UREDBA O KANCELARIJSKOM POSLOVANJU U MINISTARSTVU ODBRANE I VOJSCI SRBIJE - Tekst propisa

UREDBA O KANCELARIJSKOM POSLOVANJU U MINISTARSTVU ODBRANE I VOJSCI SRBIJE

Na osnovu člana 108. stav 2. Zakona o odbrani ("Sl. glasnik RS", br. 116/2007, 88/2009, 88/2009 - dr. zakon, 104/2009 - dr. zakon i 10/2015) i člana 42. stav 1. Zakona o Vladi ("Sl. glasnik RS", br. 55/2005, 71/2005 - ispr., 101/2007, 65/2008, 16/2011, 68/2012 - odluka US, 72/2012, 7/2014 - odluka US i 44/2014), Vlada donosi

UREDBU O KANCELARIJSKOM POSLOVANJU U MINISTARSTVU ODBRANE I VOJSCI SRBIJE

I. OSNOVNE ODREDBE

Član 1.

Ovom uredbom uređuje se kancelarijsko poslovanje u Ministarstvu odbrane i Vojsci Srbije.

Član 2.

Kancelarijsko poslovanje organizuje se kao jedinstven sistem koji se zasniva na načelima: zakonitosti; tačnosti; ekspeditivnosti i ekonomičnosti; čuvanja i bezbednosti akata i dokumenata.

Član 3.

Izrazi upotrebljeni u ovoj uredbi imaju sledeće značenje:

1) službena prepiska je jedan od načina službene komunikacije između komandi, jedinica i ustanova, kao i između njih i drugih državnih organa i organizacija, preduzeća i drugih pravnih i fizičkih lica;

2) akt je elektronski izrađen, štampani, izrađen na pisaćoj mašini ili pisani sastav kojim se pokreće, reguliše, dopunjuje, menja, prekida ili završava neka radnja u Ministarstvu odbrane i Vojsci Srbije;

3) podnesak je svaki zahtev, molba, prijava, predlog, žalba, prigovor i drugo saopštenje kojim se Ministarstvu odbrane i Vojsci Srbije obraćaju njihovi pripadnici i pravna i fizička lica;

4) prilog je elektronski izrađen, štampani ili pisani sastav (dokument, topografska ili geografska karta, šema, tabela, crtež, fotografija, grafikon, prezentacija, baza podataka i sl.), video-zapis, audio-zapis ili fizički predmet koji se prilaže uz akt radi dopune sadržine akta;

5) predmet je skup svih podnesaka i akata s prilozima koji se odnose na isti zadatak ili pitanje i kao takvi čine jedinstvenu celinu;

6) registraturski (dokumentarni) materijal je izvorni i reprodukovani elektronski izrađen, pisani, crtani, štampani, fotokopirani, filmovani, fonografisani, pisaćom mašinom izrađen ili na drugi način primljen, stvoren, odnosno zabeležen materijal koji je nastao u radu komandi, jedinica i ustanova;

7) arhivska građa je deo registraturskog materijala kome je određen rok čuvanja "trajno", i kao takav predstavlja trajno zaštićeno kulturno dobro od posebnog značaja za državu;

8) pošiljka je svaka vrsta pisma, dopisnice, paketa, poštanske uputnice, telegrama i sl., koje komande, jedinice i ustanove primaju od pošiljalaca ili otpremaju primaocima;

 9) delovodnik je osnovna evidencija svih akata izuzev akata za koje je propisano da se evidentiraju u drugim evidencijama, koji se vodi posebno za svaku kalendarsku godinu;

10) upisnik je osnovna evidencija o predmetima u upravnom postupku;

11) dostavna knjiga je pomoćna evidencija o dostavljanju u rad prispelih akata;

12) otpremna knjiga je pomoćna evidencija o otpremanju svih pošiljaka;

13) kancelarija opštih poslova je organizaciona jedinica u komandi, jedinici i ustanovi koja obavlja poslove prijema, digitalizacije, pregledanja, evidentiranja, overavanja akata, tehničke obrade, otpremanja akata, čuvanja i arhiviranja rešenih akata, odnosno predmeta;

14) arhiva je sastavni deo kancelarije opštih poslova komande, jedinice i ustanove ili posebna organizaciona jedinica sa istim ili sličnim uslovima za rad, u kojoj se čuvaju u propisanim rokovima završeni (arhivirani) akti i predmeti, evidencije o predmetima, kao i ostali registraturski materijal do predaje nadležnom arhivu ili do njegovog uništenja,

15) starešina komande, jedinice i ustanove je lice nadležno i odgovorno za funkcionisanje komande, jedinice i ustanove (komandant, načelnik, direktor, upravnik i dr).

II. KANCELARIJSKO POSLOVANJE

Član 4.

Kancelarijsko poslovanje, u smislu ove uredbe, obuhvata:

1) izradu akata;

2) službenu prepisku;

3) prijem, pregled, evidentiranje i dostavljanje u rad akata;

4) potpisivanje i overavanje akata;

5) tehničku obradu akata;

6) otpremanje akata (pošiljaka);

7) čuvanje, razvrstavanje i arhiviranje rešenih akata, odnosno predmeta.

Član 5.

Za komandu, jedinicu i ustanovu koja nema kancelariju opštih poslova, poslove kancelarijskog poslovanja obavlja lice koje naredbom odredi starešina komande, jedinice i ustanove.

Za više komandi, jedinica i ustanova, kancelarijsko poslovanje može se obavljati u jednoj kancelariji opštih poslova.

Član 6.

Za svaku komandu, jedinicu i ustanovu vodi se poseban delovodnik i poseban upisnik.

1. Izrada akata

Član 7.

Akt je dokument službene prepiske koji obavezno sadrži:

1) zaglavlje;

2) podatke o čuvanju;

3) temu (kratak sadržaj) akta;

4) tekst akta;

5) inicijale obrađivača;

6) funkciju, ime, prezime i potpis ovlašćenog lica;

7) podatke o dostavljanju,

8) otisak pečata komande, jedinice i ustanove.

Zaglavlje sadrži: naziv komande, jedinice, odnosno ustanove; oznaku stepena tajnosti (samo kod akata koji sadrže tajne podatke); delovodni broj (broj upisnika); datum i mesto.

Podaci o čuvanju akta su: rok čuvanja; osnov roka čuvanja koji je određen na osnovu Liste kategorija registraturskog materijala s rokovima čuvanja u Ministarstvu odbrane i Vojsci Srbije, kao i podaci o licu koje je izradilo akt.

Tema (kratak sadržaj) akta ukazuje na vrstu akta i njegov sadržaj.

U tekstu akta iznosi se detaljan sadržaj akta.

Na sva izrađena akta stavljaju se inicijali obrađivača akta.

Funkcija, ime, prezime i potpis ovlašćenog lica sastoji se od: naziva funkcije; čina (ukoliko lice ima čin); imena i prezimena i elektronskog potpisa (za elektronska akta), odnosno svojeručnog potpisa (za akta u papirnoj formi).

U podacima o dostavljanju navodi se kojim primaocima i na koji način je akt distribuiran.

Akt službene prepiske u papirnoj formi, pored prethodno navedenih elemenata obavezno sadrži i otisak pečata komande, jedinice i ustanove.

Otisak pečata komande, jedinice i ustanove koristi se za utvrđivanje autentičnosti akta izrađenog na papiru.

Član 8.

Akta službene prepiske, pored obaveznog sadržaja iz člana 7. ove uredbe mogu da sadrže, po potrebi, i druge oznake i konstatacije koje upućuju na postupak sa aktom, kao što su:

1) oznake kojima se reguliše postupak sa aktima u toku mobilizacije;

2) oznake hitnosti;

3) broj strana;

4) spisak priloga;

5) broj primerka.

Član 9.

Akti se uzimaju u rad prema hitnosti i važnosti, a moraju se rešiti do propisanog roka.

Kada zbog opravdanih razloga neki akt nije moguće rešiti u propisanom roku, obrađivač je dužan da o tome pravovremeno i najkraćim putem obavesti pretpostavljenog i da traži produženje roka.

Član 10.

Arhivski primerak akta (originalni primerak) čuva se u arhivi komande, jedinice i ustanove.

Član 11.

Prema tajnosti podataka koje akt sadrži, akta se dele na akta koja sadrže tajne podatke (klasifikovana) i otvorena (neklasifikovana) akta.

Za akte koji sadrže tajne podatke, određuje se stepen tajnosti "interno", "poverljivo", "strogo poverljivo" i "državna tajna ", u skladu sa propisanim kriterijumima.

Otvoreni (neklasifikovani) akti su akti koji ne sadrže tajne podatke.

Akti koji sadrže tajne podatke i otvoreni akti Ministarstva odbrane i Vojske Srbije ne mogu biti javno dostupni ako bi obelodanjivanje njihovog sadržaja oslabilo zaštitu:

(a) javnog interesa u vezi sa:

- javnom bezbednošću,

- odbranom i vojnim pitanjima,

- međunarodnim odnosima,

- finansijskom, monetarnom ili ekonomskom politikom,

(b) privatnosti i integritet pojedinca, u skladu s važećim propisima u vezi sa zaštitom podataka o ličnosti.

Stepen tajnosti određuje lice koje potpisuje dokument, na predlog lica koje ga izrađuje.

Predmet koji se sastoji od dokumenata s tajnim podacima raznih stepena tajnosti, nosi oznaku stepena tajnosti dokumenta s najvišom oznakom stepena tajnosti.

Promenu, odnosno prestanak tajnosti podataka (opoziv tajnosti) može izvršiti samo organ od koga podatak potiče ili viši nadležni organ.

Član 12.

Na svaki dokument (akt, nacrt, prilog, radni materijal i sl.) primenjuju se obavezne mere zaštite tajnosti u skladu s stepenom tajnosti podataka koje sadrži.

2. Službena prepiska

Član 13.

Službena prepiska u Ministarstvu odbrane i Vojsci Srbije vodi se na srpskom jeziku, ćiriličkim pismom.

Član 14.

Stil u aktima je administrativni, a akti moraju biti nedvosmisleni, koncizni i precizni.

Član 15.

Službena prepiska između komandi, jedinica i ustanova, kao i pojedinačno obraćanje pripadnika Ministarstva odbrane i Vojske Srbije organima nadležnim za odlučivanje i pretpostavljenima vodi se redovnim putem.

Od redovnog puta može se odstupiti:

1) u hitnim slučajevima;

2) kada su u pitanju podaci koji, osim za pošiljaoca i primaoca, nemaju značaj za pretpostavljene, odnosno potčinjene komande, jedinice i ustanove;

3) kada se na više adresa dostavljaju istovetni primerci akata;

4) kada je to posebnim propisom određeno.

Član 16.

Komande, jedinice i ustanove vode neposredno službenu prepisku sa civilnim organima, organizacijama i pojedincima van Ministarstva odbrane i Vojske Srbije o pitanjima iz svoje nadležnosti, a preko pretpostavljenih komandi, ako se radi o pitanjima koja prevazilaze te nadležnosti.

Član 17.

Službena prepiska sa inostranim organima, organizacijama, stranim državljanima, kao i sa organima, organizacijama i državljanima Republike Srbije u inostranstvu, vodi se redovnim putem preko nadležne organizacione jedinice Ministarstva odbrane i Vojske Srbije.

Službena prepiska sa inostranim organima i organizacijama može se obavljati i preko nadležne organizacione jedinice Generalštaba Vojske Srbije, odnosno nadležne komande, ukoliko to zahtevaju međunarodno preuzete obaveze.

Član 18.

Službena prepiska iz člana 17. ove uredbe može da se vodi na stranom jeziku.

Ako se vodi službena prepiska na stranom jeziku, svaki akt se prevodi na srpski jezik i jedan primerak prevoda čuva se u predmetu.

Član 19.

Službena prepiska u Ministarstvu odbrane i Vojsci Srbije i sa organima i organizacijama van Ministarstva odbrane i Vojske Srbije, vodi se pod formacijskim nazivima ili vojnim poštama komandi, jedinica i ustanova.

3. Prijem, pregled, evidentiranje i dostavljanje u rad akata

Član 20.

Prijem pošiljaka u radno vreme obavlja se u kancelariji opštih poslova. Nakon završetka radnog vremena i u neradne dane, pošiljke prima dežurni u komandi, jedinici i ustanovi.

Član 21.

Pošiljke otvara starešina kancelarije opštih poslova ili drugo lice koje odredi starešina komande, jedinice i ustanove.

Izuzetak su:

1) pošiljke označene kao "državna tajna";

2) pošiljke adresirane na ličnost starešine komande, jedinice i ustanove, njegovog zamenika, starešine organa vojne policije i organa za kriptozaštitu informacija;

3) pošiljke u vezi sa tenderima i konkursima, koje otvara nadležna komisija.

Član 22.

Pošiljke pristigle u toku radnog vremena, nakon otvaranja, pregleda i evidentiranja u kancelariji opštih poslova, predaju se na raspoređivanje starešini komande, jedinice i ustanove ili drugom licu koje on odredi.

Telegrami i druge pošiljke sa oznakom VRLO HITNO ili HITNO primaju se, otvaraju, pregledaju, evidentiraju i dostavljaju prioritetno u odnosu na ostale akte.

Član 23.

Akt koji je izrađen u komandi, jedinici i ustanovi, kao i akt primljen od drugih komandi, jedinica i ustanova i drugih pravnih i fizičkih lica van Ministarstva odbrane i Vojske Srbije, evidentira se u kancelariji opštih poslova.

Osnovnu evidenciju akata čine delovodnik i upisnik. Osnovna evidencija o svim aktima i predmetima, kao minimum podataka sadrži: datum i broj evidentiranja akta, odnosno predmeta, osnovne podatke o pošiljaocu i primaocu i podatke iz kojih može da se utvrdi gde se akt, odnosno predmet nalazi u toku njegove obrade do arhiviranja.

Pored elemenata iz stava 2. ovog člana, osnovna evidencija o aktima upravnog postupka sadrži, i sledeće podatke: da li je podnesak rešen u zakonskom roku; odluku o zahtevu (usvojen, odbijen, odbačen zahtev, obustavljen postupak), odluku o žalbi (odbačena ili odbijena žalba, poništeno rešenje) o tome da li je rešenje izvršeno; druge neophodne podatke značajne za praćenje ostvarivanja prava, obaveza i na zakonu zasnovanih interesa pravnih i fizičkih lica.

Evidencija se vodi u elektronskoj formi tačno i ažurno. U evidenciji se ne sme ništa brisati niti prepravljati.

Izuzetno, evidencija se može voditi i ručno (u papirnoj formi), tačno, ažurno, čitko i uredno.

Član 24.

Akti i njihovo dostavljanje evidentiraju se u dostavnoj knjizi onog dana i pod datumom kada su primljeni.

4. Potpisivanje i overavanje akata

Član 25.

Akt koji se izrađuje u komandi, jedinici i ustanovi potpisuje starešina komande, jedinice i ustanove. U njegovoj odsutnosti akt potpisuje zamenik, odnosno zastupnik ili lice koje je ovlašćeno od strane nadležnog starešine.

Starešina komande, jedinice i ustanove pravo potpisivanja akata može preneti na lice u svojoj komandi, jedinici i ustanovi na koje je preneo određene poslove iz svoje nadležnosti - pisanim ovlašćenjem. Ovlašćeno lice dobijeno ovlašćenje ne može prenositi na druga lica.

Član 26.

Autentičnost potpisnika, neporecivost elektronskog potpisivanja i integritet elektronskog akta potvrđuje se elektronskim potpisom.

Autentičnost akata i drugih dokumenata izrađenih na papiru potvrđuje se potpisom nadležnog starešine i overava pečatom komande, jedinice i ustanove.

Otisak pečata komande, jedinice i ustanove stavlja se s leve strane potpisa, tako da jednim delom zahvati deo funkcije i potpis ovlašćenog lica.

Član 27.

Prijemnim štambiljem se na akt, odnosno drugi dokument otiskuje deo zaglavlja, a na koverti (omotu) adresa pošiljaoca. Štambilj se upotrebljava i prilikom evidentiranja dolaznih akata, izdavanja potvrda o prijemu podnesaka i dr.

5. Tehnička obrada akata

Član 28.

Kancelarija opštih poslova umnožava potpisani akt u potrebnom broju primeraka radi dostavljanja.

Lice koje akt potpisuje određuje u koliko se primeraka akt umnožava i kome ga treba dostaviti.

U skladu sa službenim potrebama, elektronski potpisani akt može se štampati.

Član 29.

Ponovno umnožavanje akta koji sadrže tajne podatke (u celini ili u izvodu) dopušteno je samo po odobrenju starešine komande, jedinice i ustanove, uz posebnu evidenciju.

Akti na kojima su primenjene mere kriptozaštite ne smeju se umnožavati.

Član 30.

Papirni akti koji se otpremaju kurirom pakuju se u koverte (omote) radi otpremanja, osim akata koji se otpremaju primaocu u istoj zgradi, ako ih prenosi lice koje može biti upoznato sa sadržinom.

Koverte (omoti) s aktima stepenovanim kao "državna tajna" ili "strogo poverljivo" osiguravaju se na spojevima (na sredini i u uglovima) otiskom pečata, a koverte (omoti) s aktima stepenovanim kao "poverljivo" i "interno" otiskom pečata na sredini. Preko otisaka pečata stavlja se providna lepljiva traka.

Vrednosna pisma osiguravaju se pečatnim voskom, a paketi plombom.

6. Otpremanje akata (pošiljaka)

Član 31.

Potpisani akt dostavlja se kancelariji opštih poslova radi overavanja, evidentiranja i otpremanja.

 Akt se otprema istog dana kada je evidentiran, a najkasnije sledećeg radnog dana.

Član 32.

Akti se mogu otpremati telekomunikacionim sredstvima u izvornom obliku ili u formi telegrama.

Na akt koji sadrži tajne podatke, prilikom otpremanja telekomunikacionim sredstvom, obavezno se primenjuju propisane mere kriptozaštite.

Član 33.

Korišćenjem telefaksa mogu se otpremati samo otvoreni akti.

Sa aktima primljenim ili predatim telefaksom postupa se kao sa ostalim aktima u kancelarijskom poslovanju.

Akt obrađen sistemom za kriptozaštitu ne može se otpremati telefaksom.

Akt primljen ili predat telefaksom ne može se obrađivati sistemom za kriptozaštitu.

Odštampan elektronski potpisan dokument, otpremljen telekomunikacionim sredstvima, ne može se otpremati i telefaksom.

Član 34.

Elektronskom poštom putem interneta može se otpremati otvoren akt i delovi akta koji ne sadrže tajne podatke.

Odštampani sadržaj koji je primljen ili poslat putem interneta može se koristiti kao službeni akt, kada za to postoji službena potreba.

Akti obrađeni sistemima za kriptozaštitu ne mogu se otpremati elektronskom poštom putem iterneta.

Član 35.

Otvoreni službeni akti koji se odnose na planiranje, najavu, prijavu i obezbeđenje letova vojnih i civilnih vazduhoplova mogu se otpremati ili primati preko vazduhoplovne fiksne službe veze izuzev akata obrađenih sistemima za kriptozaštitu.

7. Čuvanje, razvrstavanje i arhiviranje rešenih akata odnosno predmeta

Član 36.

Akt, predmet i evidencija na kojima je završen rad predaju se kompletno kancelariji opštih poslova komande, jedinice i ustanove na čuvanje.

Obrađivač akta označava rok čuvanja akta, a na predmetu upravnog postupka evidentira rok i ishod rešenja (da li je predmet rešen u zakonskom roku ili ne, da li je zahtev usvojen, odbijen, postupak obustavljen, žalba uvažena i dr.).

Član 37.

Rokovi čuvanja registraturskog materijala određuju se propisom kojim se uređuju kategorije registraturskog materijala u Ministarstvu odbrane i Vojsci Srbije.

Član 38.

Akt, predmet i evidencija iz jedne kalendarske godine arhiviraju se po stepenima tajnosti, u okviru stepena tajnosti po rokovima čuvanja, a u okviru rokova čuvanja – hronološki, po brojevima delovodnika, odnosno upisnika.

Službena prepiska s inostranim organom, čini arhivsku građu i čuva se trajno.

Član 39.

Registraturski materijal iz kancelarije opštih poslova daje se na korišćenje obrađivačima akata na njihovo traženje, uz revers o izdavanju.

Arhivska građa iz kancelarije opštih poslova ne može se izdavati. Na osnovu zahteva stranke, može se izdati prepis ili kopija akta uz revers. Po završenom radu kopije akata zapisnički se uništavaju.

Izuzeti registraturski materijal iz kancelarije opštih poslova vraća se nakon završetka rada.

Član 40.

Komande, jedinice i ustanove izdvajaju arhivsku građu iz registraturskog materijala u skladu s propisom kojim se uređuju kategorije registraturskog materijala u Ministarstvu odbrane i Vojsci Srbije i rokovi čuvanja. Izdvajanje se vrši po isteku rokova do kojih se pojedine kategorije registraturskog materijala moraju čuvati.

Komande, jedinice i ustanove prilikom izdvajanja arhivske građe odstranjuju bezvredni registraturski materijal (koji nije od značaja za tekući rad, nauku, kulturu i druge društvene potrebe), radi uništavanja, u roku od jedne godine od dana isteka propisanog roka čuvanja.

Izdvojeni bezvredni registraturski materijal ne može se uništiti dok Vojni arhiv proverom ne utvrdi da li se u tom materijalu nalazi i arhivska građa. Registraturski materijal kome je istekao rok čuvanja, uz pribavljenu pisanu saglasnost Vojnog arhiva, uništava se komisijski uz zapisnik.

Komande, jedinice i ustanove sređenu i popisanu arhivsku građu, na propisan način i po propisanoj dinamici predaju Vojnom arhivu.

Član 41.

Registraturski materijal kome je istekao rok čuvanja u komandi, jedinici i ustanovi, arhivska građa, kao i registraturski materijal i arhivska građa komandi, jedinica i ustanova koje se rasformiraju, predaju se na čuvanje Vojnom arhivu.

Arhivska građa komandi, jedinica i ustanova nastala u službenoj prepisci s inostranim organom obrađuje se odvojeno od ostalog registraturskog materijala i arhivske građe i predaje Vojnom arhivu.

Član 42.

U slučaju nestanka akta, neovlašćenog umnožavanja, odnosno distribuiranja elektronskog podatka, odmah se preduzimaju mere da se isti pronađe, a ako se ne pronađe, pokreće se postupak za utvrđivanje odgovornosti.

III. KANCELARIJSKO POSLOVANJE U RATU

Član 43.

Ministar odbrane propisaće način vođenja kancelarijskog poslovanja u ratu.

IV. ZAVRŠNE ODREDBE

Član 44.

Ministar odbrane propisaće pravilo službene prepiske u Ministarstvu odbrane i Vojsci Srbije i Listu kategorija registraturskog materijala s rokovima čuvanja u Ministarstvu odbrane i Vojsci Srbije u roku od 90 dana od dana stupanja na snagu ove uredbe.

Član 45.

Danom stupanja na snagu ove uredbe prestaje da važi Uredba o kancelarijskom poslovanju u Vojsci Srbije ("Sl. glasnik RS", br. 87/2008).

Član 46.

Ova uredba stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Sl. glasniku RS".           

Izvor: Press služba Vlade Srbije, 20.11.2015.