati jednu od dve opcije:

• Plaćeno rešenje: elektronsko arhiviranje se sprovodi angažovanjem pružaoca usluge kvalifikovanog elektronskog čuvanja dokumenata, prema članu 63. Zakona o elektronskom dokumentu.
• Samostalno rešenje: dokumente koji se čuvaju trajno možete sami pouzdano čuvati, prema članu 62. istog zakona, sopstvenim resursima ili uz softversko rešenje koje taj postupak sprovodi umesto vas.

Da. Javni sektor svoje obaveze ispunjava korišćenjem platforme eArhiv. Privatni sektor ne arhivira elektronske dokumente u sistemu eArhiv, već je slobodan da izabere rešenje najprikladnije svom poslovanju, odnosno da elektronsko arhiviranje organizuje samostalno ili odabirom softvera na tržištu.

Državna platforma eArhiv počela je sa radom 2026. godine. Preporuka je da se pre postupanja obratite nadležnom javnom arhivu i postupite prema uputstvu koje dobijete od arhiva.

Naslovi vode na tekst propisa na sajtu Paragraf Lex.

• Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti
• Zakon o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju
• Uredba o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku
• Uredba o uslovima za pripremu dokumenta za pouzdano elektronsko čuvanje i formatima dokumenta koji su pogodni za dugotrajno čuvanje
• Pravilnik o obrascu arhivske knjige
• Pravilnik o uslovima za postupke i tehnološka rešenja koji se koriste tokom pouzdanog elektronskog čuvanja dokumenta
• Uredba o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave
• Uputstvo o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave
• Zakon o informacionoj bezbednosti
• Zakon o elektronskoj upravi
• Zakon o elektronskom fakturisanju